Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami| Firmbee

Co to znaczy że projekt odniósł sukces? Czy jedynym jego kryterium jest dostarczenie rezultatów w określonym czasie i zamknięcie wydatków w granicach zaplanowanego budżetu? Co jednak jeśli zrealizowany cel projektu nie spełnia oczekiwań klienta? Albo w inny sposób mija się z kryteriami uznanymi za istotne przez interesariuszy? Jaka jest definicja sukcesu i czy pasuje ona do realizacji wszytskich projektów?

Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami – spis treści:

Wstęp
Definicja sukcesu projektu
Definicja ukończenia a kryteria akceptacji
KPI. Wskaźniki opóźnione
Podsumowanie

Wstęp

Każdy projekt rządzi się swoimi prawami. Dlatego, tak samo jak metodę realizacji projektu – kryteria sukcesu trzeba każdorazowo dobrać do specyfiki konkretnego przedsięwzięcia. Z jednej strony kluczowe może okazać się stworzenie technicznej definicji ukończenia, z drugiej – kryteriów akceptacji sformułowanych z punktu widzenia odbiorcy rezultatów projektu. Dla wielu projektów równie ważne jest zaś stworzenie odpowiednich KPI, czyli kluczowych wskaźników efektywności, które pozwalają na wielowymiarową ocenę realizacji projektu.

Definicja sukcesu projektu

Już podczas pracy nad wizją projektu, interesariusze zastanawiają się, jaka będzie definicja jego sukcesu. Dla wielu projektów kluczowy będzie czas – cóż nam bowiem po organizacji wystawnego przyjęcia świątecznego dla inwestorów, jeśli odbędzie się ono w styczniu? Być może przekroczenie budżetu będzie w tym przypadku mniej istotne niż nawet jednodniowy poślizg czasowy. W przypadku realizacji balu charytatywnego może okazać się, że jest zupełnie odwrotnie – termin wydarzenia możemy przesunąć, aby zmniejszyć koszty wynajmu sali. Jeśli znów organizujemy przyjęcie, którego celem jest degustacja lokalnych produktów, zarówno czas, jak i koszt realizacji ustępują pierwszeństwa jakości. Musimy zgrać organizację z dostępnością najlepszych sezonowych potraw.

Według PMBOK, najważniejszym wyznacznikiem sukcesu projektu jest bowiem jego rezultat widziany z perspektywy klienta lub – w przypadku projektów wewnętrznych – z perspektywy użytkownika końcowego. Jak jednak stworzyć definicję sukcesu tak, aby mogła towarzyszyć zespołowi projektowemu podczas pracy nad szczegółowymi zadaniami, a zarazem była czytelna dla interesariuszy?

Definicja ukończenia a kryteria akceptacji

Definicja sukcesu projektu jest zwykle tworzona przez Project Managera we współpracy z interesariuszami. To właśnie oni muszą się zgodzić na ustalenie kryteriów, jakie musi spełnić efekt końcowy, by mógł być uznany za sukces. Ich zdanie jest również kluczowe przy ewaluacji rezultatu.

Ważne zatem, by rozpoczynając projekt możliwie jasno ustalić nie tylko jaki powinien być rezultat, lecz także, jak sprawdzane będzie, czy spełnia on kryteria sukcesu. Aby jaśniej przedstawić to zagadnienie, skorzystamy z terminologii używanej w projektach Scrumowych. Są to “definicja ukończenia” oraz “kryteria akceptacji”. Różnicę między nimi doskonale widać, gdy zastanowimy się nad przykładem projektu, którego celem jest stworzenie strony internetowej firmy.

Definicja ukończenia będzie zawierała techniczny opis strony: będzie ona odpowiednio zabezpieczona, będzie składała się ze strony głównej i czterech podstron, a w nagłówku znajdzie się panel logowania dla klientów. Innymi słowy, dzięki definicji ukończenia zespół projektowy wie, co będzie realizował.

