5P - projekt, produkt i program

Zarządzanie 5P ma wiele wspólnych cech – wymaga umiejętności organizacyjnych, interpersonalnych, a także elastyczności i zdolności motywowania zespołu. Co jednak kryje się pod pięcioma literami P? Sprawdź czym wyróżnia się zarządzanie 5P i jakie ma zastosowanie.

5P, czyli zarządzanie w różnej skali. – spis treści:

Wstęp
5P – Projekt, produkt, program, portfel i portfolio
Zarządzanie projektem
Zarządzanie produktem
Zarządzanie programem
Podsumowanie

Wstęp

W mniejszych firmach często realizowany jest jeden projekt, albo tworzony jest jeden produkt. W takim przypadku jego realizacja jest jedynym celem organizacji. Jednak kiedy firma rośnie, strategia wybiega dalej w przyszłość, a cele się różnicują, warto zastanowić się, jak najlepiej zorganizować samo zarządzanie projektami, by ich realizacja była jak najbardziej efektywna.

5P – Projekt, produkt, program, portfel i portfolio

Pod 5P kryją się nieco różne, często powiązane ze sobą grupy zadań. Są to:

projekt
produkt
program
portfel
portfolio projektów

Poniżej przyjrzyjmy się bliżej, czym są pierwsze trzy z nich i dlaczcego warto znać ich specyfikę zabierając się za planowanie, organizację zadań oraz realizację przedsięwzięcia.

Zarządzanie projektem

Każdy projekt może być realizowany samodzielnie. Może także stanowić część programu, portfela bądź portfolio projektów. Ma on wyznaczony początek i zakończenie, a jego celem jest wytworzenie unikalnego produktu, usługi, albo innego rezultatu .

Charakterystyczne cechy projektu to:

określony czas rozpoczęcia i zakończenia
zdefiniowany cel
tymczasowy zespół powołany specjalnie do realizacji tego zadania

Wielu Project Managerów zarządza wieloma projektami równocześnie. Szczególnie dotyczy to projektów należących do jednego programu lub portfolio. Czym jednak projekt różni się od produktu?

Zarządzanie produktem

Zarządzanie produktem różni się od zarządzania projektem przede wszystkim tym, że nie ma określonych ram czasowych. Product Manager musi dobrze znać produkt, którym zarządza i planować jego rozwój. Stawia on priorytety, dodaje nowe funkcjonalności i poprawia istniejące. A także zarządza budżetem przeznaczonym na rozwój produktu balansując między możliwościami firmy i oczekiwaniami klientów.

Produkt można odróżnić od projektumyśląc o nim jak o trwałym, fizycznym przedmiocie. Produkt utrzymuje bowiem stałą tożsamość mimo tego, że się zmienia. Produktem może być smartfon, który zmienia się w zależności od tego, jakie aplikacje są w nim zainstalowane i jak został spersonalizowany.

W odróżnieniu od projektu, produkt nie ma określonego cyklu życia. Zarządzanie produktem charakteryzuje się więc:

ciągłym usprawnianiem w reakcji na zmieniające się potrzeby klientów
ciągłością
planowaniem adaptacyjnym
współpracą ze stałym zespołem rozwijającym produkt

Produkt może być rozwijany za pomocą projektów– czasowych i realizowanych w określonym czasie. Wracając do przykładu ze smartfonem, projektem rozwijającym produkt może być aktualizacja oprogramowania, która umożliwi łatwiejsze korzystanie z aparatu w nocy.

Zarządzanie programem

Według PMBOK program jest to:

Zbiór powiązanych ze sobą projektów, a czasem również mniejszych programów, które są zarządzane wspólnie tak, aby zbudować wartość, której nie mogłoby dostarczyć zarządzanie każdym z nich z osobna.

Zarządzanie projektem i produktem polega na planowaniu, organizacji i realizacji zadań wpisanych w profil organizacji i prowadzących do realizacji celu użytecznego dla klienta lub samej firmy. Zarządzanie programem polega zaś na ustalaniu, które projekty trzeba zrealizować w organizacji, aby skutecznie i terminowo osiągnąć jeden ze strategicznych celów. To planowanie średnioterminowe, które decyduje o tym, jaki priorytet nadać każdemu z projektów. A także bieżące określanie, jakie powinny być relacje między nimi.

Zastanówmy się nad przykładem Programu “Nowy Oddział Firmy”. Może on składać się z:

Projektu A, którego celem jest wybór lokalizacji i urządzenie nowej siedziby
Projektu B, którego celem jest zatrudnienie zespołu w nowym mieście
Projektu C, którego celem jest organizacja firmowej parapetówki
Projektu D, którego celem jest budowa bazy lokalnych klientów

Zarzadzanie programem musi między innymi wziąć pod uwagę terminy realizacji projektów A, B i C. Zarządzanie każdym z projektów bez wiedzy o stanie pozostałych mogłoby skończyć się na przykład organizacją parapetówki, gdy remont siedziby nie został zakończony, albo… zespół nie został jeszcze zatrudniony.

Każdy z projektów wchodzących w skład programu realizowany jest osobno, a jego rezultaty zależą od wykonanych zadań obarczonych różnymi rodzajami ryzyka. Dlatego podstawowe różnice między zarządzaniem projektami i programem związane są z perspektywą oceny rezultatów, oraz podejściem do zmienności. Są to:

założona zgoda na niepewność rezultatów
konieczność efektywnego zarządzania zmianą
uważne dostosowywanie priorytetów do bieżącego stanu każdego z projektów
długoterminowa perspektywa w ocenie korzyści programu.

Podsumowanie

Zarządzanie projektem, produktem i programem wymaga podobnych umiejętności. Jednak warto pamiętać o dzielących je różnicach. Projekt jest ograniczony czasem trwania i celem. Zaś produkt wymaga ciągłych innowacji i bieżącego reagowania na zmiany raczej niż realizacji z góry założonego planu. Zarządzanie 5P wymaga natomiast szerszej wiedzy o celach organizacji. A także umiejętności koordynowania pracy Project i Product Managerów, których wysiłki zmierzają w tym samym kierunku.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Od czego zależy sposób zarządzania produktem?

Sposób zarządzania produktem zależy przede wszystkim od bieżącego rozpoznania potrzeb klienta. Ponieważ zmieniają się one dynamicznie, najczęściej stosowane metody zarządzania produktem to metody zwinne.