Project Manager - zadania i obowiązki

Project Manager jest jak CEO w mniejszej skali. Dlatego powinien strategicznie myśleć o realizowanym projekcie, umieszczając go w perspektywie działań całej organizacji. Jego zadania są interdyscyplinarne. Chociaż nie musi być ekspertem w dziedzinie prowadzenia biznesu, ani w dziedzinie, której dotyczy projekt, powinien posiadać ogólną wiedzę na ich temat. Choć to o specjalista będący członkiem zespołu projektowego zaproponuje najlepsze rozwiązanie, Project Manager musi rozumieć, dlaczego to rozwiązanie jest najlepsze. Jakie są zatem główne zadania i obowiązki Project Managera?

Zadania i obowiązki Project Managera – spis treści:

Wstęp
Planowanie i organizacja
Przygotowanie budżetu
Monitorowanie projektu
Wspieranie zespołu
Komunikacja z interesariuszami
Podsumowanie

Wstęp

Project Manager nie zarządza ludźmi, tylko projektem. Dlatego zawsze powinien pamiętać o tym, że zespół składa się ze specjalistów wykonujących swoją pracę najlepiej jak potrafią. Jego zadaniem jest ułatwianie realizacji tych działań i nadawanie im kierunku. Project Manager powinien więc:

unikać mikrozarządzania – czyli instruowania członków zespołu, w jaki sposób mają wykonywać swoje zadania,
pozostawiać swobodę wyboru sposobu rozwiązywania problemów,
zarządzać odpowiedzialnością – czyli dopasowywać zakres zadań do możliwości poszczególnych członków zespołu.

Jednak jakie zadania należą do zakresu jego własnych obowiązków?

Planowanie i organizacja

Zarządzanie czasem w projekcie składa się z zadań obejmujących planowanie oraz organizację realizacji zadań.

Planowanie to jedna z części cyklu życia projektu, która, choć w różnych proporcjach, stanowi nieodłączną część każdego jego etapu. Jak jednak wygląda planowanie jako codzienna część obowiązków Project Managera, czyli od praktycznej strony?

Ważnym aspektem planowania jest sprawne posługiwanie się oprogramowaniem służącym do zarządzania projektami. Dotyczy to przede wszystkim sporządzania listy zadań do wykonania i ich priorytetyzacji. Z tym ostatnim zadaniem wiąże się drugi kluczowy obowiązek Project Managera – organizacja pracy.

Obejmuje ona nie tylko wybór najpilniejszych zadań do wykonania, lecz również zadbanie o to, by były one wykonywane na czas. A także o to, żeby wszyscy członkowie zespołu byli możliwie równo obciążeni pracą. Pozwoli to uniknąć wąskich gardeł (bottlenecks). Ta niewłaściwa organizacja pracy zespołu sprawia, że jedna osoba jest odpowiedzialna za nadmierną ilość zadań. Jej piętrzące się obowiązki sprawiają, że zostaje zablokowana praca innych członków zespołu, a postęp realizacji projektu zwalnia lub nawet się zatrzymuje.

Warto nauczyć się dopasowywać stopień skomplikowania używanego programu lub różnicować stosowanie jego funkcji do specyfiki realizowanego projektu. Nie zawsze bowiem ilość możliwości oznacza lepsze zarządzanie. Warto wziąć sobie do serca zasady Lean i korzystać tylko z tych funkcji, które naprawdę poprawiają funkcjonowanie zespołu lub dostarczają danych niezbędnych do oceny postępów w realizacji projektu. Choć pięknie zaprezentowane dane mogą uwodzić interesariuszy, nie warto poświęcać zbyt dużo czasu na ich gromadzenie, jeśli mają służyć tylko temu celowi.

Przygotowanie budżetu

Budżet projektu tworzony jest w fazie jego planowania. Jest określany w PMBOKu jako:

“Zaakceptowane oszacowanie dla projektu, innego komponentu struktury podziału pracy, lub innej zaplanowanej aktywności”. (The approved estimate for the project or any work breakdown structure (WBS) component or any schedule activity.)

Przygotowanie budżetu i kontrola wydatków w projekcie to niełatwe zadanie. Pomimo skrupulatnie zaplanowanych wydatków, zmiany będą konieczne niemal w każdym realizowanym przedsięwzięciu. Dlatego dobrze zaplanowany budżet projektu zakłada minimum 10-15% na nieprzewidziane wydatki. Za bezpieczny próg uważa się 20% wszystkich kosztów, jednak zdarzają się projekty, gdzie zmiany w budżecie są jeszcze większe.

