Kierowanie zespołem podczas pracy hybrydowej

Czy hybrydowa praca jest odpowiednikiem domu w centrum dużego miasta? Łączy w sobie komfort dużej prywatnej przestrzeni, decydowania o sobie i luksus bliskości wszystkich wielkomiejskich udogodnień? Czy raczej przypomina mieszkanie w bloku na skraju wsi? Niby każdy ma swoją wydzieloną przestrzeń, ale prywatności brak. A do tego wszędzie daleko? Niezależnie od tego, jak postrzegamy pracę hybrydową, stajemy często przed wyzwaniem, jakim jest kierowanie zespołem gdy część osób przebywa w biurze, a część pracuje zdalnie, a ich proporcje ciągle się zmieniają?

Kierowanie zespołem podczas pracy hybrydowej – spis treści:

Wstęp
Komunikacja w zespole hybrydowym
Skuteczna wymiana informacji
Wsparcie techniczne pracy zespołu
Podtrzymywanie więzi
Podsumowanie

Wstęp

Kierowanie zespołem projektowym, który pracuje w trybie hybrydowym może okazać się trudniejsze niż zarządzanie podczas pracy wyłącznie zdalnej czy stacjonarnej. Jak bowiem radzić sobie, kiedy niektórzy członkowie zespołu pracują w biurze, a inni zdalnie?

Przed Project Managerem staje kilka kluczowych wyzwań. Należą do nich:

określenie zasad komunikacji w zespole
zapewnienie płynnej wymiany informacji
technologiczne wsparcie dla osób poza biurem
podtrzymywanie więzi.

Komunikacja w zespole hybrydowym

Aby skutecznie pracować w modelu hybrydowym, potrzebne jest określenie zasad komunikacji. Kierowanie zespołem, którego część przebywa w domu, a część w biurze narzuca ograniczenia komunikacyjne. Gdy nie wystarczy podejść, by zapytać osobę pracującą przy sąsiednim biurku o zdanie na temat swojej pracy, warto umówić się na używanie różnych narzędzi do konkretnych celów. Krótkie pytanie wysłać na czacie. O bardziej rozbudowane sprawy zapytać przez e-mail. A złożone tematy wymagające zaangażowania wielu osób omówić podczas videokonferencji.

W nowym zespole warto również upewnić się, że wszyscy wiedzą:

jaki jest zakres odpowiedzialności poszczególnych osób,
jak się skontaktować z innymi członkami zespołu, i
jakie są oczekiwania dotyczące częstotliwości komunikacji.

Można użyć do tego statusów na firmowym czacie, lub stworzyć tablicę kontaktową w narzędziu do zarządzania projektami. Warto również krótko omówić temat komunikacji podczas jednego ze spotkań projektowych.

Skuteczna wymiana informacji

Gdy zasady komunikacji zostały już określone, czas pomyśleć o jej treści. Warto zadbać o wymianę informacji i upewnić się, że wszyscy w zespole mają dostęp do zasobów, aby móc wykonywać swoją pracę.

Kierowanie zespołem hybrydowym ułatwić może dedykowane oprogramowanie, takie jak Firmbee, Asana, czy Jira, za pomocą których, można łatwo rozwiązać kwestie:

przydzielania zadań
wymiany informacji o aktualnym stanie projektu
ustalania terminów spotkań projektowych, czy
udostępniania wyników monitorowania projektu.

Project Manager powinien zadbać o to, aby informacje były dostępne dla wszystkich, niezależnie od tego, gdzie pracują. Kierowanie zespołem w takim przypadku, oznacza szczególną dbałość o osoby pracujące na współdzielonych plikach, które podczas pracy w siedzibie firmy mogły być przechowywane na serwerach uniemożliwiających korzystanie zdalne. Być może trzeba będzie pomyśleć o rozwiązaniach chmurowych, albo w inny sposób rozplanować wykonywane zadania.

Wsparcie techniczne pracy zespołu

Bardzo ważnym aspektem skutecznej pracy w modelu hybrydowym jest zapewnienie technicznych warunków do niezakłóconej pracy. Podstawa to:

szybki internet
komputer lub laptop i
oprogramowanie potrzebne do wykonywania swojej pracy.

Project Manager powinien upewnić się, że wszyscy pracownicy, którzy pracują zdalnie, mają odpowiednie narzędzia, sprzęt i dostęp do firmowej sieci.

Podtrzymywanie więzi

Podtrzymywanie więzi w zespole jest częściej zaniedbywane, a równie ważne, jak wsparcie techniczne oraz komunikacja bezpośrednio związana z realizacją projektu. W modelu hybrydowym zdarza się jednak, że pracownicy obecni w biurze nie mają czasu na budowanie kontaktów interpersonalnych.

Gdy większość pracy jest wykonywana zdalnie, podczas wizyty w siedzibie firmy każdy z wykonawców projektu planuje indywidualne spotkania. Czasem okazuje się, że przez cały dzień spotyka się kolejno ze wszystkimi współpracownikami i zewnętrznymi ekspertami zaangażowanymi w realizację zadań. W rezultacie brakuje czasu na spotkanie zespołu, który pracuje razem w siedzibie firmy tylko w teorii.

Dlatego właśnie kierowanie zespołem podczas pracy hybrydowej, niesie za sobą zagrożenia, takie jak:

rozpad zespołów,
zmniejszenie poczucia zespołowej odpowiedzialności za projekt i
brak emocjonalnego zaangażowania w sprawy firmy.

Nie tylko osoby pracujące zdalnie mogą czuć się odizolowane od reszty zespołu. Kierowanie zespołem hybrydowym to również troska o to, by nikt nie czuł się wykluczony z pracy i życia projektowego. Dlatego tak ważna jest troska o dobrą atmosferę podczas wspólnej pracy. Remedium na bolączki “hybrydy” mogą okazać się regularne, grupowe spotkania projektowe uzupełniane przez indywidualne rozmowy z pracownikami.

Podsumowanie

Kierowanie zespołem projektowym, który pracuje w trybie hybrydowym, wymaga od Project Managera określenia zasad komunikacji i zapewnienia płynnej wymiany informacji. Ważne jest także podtrzymywanie zespołowych więzi, zapewnienie czasu i przestrzeni do spotkań zarówno w środowisku cyfrowym, jak i w biurze.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Jakie konkretne narzędzia i technologie mogą być pomocne w zarządzaniu zespołem podczas pracy hybrydowej?

W zarządzaniu zespołem podczas pracy hybrydowej przyda się oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak Asana, Trello lub Firmbee. Pozwala ono na śledzenie postępu pracy i komunikację z członkami zespołu w jednym miejscu. Kolejnym narzędziem, które może być przydatne, jest oprogramowanie do wideokonferencji, takie jak Zoom, Skype, MS Teams lub Google Meet, które umożliwiają bezpośredni kontakt z członkami zespołu, nawet jeśli pracują oni zdalnie. Ponadto, narzędzia do udostępniania plików i dysków w chmurze, takie jak Google Drive lub Dropbox, mogą być przydatne do udostępniania i współdzielenia zasobów zespołu. A także rozwiązania zwiększające bezpieczeństwo udostępnianych treści.