Jak przygotować plan awaryjny?| Firmbee

Jak przygotować plan awaryjny? Najważniejsze, aby był opisany krok po kroku. Tak, aby w najbardziej kryzysowej sytuacji sięgnąć pewnie do folderu opisanego jako “Plan B”.

Jak przygotować plan awaryjny? – spis treści:

Wstęp
Kiedy warto zmienić plan realizacji projektu?
Plan B: na szanse i zagrożenia
Jak przygotować plan awaryjny?
Podsumowanie

Wstęp

Plan awaryjny w projekcie powstaje na podstawie analizy obszarów ryzyka. Jego celem jest zminimalizowanie strat w momencie, kiedy nie wszystko idzie tak jak powinno. Ale również wykorzystanie niespodziewanie nadarzających się okazji. Innymi słowy, plan awaryjny służy optymalizacji sposobu reakcji na ryzyko.

Może on zawierać pomysły dotyczące reagowania w sytuacji zagrożenia bądź w razie pojawienia się niespodziewanych możliwości rozwoju. Może to być na przykład pomysł na uzyskanie dodatkowego finansowania w razie przekroczenia budżetu lub pojawienia się obiecującego inwestora. Plan awaryjny może także wskazywać opcję zmiany podziału obowiązków w zespole w przypadku nagłej nieobecności kluczowego specjalisty lub możliwości zatrudnienia dodatkowej osoby. Przygotowanie planu awaryjnego pozwala też na zdefiniowanie warunków określających sytuację na rynku, w której należy natychmiast przerwać realizację całego przedsięwzięcia. Kiedy jednak należy podjąć decyzję o wdrożeniu planu B? I jak stworzyć plan awaryjny, aby być przygotowanym na najbardziej prawdopodobne scenariusze?

Kiedy warto zmienić plan realizacji projektu?

Ryzyko towarzyszy realizacji każdego projektu. Powinno zostać oszacowane na etapie inicjacji, a następnie monitorowane przez cały czas jego trwania. Według PMBOKu najskuteczniejsze jest proaktywne reagowanie na zmiany, czyli dostosowanie sposobu postępowania do warunków zanim ryzyko osiągnie punkt krytyczny. A także akceptacja ryzyka o określonym poziomie i rezygnacja z unikania go za wszelką cenę.

Wdrożenie planu awaryjnego powinno być uzależnione od kilku czynników. Przede wszystkim reakcja powinna być:

adekwatna do poziomu zagrożenia – czyli nie przerywamy realizacji projektu z powodu przeziębienia Project Managera
realistyczna – czyli uwzględniająca kontekst pojawienia się zagrożenia, na przykład jeśli w całym kraju szybko wzrasta cena surowca, nie poświęcamy czasu na szukanie tańszego dostawcy
podjęta świadomie przez osobę, która poniesie za nią odpowiedzialność uprzednio rozważając różne możliwości reagowania

Bardzo często plan awaryjny pozwala na szybkie opanowanie sytuacji. Dzięki dobrze opracowanemu sposobowi reagowania na nieoczekiwane wydarzenia projekt może wrócić na normalny tor realizacji. Czasem jednak wdrożenie planu awaryjnego zakłada przebudowanie ważnych obszarów projektu.

Plan B: na szanse i zagrożenia

Na jakie rodzaje zagrożeń należy zwracać szczególną uwagę? Plan realizacji projektu warto zmienić w dwóch przypadkach: gdy pomoże to uniknąć katastrofy lub pozwoli osiągnąć znacznie lepsze rezultaty. Zmiana planu w przypadku wzrostu zagrożenia towarzyszy najczęściej problemom takim jak:

opóźnienie realizacji projektu
przekroczenie budżetu
problemy techniczne i awarie
problemy z zespołem
utrata zaufania interesariuszy

Natomiast szanse skłaniające do przejścia do planu B obejmują między innymi:

nowe możliwości technologiczne
nadwyżki budżetowe
wyższą niż zakładana efektywność pracy zespołu
nagły wzrost popytu na produkty lub usługi, które są celem projektu

Jak przygotować plan awaryjny?

Plan awaryjny powinien powstawać równolegle z planem projektu, który zamierzamy wprowadzić w życie. Analizując kroki potrzebne do realizacji celu projektu łatwiej wyobrazić sobie możliwości i zagrożenia, które mogą towarzyszyć konkretnym działaniom.

Dobry plan awaryjny uwzględnia ryzyka o najwyższym prawdopodobieństwie wystąpienia. Nie sposób bowiem przygotować się na wszystkie sytuacje, a tworzenie planów działania w razie ataku obcej cywilizacji jest mało efektywne. Doświadczony Project Manager jest jednak w stanie przewidzieć najbardziej prawdopodobne obszary ryzyka. Na przykład w projekcie, którego celem jest zbudowanie oprogramowania dla klienta dużym ryzykiem będą zmieniające się wymagania. I na taką właśnie okoliczność trzeba przygotować sposób postępowania. Na przykład zakładając z góry i wpisując do kontraktu dobrze zdefiniowane kryteria akceptacji i warunki, jakie spełniać ma gotowy produkt. A przede wszystkim stosując metodyki zwinne, stworzone z myślą o realizacji tego typu projektów.

Chociaż każdy projekt wymaga indywidualnego potraktowania, warto pamiętać o kilku zasadach przygotowania planu awaryjnego:

Bądź otwarty na ryzyko. Nie da się go uniknąć, więc lepiej wyjść mu naprzeciw.
Przygotuj szczegółowy plan działania w razie wystąpienia najbardziej prawdopodobnych scenariuszy. Ogólny szkic nie pomoże w sytuacji kryzysowej.
Wykorzystaj zagrożenie jako okazję do zmian. Być może sprawi ono, że projekt zakończy się większym sukcesem, niż zakładałeś.
Nie staraj się wszystkiego wytłumaczyć zespołowi. Większość członków zespołu nie ma w głowie planu całego projektu, więc być może nie będą nawet świadomi jego wdrożenia. Powiedz im tylko to, co bezpośrednio dotyczy ich pracy.
Pomóż zespołowi przejść przez zmianę. Jeśli zmiany dotyczą sposobu realizacji projektu lub współpracy w zespole, zwróć szczególną uwagę, czy wszyscy znają nowy sposób działania.

Podsumowanie

Plan awaryjny to sposób aktywnego radzenia sobie z ryzykiem w projekcie. Pozwala nie tylko zmniejszyć straty wynikające z sytuacji kryzysowych, takich jak opóźnienia w dostawach lub utrata klienta. Daje również możliwość wykorzystania nadarzających się okazji, które dają możliwość szybszej lub lepszej realizacji celu przedsięwzięcia.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Czy plan awaryjny musi zostać zrealizowany w sytuacji zagrożenia projektu?

Wdrożenie planu awaryjnego zależy od okoliczności. To do Project Managera należy ocena tego, jak poważna jest sytuacja i czy należy zacząć realizować plan B. Jeśli sytuacja tego wymaga, może on skonsultować decyzję z członkami zespołu projektowego, zarządem organizacji albo intersariuszami.