Aby zapobiec nadmiernym odchyleniom od planowanych wydatków, konieczne jest więc nie tylko umiejętne planowanie uwzględniające najbardziej prawdopodobne wydatki. Trzeba również poświęcić sporo uwagi monitorowaniu wydatków w realizowanym projekcie, aby na czas zareagować na przykład na zmieniające się ceny.

Monitorowanie projektu

Kolejnym ważnym zbiorem zadań Projekt Managera jest monitorowanie projektu. Pozwala ono na mądre podejście do ryzyka, przewidywanie i proaktywne reagowanie na zmiany.

Monitorowanie dotyczy jednak nie tylko śledzenia pojawiających się zagrożeń. W zakresie obowiązków Project Managera związanych z monitorowaniem projektu mieszczą się również:

Prowadzenie statystyk dotyczących postępów w realizacji zadań,
Stopnia wykonania budżetu,
Kontrola przepływu pracy i jego optymalizacja.

Celem wszystkich obowiązków Project Managera związanych z monitorowaniem projektu jest optymalizacja działań, tak aby projekt był realizowany zgodnie z zamierzonym celem. A także uczenie się, jak przebiegają i zmieniają się procesy powtarzalne w wielu przedsięwzięciach.

Wspieranie zespołu

Do zadań Project Managera należy tworzenie zespołu, organizacja i koordynacja jego pracy, lecz również kończenie współpracy z osobami, które nie wykonują swoich obowiązków w satysfakcjonujący sposób.

Przy tworzeniu zespołu Project Manager musi upewnić się, że jego członkowie posiadają razem wszystkie umiejętności niezbędne do osiągnięcia celu projektu. Ale także zadbać o klarowny podział obowiązków i transparencję w zespole.

Warto pamiętać o tym, że Project Manager nie musi, a nawet nie może być ekspertem w dziedzinie reprezentowanej przez każdego uczestnika projektu. Jest odpowiedzialny za wspieranie ekspertów w ich pracy i upewnienie się, że metoda realizacji projektu jest zrozumiała i skuteczna. A także, że przepływ pracy w zespole jest zoptymalizowany.

Komunikacja z interesariuszami

Kolejnym obszarem zadań wykonywanych przez Project Managera jest komunikacja z interesariuszami. Kluczowym zadaniem jest wybór informacji, które powinny być przekazywane odpowiednim osobom w odpowiednim czasie – czyli optymalizacja kanałów komunikacji. A także dopilnowanie, że wszystkie zainteresowane osoby rozumieją przekazywane im wiadomości dotyczące projektu. Może się to okazać szczególnie ważne w przypadku złożonych technicznie lub bardzo specjalistycznych zadań istotnych dla realizacji całości przedsięwzięcia.

To Project Manager odbywa cykliczne spotkania z interesariuszami i przygotowuje raporty. Czasem mają one formę krótkich wiadomości e-mail, a czasem wielostroniowych dokumentów zawierających szczegółowe dane i analizy.

Warto pamiętać, że reprezentacyjna rola Project Managera nie zawsze jest przyjemna. Szczególnie w momencie, gdy musi on przekazać interesariuszom negatywne informacje dotyczące projektu. Wtedy bardzo przydatne okażą się dobrze rozwinięte umiejętności miękkie.

Podsumowanie

Project Manager to osoba odpowiedzialna za planowanie, koordynowanie i nadzorowanie realizacji projektów. Do jego głównych zadań należą:

tworzenie planu realizacji projektu i organizacja wykonania zadań,
określanie budżetu projektu,
monitorowanie – wydatków, ryzyka i potencjalnych problemów,
organizację pracy zespołu projektowego
komunikację z interesariuszami i raportowanie

Project Manager musi zatem posiadać szerokie kompetencje – zarówno specjalistyczne, jak i interpersonalne. Powinien także znać metodyki zarządzania projektami, takie jak Waterfall, Agile czy Scrum.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Które z zadań Project Managera jest najtrudniejsze?

Trudno jednoznacznie określić, które z zadań Project Managera jest najtrudniejsze. Wiele zależy od specyfiki danego projektu i indywidualnych cech Project Managera. Jednak do najtrudniejszych zadań należą elastyczne reagowanie na sytuacje kryzysowe, a także koordynowanie pracy zespołu projektowego. W obu tych zadaniach Project Manager musi zachować równowagę między dążeniem do realizacji celów projektu a troską o dobre relacje i satysfakcję członków zespołu, a także radzić sobie z różnymi trudnościami i nieprzewidzianymi wydarzeniami.