Faza inicjacji projektu| Firmbee

Fazę inicjacji projektu rozpoczyna pomysł na przedsięwzięcie. Kończy ją natomiast podjęcie wiążącej decyzji o rozpoczęciu projektu. Zanim przyjdzie czas na planowanie budżetu, dobór metody realizacji i składu zespołu, Project Manager przygotowuje ogólny zarys wizji i celu projektu. Na co zatem trzeba zwrócić szczególną uwagę w fazie inicjacji?

Faza inicjacji projektu – spis treści:

Wstęp
Dokumenty i interesariusze
Ustalenie sposobu zarządzania nowym projektem
Od inicjacji do planowania
Podsumowanie

Wstęp

Faza inicjacji projektu ma miejsce tylko raz, niezależnie od metody realizacji. Jej celem jest zdefiniowanie, czego dotyczy projekt. Jest też najlepszym momentem, aby zrezygnować z realizacji projektu, jeśli pojawiają się poważne wątpliwości dotyczące możliwości jego ukończenia. Na tak wczesnym etapie organizacja nie poniesie wielkich kosztów, zaś Project Managerowi stosunkowo łatwo jest rozstać się ze szkicowym jeszcze przedsięwzięciem. Jeśli jednak nowy projekt wydaje się obiecujący, na co warto zwrócić uwagę w fazie jego inicjacji?

Dokumenty i interesariusze

Po pierwszych ustaleniach przychodzi czas na wykonanie studium wykonalności oraz karty projektu. Pierwszy dokument pozwoli określić szanse na sukces naszego przedsięwzięcia. Natomiast w drugi Project Manager wpisze szkicowe ramy przedsięwzięcia. Choć pozbawione jeszcze detali, właśnie te dwa dokumenty będą służyły do przekonania interesariuszy, że warto zrealizować nowy projekt.

Kogo jednak trzeba do tego przekonać? O tym również decyduje faza inicjacji projektu, w której zaczyna powstawać rejestr interesariuszy. Jest to lista osób bezpośrednio związanych z projektem, czyli między innymi przedstawiciele klienta, zarząd organizacji czy potencjalni wykonawcy. Intersariuszami są jednak również osoby, na które pośrednio wpłynie realizacja naszego przedsięwzięcia. Mogą to być na przykład mieszkańcy ulicy, przy której będziemy prowadzić prace, albo pracownicy działu obsługi klienta, w którym będziemy wdrażać automatyzację. Nie będą oni zaangażowani w realizację projektu, ale środowisko ich życia lub pracy zmieni się przez nasze działania.

Ustalenie sposobu zarządzania nowym projektem

Kto jednak jest zaangażowany w przygotowanie planów nowego przedsięwzięcia? Odpowiedzialny jest za nie przede wszystkim Project Manager. Nawiązuje on kontakt z osobami, które będą nadzorować wykonanie projektu i ustala z nimi między innymi kwestie takie jak:

zakresy odpowiedzialności
sposoby komunikacji – formalnej, takiej jak raportowanie, i nieformalnej, takiej jak zadawanie pytań o bieżące kwestie dotyczące planowania i realizacji projektu
zakresy tolerancji – na przykład dla budżetu i czasu realizacji planowanego projektu, czy podejmowanego ryzyka.

Jeśli w zarządzie jest więcej osób, które będą zaangażowane w projekt, czasem zostaje w tym celu zorganizowane spotkanie nazywane naradą inicjującą. Zwykle ma ona miejsce, gdy Project Manager skończył już pracę nad pierwszymi wersjami dokumentów, o których pisaliśmy powyżej:

studium wykonalności
kartą projektu
rejestrem interesariuszy, a czasem również wstępną wersją
rejestru czynników ryzyka.

Od inicjacji do planowania

Najłatwiej wskazać różnicę pomiędzy inicjacją a planowaniem projektu zadając kluczowe pytania, na które trzeba odpowiedzieć w obu tych etapach. Ich porównanie przedstawia poniższa tabelka:

FAZA INICJACJI	FAZA PLANOWANIA
Jaki jest cel projektu?	Kiedy zamierzamy zrealizować pierwszy kamień milowy?
Co realizacja projektu zmieni w organizacji lub u klienta?	Który członek zespołu będzie odpowiedzialny za zarządzanie zmianą?
Czy realizacja projektu będzie opłacalna?	Jaką część budżetu przeznaczyć na testowanie?
Jak duże jest ryzyko niepowodzenia projektu?	Czy zwiększone ryzyko podczas realizacji zadania A zagraża realizacji zadania B?

Planowanie jest bardziej szczegółowe – odpowiada raczej na pytania o to jak coś zrobić oraz o fakty dotyczące czasu realizacji i budżetu. Natomiast inicjacja koncentruje się na pytaniach o ogólny cel i sens, a także możliwość realizacji przedsięwzięcia jako całości.

Choćczęsto planowanie odbywa się równolegle z fazą inicjacji i zanim jeszcze projekt zostanie formalnie rozpoczęty, te dwa obszary projektu mają inne cele. Etap planowania może powtarzać się wielokrotnie w trakcie projektu. Dotyczy bowiem sposobu i kolejności wykonywania konkretnych zadań, a także realizacji celów cząstkowych prowadzących do osiągnięcia celu projektu. Natomiast etap inicjacji koncentruje się na zdefiniowaniu tego głównego celu i ogólnej ocenie, czy jego realizacja jest możliwa i sensowna, oraz przekonaniu do tego kluczowych interesariuszy.

Podsumowanie

Faza inicjacji projektu oznacza, że warto zwrócić uwagę przede wszystkim na wielokrotne zadawanie najbardziej fundamentalnego pytania: czy realizacja tego przedsięwzięcia ma sens? Raz udzielona, finalna odpowiedź zamykająca etap inicjacji zdeterminuje bowiem kierunek i zakres prac zespołu projektowego na cały czas trwania planowanych działań.

Aby dokonać właściwego wyboru, warto poświęcić energię na rzetelne przygotowanie dokumentów i ustalenie jasnego sposobu zarządzania nowym projektem. Te inwestycje na pewno zwrócą się na kolejnych etapach jego realizacji.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Czy faza inicjacji projektu ma też inne nazwy?

W zależności od stosowanej metodyki zarządzania, jest ona nazywana również fazą inicjowania. Bywa też dzielona na etapy przygotowania projektu i inicjowania projektu, jak ma to miejsce w PRINCE2. Natomiast w metodykach zwinnych mówi się czasem o fazie przed projektem, kiedy jeszcze wytwarzanie produktu nie zostało rozpoczęte.

Przerwa konserwacyjna

Faza inicjacji projektu – na co zwrócić uwagę?