Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?

Cykl życia projektu zawiera wiele momentów decyzyjnych. Zespół projektowy wraz z Project Managerem i interesariuszami odpowiada wtedy na pytanie, czy dany etap realizacji projektu został zakończony. Czy wszystkie kryteria akceptacji zostały spełnione? Czy trzeba coś jeszcze ulepszyć, czy można już pójść dalej? Te momenty oznaczane są przez kamienie milowe – symboliczne początki i końce.

Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie? – spis treści:

Wstęp
Historia kamieni milowych
Rola kamieni milowych
Wyznaczanie kamieni milowych
Podsumowanie

Wstęp

Każdy kamień milowy do data wyznaczająca istotny punkt na mapie realizacji projektu. Może to być rozpoczęcie projektu, zebranie zespołu, podpisanie umowy, albo zakończenie ważnego etapu testów towarzyszących wdrożeniu produktu lub usługi. Mogą być oparte o cykl życia projektu lub wyznaczone jako odrębne wydarzenia. Dlaczego jednak ich zdefiniowanie jest ważne już na etapie planowania projektu?

Historia kamieni milowych

Pomysł na kamień milowy – nazwę i symbol kluczowego momentu w realizacji projektu – został zaczerpnięty z praktyki starożytnych Rzymian. Oznaczali oni kamieniami milowymi zasięg swej cywilizacji, a równocześnie mapowali terytorium, po którym podróżowali.

Rzymianie stawiali przy drogach kamienne kolumny w regularnych odległościach, równo co milę. Służyły nie tylko wytyczeniu szlaku, ale również pokazywały odległość od Rzymu lub stolicy prowincji, w której były rozlokowane. W analogiczny sposób symboliczne kamienie milowe w projekcie pokazują ile pracy już za nami. Oraz dają obraz drogi prowadzącej do realizacji projektu.

Rola kamieni milowych

Kamień milowy oznacza ważny moment na drodze prowadzącej od inicjacji do celu projektu. Dlatego, tak jak rzymskie drogowskazy, kamienie milowe w projekcie nie mogą być stawiane zbyt często. Spełniają bowiem w projekcie kilka ważnych funkcji:

są okazją do podsumowań – osiągnięcie punktu kontrolnego często jest połączone ze spotkaniem zespołu, podczas którego jego członkowie opowiadają o swoich obserwacjach dotyczących postępów w pracy oraz zastanawiają się, jak ulepszyć współpracę w zespole,
są ważnym narzędziem motywacyjnym – ponieważ kamienie milowe oznaczają krótko- i średnioterminowe cele, motywują skuteczniej niż odległy cel przyświecający realizacji całego projektu. Pozwalają też zdać sobie sprawę z tego, jak wiele zostało już osiągnięte
prezentują postępy w realizacji projektu – bardzo często ukończeniu kamienia milowego towarzyszy wysłanie interesariuszom informacji lub raportu dotyczącego stanu przedsięwzięcia

Wyznaczanie kamieni milowych

Jak zatem wyznaczać kamienie milowe o odpowiedniej objętości i częstotliwości? Nie ma tutaj uniwersalnych zasad, jednak przy ich określaniu warto skorzystać z oprogramowania, w którym tworzymy harmonogram i plan projektu.

Cele cząstkowe– Kamienie milowe najłatwiej jest wyodrębnić, gdy zaczniemy od stworzenia długiej listy najważniejszych zadań, a potem pogrupujemy je w większe całości realizowane w podobnym czasie. W ten sposób wyodrębnimy cele cząstkowe, a moment ich osiągnięcia pozwoli wyznaczyć kamień milowy.
Kluczowe zadania – Przede wszystkim zwróć uwagę na to, aby kamienie milowe oznaczały kluczowe zadania, bez których realizacji nie można kontynuować projektu. Dlatego tak ważne jest nie tylko określenie, co musi zostać zrealizowane, aby kamień milowy został uznany za osiągnięty. Lecz także określenie planu awaryjnego, który zapewni wyjście na wypadek sytuacji, gdy któregoś kamienia milowego nie udało się realizować.
Zaangażowanie zespołu – Rzadko zdarza się, aby w wieloosobowym projekcie osiągnięcie dobrze zdefiniowanego kamienia milowego zależało od jednej osoby.
Dystans czasowy – realizacja kolejnych kamieni milowych powinna być rozmieszczona w miarę równomiernie w czasie trwania projektu, zarówno ze względu na ich działanie motywacyjne, jak i rytm pracy zespołu.

Podsumowanie

Data realizacji każdego kamienia milowego toważne narzędzie służące do zarządzania projektem, budowania motywacji zespołu, a także monitorowania postępów w pracy. Muszą być wybrane ostrożnie i dobrze zdefiniowane. Dzięki temu każdy z osiągniętych kamieni milowych będzie okazją do świętowania sukcesu zespołu, a także zamknięciem ważnego etapu projektu otwierającym kolejny obszar realizacji zadań.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Czy wszystkie kamienie milowe muszą zostać uwzględnione w harmonogramie projektu?

Tak, harmonogram powinien zawierać wszystkie kamienie milowe. Są to najważniejsze punkty pozwalające określić, czy projekt jest realizowany na czas i czy tworzone rozwiązanie spełnia kryteria akceptacji.