Źródła i obszary zmiany w projekcie| Firmbee

Indeks terminów na końcu ostatniego wydania PMBOK zawiera aż 22 hasła dotyczące zmian w projekcie. Począwszy od kosztu i kultury zmiany w organizacjach, a skończywszy na żądaniu zmiany (change request). Dlaczego jednak zmiana jest tak istotna w projektach i jak sobie z nią radzić?

Źródła i obszary zmian w projekcie – spis treści:

Wstęp
Czym jest zmiana i zarządzanie zmianą?
Obszary zmiany w projekcie
Źródła zmiany w projekcie
Podsumowanie

Wstęp

Zmiany w projekcie są niemal nieuniknione. Być może brzmi to banalnie. Jednak wiele organizacji zdaje się nie zauważać tej oczywistości. Niezależnie od tego, czy projekt zaplanowany został na trzy miesiące, rok, czy trzy lata. Każdy z nich zawiera czynniki ryzyka, które mogą sprawić, że Project Manager będzie musiał renegocjować sposób realizacji projektu z interesariuszami. A jeśli zespół projektowy wyciąga na bieżąco wnioski z realizowanych zadań, pojawić się mogą także ulepszenia i zmiany w projekcie oraz organizacji pracy wynikające z lepszego rozumienia wymagań interesariuszy.

Czym jest zmiana i zarządzanie zmianą?

PMBOK definiuję zmianę jako:

“Modyfikację jednego z formalnie kontrolowanych rezultatów, elementu planu zarządzania projektem lub dokumentu projektowego.”

Może to być między innymi modyfikacja dotycząca:

celu projektu
priorytetów
harmonogramu
kamieni milowych projektu
podziału pracy w zespole projektowym

Zarządzanie zmianą jest natomiast zdefiniowane jako:

„Całościowe, cykliczne i ustrukturyzowane podejście do przechodzenia jednostek, grup i organizacji ze stanu obecnego do stanu przyszłego uwzględniającego zamierzone korzyściami biznesowe.”

Na jakie jednak obszary projektu powinien zwrócić uwagę Project Manager, aby lepiej przygotować się do zarządzania zmianą?

Obszary zmiany w projekcie

Zmiany w projekcie mogą pojawić się na każdym etapie jego cyklu życia. Jednak warto zwrócić szczególną uwagę na te, które pojawiają się podczas fazy planowania oraz realizacji projektu.

Zmiany w projekcie na etapie planowania

Według PMBOKu zespół projektowy we współpracy z Project Managerem powinien już na etapie planowania przygotować zarys procesu adaptacji bieżących działań do pojawiających się zmian. Innymi słowy, zaplanować, w jaki sposób będą wprowadzane zmiany. Może on zawierać:

zmiany w obiegu pracy (workflow),
zmiany priorytetów zadań zawartych w backlogu, a nawet plan na tak radykalne rozstrzygnięcia, jak
zmiana głównego celu projektu.

Zmiany podczas realizacji projektu

Zmiany pojawiające się w czasie fazy realizacji przedsięwzięcia są traktowane inaczej w zależności od stosowanej w projekcie metody realizacji. Odpowiednio, w przypadku metody:

Waterfall – zmiany wymagają formalnego procesu akceptacji i wprowadzenia korekty do dokumentacji projektowej,
Agile – zmiany są naturalnym elementem procesu i wprowadzane są na bieżąco przez aktualizację backlogu i dostosowanie działań zespołu,
Scrum – jako jedna z metodyk Agile, Scrum również zakłada, że zmiany są nieuniknione, ale przed wprowadzeniem zmian zespół musi zrealizować cele rozpoczętego Sprintu,
Prince2 – tutaj plan projektu powinien być dokładnie określony na początku, a zmiany z założenia zminimalizowane. Jeśli jednak transformacja jest niezbędna, należy ją odpowiednio udokumentować i skonsultować z interesariuszami.

W przypadku każdej zmiany Project Manager musi pamiętać, że wpłynie ona na pozostałe elementy projektu, czasem w trudny do przewidzenia sposób. Na przykład wprowadzenie rozwiązania technicznego ułatwiającego realizację jednego z zadań może znacząco skomplikować wykonanie innego, a tym samym zwiększyć koszty, zmienić zakres prac i ostatecznie wpłynąć na jakość realizacji.

Źródła zmian w projekcie

Gdy zwiększa się dynamika środowiska biznesowego i innowacyjność projektu, zmiany mogą dotyczyć niemal każdej sfery realizacji zadań. Ich źródła podzielić można na:

zewnętrzne, czyli pochodzące spoza zespołu projektowego, oraz
wewnętrzne, czyli takie, które są skutkiem procesów dokonujących się podczas pracy nad realizacją konkretnych zadań.