Natomiast dzięki jasnemu określeniu kryteriów akceptacji, zespół projektowy wie, po co będzie wykonywał te wszystkie czynności i jak wykonywana praca przełoży się na wartość biznesową. Kryteria akceptacji posłużą więc do sprawdzenia, czy rezultat projektu jest satysfakcjonujący z punktu widzenia użytkownika. Korzystając z przykładu powyżej, strona internetowa będzie bez problemu wyświetlać się na różnych urządzeniach i pozwoli na przejście do panelu klienta po wpisaniu nazwy użytkownika i hasła.

Wracając na chwilę do przykładu dotyczącego organizacji imprez, definicja ukończenia projektu może zawierać na przykład:

termin i miejsce wydarzenia
ilość gości, dla których przygotowano miejsca
menu
zapewnianą oprawę muzyczną.

Natomiast kryteria akceptacji mogą dotyczyć oczekiwanych doświadczeń uczestników przyjęcia, na przykład:

przestronności lokalu
jakości serwowanych napojów, czy
jednoczesnego podania potraw wszystkim gościom siedzącym przy jednym stole.

KPI. Wskaźniki opóźnione

Key Performance Indicators (KPI) to kluczowe wyznaczniki sukcesu projektu pozwalające na ocenę, czy są realizowane jego podstawowe założenia. Dla oceny sukcesu realizacji projektu wykorzystać można wskaźniki opóźnione (lagging indicators). Przewidywanie finalnej wartości KPI pozwala na zdefiniowanie minimalnych kryteriów, które muszą zostać osiągnięte, by można było mówić o sukcesie projektu. Nadają się one jednak wyłącznie do oceny mierzalnych rezultatów takich jak:

koszt realizacji zadań
terminowość wykonania
ilość roboczogodzin lub innych zasobów zużytych do realizacji projektu
obciążenie środowiskowe
przełożenie nakładu pracy na zysk organizacji.

W praktyce zarządzania stosuje się setki wskaźników służących do tego celu, ich wybór na początku realizacji przedsięwzięcia jest zatem jednym z ważnych zadań Project Managera. Nie chodzi bowiem o to, by mierzyć wszystko, a jedynie to, co naprawdę dostarcza istotnych informacji o stanie realizacji projektu i jego sukcesie. Nie powinno ich być więcej niż 20, zaś w przypadku mniejszych projektów ich liczba nie powinna być większa niż 5. Sprawdzając ich poziom możemy indywidualnie stwierdzić, czy definicja sukcesu została spełniona.

Podsumowanie

Sukces projektu zależy nie tylko od wysiłku włożonego w jego realizację, sytuacji na rynku i efektywnego przywództwa. Kluczowe jest także trafne zdefiniowanie tego, co uznamy za sukces. A nawet dodatkowe czynniki, których przewidzieć się nie da. Z punktu widzenia klienta bardzo satysfakcjonujące może okazać się bowiem zaimprowizowane w ostatniej chwili rozwiązanie. Zostawmy jednak lepiej improwizację wśród brawurowych strategii ratowania projektów do ostatniej chwili zagrożonych porażką, na co dzień stosując raczej przemyślane decyzje, dążące do wypełnienia tego czym jest definicja sukcesu i ukończenia projektu, oraz dobrze sformułowane kryteria akceptacji.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Jakie kryteria bierze się pod uwagę przy definiowaniu wszystkich projektów?

Definicja sukcesu projektu nie jest uniwersalna, jednak w niemal wszystkich istotnymi czynnikami powodzenia jest równoczesne dotrzymanie terminu wykonania, wypełnienie budżetu projektu, oraz dostarczenie rezultatu satysfakcjonującego dla klienta.
Czy KPI mogą być używane do oceny zakończonego projektu?

Wśród KPI można wyróżnić wskaźniki wyprzedzające i opóźnione. Te pierwsze służą do prognozowania postępów w realizacji projektu na podstawie dotychczasowego tempa prac i wykorzystywania zasobów. Natomiast wskaźniki opóźnione służą podsumowaniu stanu obecnego - na przykład zakończonego projektu - na podstawie danych zgromadzonych podczas jego realizacji. Wszystkie składają się na to czym jest definicja sukcesu.