Domena planowania w zarządzaniu projektem| Firmbee

Planowanie trwa tak długo, jak cały projekt. Najpierw tworzy się najszerszy obraz, wyznacza kamienie milowe i określa najważniejsze obszary realizacji nazywane czasem epikami. Jednak nawet dzień przed ukończeniem projektu zostaje jeszcze do zaplanowania spotkanie kończące projekt.

Domena planowania w zarządzaniu projektem – spis treści:

Wstęp
Domeny projektu
Domena planowania
C.L.E.A.R
Podsumowanie

Wstęp

W tradycyjnym podejściu kaskadowym wyodrębniano fazę planowania poprzedzającą realizację projektu. To w niej miało zamykać się sporządzenie szczegółowego harmonogramu projektu, wyznaczenie kamieni milowych i rozdzielenie środków budżetowych pomiędzy poszczególne zadania. Po zakończeniu planowania wystarczyło przejść do realizacji i krok po kroku odhaczać ukończone zadania. Jednak rzeczywistość zarządzania projektami mocno odbiega od wyidealizowanego obrazu, w którym można łatwo oddzielić od siebie etap planowania i realizacji projektu.

Domeny projektu

W najnowszym PMBOKu nie ma już mowy o następujących po sobie kolejno etapach planowania i realizacji projektu. Zamiast tego w dziedzinie zarządzania projektem wyodrębniono domeny działania (performance domains), które są raczej obszarami, w których dzieje się projekt, niż jego czasowymi ramami. Są to bowiem domeny:

interesariuszy
zespołu
metody i cyklu życia projektu
planowania
realizacji projektu
dostarczania rezultatów
monitorowania
niepewności i ryzyka

Przenikają się one i przecinają w wielu miejscach. Jednak mówienie o domenach zamiast etapach sprawia, że można łatwiej odróżnić cykl życia projektu, od zastosowanej metody działania. W wielu metodach planowanie, realizacja i dostarczanie rezultatów powtarzają się wielokrotnie w czasie trwania projektu.

Domena planowania

Dzięki planowaniu projekt realizowany jest w zorganizowany, skoordynowany i celowy sposób. Wiedza i umiejętności zdobywane w czasie realizacji projektu są adaptowane na bieżąco, po to, aby jak najskuteczniej dążyć do realizacji celu projektu. Dlatego właśnie domena planowania definiowana jest w PMBOKu jako:

“Domena działania wiażąca się z aktywnością i funkcjami związanymi z początkową, bieżącą i rozwijającą się organizacją i koordynacją konieczną do dostarczenia wyników i rezultatów projektu”.

Oznacza to, że elementy planowania można odnaleźć w niemal każdym momencie trwania projektu. Są one obecne w fazie inicjacji, gdy nie zostały jeszcze rozpoczęte prace zmierzające go realizacji projektu. Lecz również w jego końcowych etapach, podczas których rezultaty pracy zespołu są testowane i wdrażane u klienta.

Z domeną planowania wiążą się dokumenty i narzędzia, nazywane zbiorczo artefaktami. Mimo, że są używane głównie w domenie planowania projektu, często znajdują również zastosowanie w innych domenach. Na przykład:

backlog – często przybiera formę tablic Kanban i jest zbiorem zadań zaplanowanych do wykonania, należy także do domeny realizaji projektu
plan zarządzania projektem – dotyczy także domen interesariuszy i realizacji projektu
plan zarządzania ryzykiem – należy także do domeny niepewności i ryzyka

Jednak niezmiennie najważniejszym aspektem planowania jest stworzenie takiego sposobu działania, który doprowadzi do efektywnej realizacji celu projektu.

C.L.E.A.R.

C.L.E.A.R. jest jedną z metod służących do formułowania celów. Została sformułowana przez Adam Cricka. Skrót rozwija się następująco:

C – Collaborative, czyli Wspólny – planując cel projektu trzeba pamiętać o tym by zachęcał zespół projektowy do współpracy
L – Limited, czyli Ograniczony – ramy planowanego przedsięwzięcia muszą być określone i znane wszystkim zainteresowanym osobom
E – Emotional, czyli Oddziałujący na emocje – cel projektu powinien dziedziczyć po jego wizji zdolność wzbudzania pragnienia realizacji
A – Appreciable, czyli Pokaźny – planowanie zbyt małego celu po prostu nie działa na wyobraźnię, powinien on na tyle wysoko stawiać poprzeczkę, żeby pobudzał ambicje
R – Refinable, czyli Możliwy do udoskonalenia

Ostatni punkt metody C.L.E.A.R. jest szczególnie ważny dla domeny planowania. Podkreśla bowiem konieczność adaptacji celu do warunków realizacji projektu i ciągłość procesu planowania.

Wykorzystanie C.L.E.A.R. może pomóc w skutecznym planowaniu osiągnięcia celu projektu. Wiąże bowiem domenę planowania z domeną zespołu. Ta zaś bywa marginalizowana podczas stosowania powszechnie używanych metod formułowania celów, takich jak na przykład SMART. Warto więc połączyć obie metody, zyskując w ten sposób szerszy obraz i ciekawsze możliwości planowania.

Podsumowanie

Domena planowania jest wszechobecna w zarządzaniu projektem.Wiąże bowiem domenę planowania z domeną zespołu. Ta zaś bywa marginalizowana podczas stosowania powszechnie używanych metod formułowania celów, takich jak na przykład SMART. Warto więc połączyć obie metody, zyskując w ten sposób szerszy obraz i ciekawsze możliwości planowania.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Czy istnieją projekty, w których planowanie kończy się przed rozpoczęciem realizacji projektu?

Biorąc pod uwagę nieprzewidywalną naturę rzeczywistości, taki projekt mógłby się zdarzyć. Byłyby to zapewne mały, krótkoterminowy projekt, taki jak na przykład pomalowanie ścian mieszkania. Jednak planowanie wszystkiego z góry jest wysoce nieefektywne. Natomiast szansa, że żadne okoliczności nie zmienią się w toku jego realizacji jest bardzo niewielka. Wracając do przykładu z malowaniem mieszkania - wystarczy, że plamy w przedpokoju nie uda się zamalować planowanymi dwiema warstwami farby.