Zewnętrzne

Najczęstsze zewnętrzne źródła zmian w projekcie to:

Zmiany wymagań klienta. Wymagania klienta to kluczowy element każdego projektu. Mogą one ulec zmianie ze względu na zmiany w otoczeniu biznesowym, pojawienie się nowych potrzeb lub konkurencji. W przypadku zmiany wymagań klienta, Project Manager musi dokładnie przeanalizować, jak wpłynie to na projekt i czy jest możliwe wprowadzenie zmian bez szkody dla jakości, czasu lub kosztów. Na przykład, jeśli klient zdecyduje się zmienić wymagania dotyczące interfejsu użytkownika, może to wymagać zmian w strukturze kodu, co może wpłynąć na harmonogram i zwiększyć koszty.
Cięcia budżetowe. Zmniejszenie budżetu może wynikać z trudnej sytuacji finansowej organizacji, zmiany priorytetów lub pojawienia się nowych projektów. W przypadku cięć budżetowych Project Manager musi postarać się osiągnąć cele przy mniejszych kosztach. To może oznaczać to:
- redukcję zakresu prac,
- skrócenie harmonogramu,
- zmniejszenie zatrudnienia,
- korzystanie z outsourcingu lub
- Inne wykorzystanie posiadanych przez organizację zasobów.
Zmiany w otoczeniu biznesowym. Modyfikacje wprowadzane w ustawodawstwie, pojawienie się nowych trendów czy zmiany u konkurencji mogą wpłynąć na cel projektu lub wymagania klienta. W przypadku takich trudnych do przewidzenia zmian Project Manager musi ocenić, jakie kroki należy podjąć, aby zminimalizować wpływ zmiany na projekt i zwiększyć szanse na osiągnięcie celów.

Wewnętrzne

Zmiany wewnętrzne wynikają z czynników związanych z realizacją zadań. Najciekawsze z nich to:

Uczenie się członków zespołu. Wewnętrzne zmiany w projekcie mogą wynikać z procesu nabywania nowej wiedzy przez członków zespołu. Im bardziej doświadczony zespół, tym bardziej prawdopodobne, że będzie on rozwijać umiejętności, które pozwolą mu lepiej wykonywać zadania.
Przykładem może być sytuacja, w której programista zauważa, że jego kod jest mało czytelny i postanawia zgłębić wiedzę na temat pisania czystego kodu. W wyniku tego procesu może zaproponować modyfikacje, które pozytywnie wpłyną na jakość projektu.
Lepsze zrozumienie wymagań klienta i specyfiki produktu. W trakcie realizacji projektu zespół coraz lepiej rozumie oczekiwania odnośnie realizowanych zadań. Może to spowodować chęć zmiany zakresu prac, czy dostosowanie technologii do rozpoznanych potrzeb klienta. Na przykład, po przeprowadzeniu badań użytkowników zespół projektowy może zdecydować się na wprowadzenie nowych funkcjonalności, które zostały zgłoszone przez badane osoby.
Zmiana organizacji pracy po wyciągnięciu wniosków z obecnego workflow.W wyniku nabywania nowej wiedzy mogą pojawić się pomysły na ulepszenie procesów, wprowadzenie innowacyjnych rozwiązań czy modyfikacje harmonogramu. Analizując obecny workflow, zespół projektowy może zidentyfikować błędy i możliwe usprawnienia. A w konsekwecji wprowadzić zmiany, które przyspieszą pracę nad projektem, na przykład zmienić narzędzie do zarządzania projektem na takie, które usprawni procesy i zwiększy wydajność pracy.

Podsumowanie

Zarządzanie zmianą jest kluczowe dla sukcesu projektu. Zmiany w projekcie są nieuniknione, a ich źródła mogą być zewnętrzne lub wewnętrzne. W zależności od etapu cyklu życia projektu, należy przygotować odpowiedni plan adaptacji bieżących działań do pojawiających się zmian. Zarządzanie zmianą wymaga skutecznego procesu komunikacji i koordynacji działań w całym zespole projektowym oraz z interesariuszami. Dlatego zadanie Projekt Managera nie jest łatwe: powinien zachować elastyczność i otwartość na zmiany w projekcie, ale jednocześnie dbać o kontrolę nad nimi, aby uniknąć negatywnych skutków.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Czym jest żądanie zmiany (change request)?

Żądanie zmiany to formalny dokument, który opisuje proponowane zmiany w projekcie. Dokument ten może być przygotowany przez różnych interesariuszy. Mogą to być członkowie zespołu projektowego, klient, lub zarząd organizacji. Żądanie zmiany powinno zawierać opis proponowanych zmian, uzasadnienie ich potrzeby, potencjalne skutki dla projektu oraz proponowane rozwiązania.
Jakie są najważniejsze kroki w zarządzaniu zmianą w projekcie?

W zarządzaniu zmianą w projekcie istotne jest przede wszystkim zaplanowanie procesu adaptacji bieżących działań do pojawiających się zmian. Project Manager określa, jak będą wprowadzane zmiany oraz próbuje przewidzieć, jak będą one wpływały na pozostałe elementy projektu. Po ich wprowadzeniu powinien także monitorować i kontrolować proces zmiany, a także zaktualizować dokumentację projektową.