Analiza ryzyka w projektach

Analiza ryzyka pozwala na zwiększenie szans na pomyślne zakończenie projektu. Jakie jednak rodzaje ryzyka mogą zagrozić przedsięwzięciu? I jakich narzędzi użyć, aby na czas je zidentyfikować?

Analiza ryzyka w projektach – spis treści:

Wstęp
Typy ryzyka w projektach
Ryzyko techniczne
Ryzyko związane z zasobami
Ryzyko związane z otoczeniem biznesowym
Narzędzia do analizy ryzyka
Podsumowanie

Wstęp

Analiza ryzyka jest kluczowym elementem zarządzania projektami, ponieważ pozwala na:

identyfikację,
ocenę i
reakcję na potencjalne zagrożenia, których przeoczenie może skończyć się niepowodzeniem całego projektu.

Według raportu PMI (Project Management Institute) z 2021 roku, prawie połowa projektów nie osiąga swoich celów, a ponad połowa z nich jest przesunięta w czasie lub przekracza budżet.

Typy ryzyka w projektach

Trzy najczęstsze rodzaje ryzyka dotyczące większości projektów realizowanych w firmach to:

ryzyko techniczne – dotyczy problemów związanych z oprogramowaniem, sprzętem lub procesami, które mogą uniemożliwić realizację projektu
ryzyko związane z zasobami – dotyczy problemów związanych z dostępnością zasobów, takich jak pracownicy, budżet czy czas
ryzyko związane z otoczeniem biznesowym – dotyczy problemów takich jak zmiany w regulacjach prawnych lub konkurencja.

Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z nich, aby przekonać się, jak identyfikować, analizować i reagować na każdy z typów ryzyka.

Ryzyko techniczne

Aby skutecznie identyfikować i analizować ryzyko techniczne, należy przeprowadzić szczegółową analizę specyfikacji technicznej projektu odpowiadając na pytania:

Jakie zadania będą wymagały wykorzystania nowatorskiej technologii?
Czy organizacja dysponuje zespołem, który będzie rozwijał, wdrażał i obsługiwał technologiczną stronę projektu? Jeśli nie,
Jakiego dostawcę rozwiązań wybrać i jak sformułować umowę z wykonawcami?

Należy również zadbać o to aby analiza ryzyka została przeprowadzona w oparciu o scenariusze, które pozwolą na określenie potencjalnych problemów i ich skutków. Aby zminimalizować ryzyko techniczne, należy zwrócić szczególną uwagę na kontrolę jakości w projekcie, oraz przewidzieć reguarne testy i konserwację. Można też rozważyć stworzenie planu awaryjnego. Project Manager powinien również być na bieżąco z nowinkami technologicznymi oraz konsultować się z ekspertami w dziedzinie, w której realizowany jest projekt.

Ryzyko związane z zasobami

Minimalizacja ryzyka związanego z zasobami wymaga analizy dostępności specjalistów i wykwalifikowanych pracowników, realnej dostępności budżetu oraz czasu na niezakłóconą realizację zadań.

Analiza ryzyka tego rodzaju powinna zostać poprzedzona przez Project Managera następującymi pytaniami:

Czy organizacja dysponuje wystarczającą liczbą specjalistów w dziedzinach kluczowych dla projektu, takich jak na przykład programowanie, projektowanie czy finansowanie?
Czy istnieją odpowiednie procedury i narzędzia do zarządzania zasobami, takie jak planowanie zasobów czy raportowanie?
Czy budżet projektu uwzględnia wystarczające środki na rekrutację lub outsourcing zasobów w razie potrzeby?

Ryzyko związane z otoczeniem biznesowym

Ryzyko biznesowe wiąże się głównie z pojawieniem się lub dynamicznym rozwojem konkurencji. Może dotyczyć także z nowych regulacji prawnych wpływających na budżet lub czas realizacji projektu. Dobre przykłady to konieczność certyfikacji rozwiązań lub procedury urzędowe poprzedzające wprowadzenie rezultatu na rynek lub niezbędne do kontynuacji projektu.

Aby analiza ryzyka biznesowego została sprawniej przeprowadzona, Project Manager może pochylić się nad następującymi pytaniami:

Czy jesteśmy świadomi potencjalnych zmian w regulacjach prawnych dotyczących branży, w której działa nasz projekt?
Czy analizowaliśmy potencjalne zagrożenia ze strony konkurencji, takie jak nowe produkty czy usługi?
Czy mamy plan awaryjny na wypadek niekorzystnych zmian w otoczeniu biznesowym, takich jak spadek popytu na nasz produkt lub usługę?

Narzędzia do analizy ryzyka

Wstępna analiza ryzyka może zostać przeprowadzona za pomocą szeroko używanego SWOTa. Jednak przy przeprowadzaniu głębszych analiz ryzyka technologicznego, związanego z zasobami oraz biznesowego lepiej skorzystać z dedykowanych narzędzi specjalistycznych. Ze skuteczności słyną:

diagram Ishikawy, zwany też diagramem ryby ze względu na charakterystyczny kształt, oraz
macierz ryzyka.

Diagram Ishikawy

Diagram Ishikawy jest narzędziem służącym do identyfikacji i analizy przyczyn problemów oraz potencjalnych zagrożeń. Został opracowany przez dr Kaoru Ishikawa, japońskiego inżyniera i konsultanta z zakresu jakości. Ishikawa był znanym wykładowcą i ekspertem w dziedzinie zarządzania jakością oraz twórcą wielu innych narzędzi i metod związanych z jakością, takich jak diagram Pareto czy diagram histogramów. Ishikawa pracował przede wszystkim w przemyśle, ale jego narzędzia i metody znalazły zastosowanie również w innych dziedzinach, w tym w zarządzaniu projektami.

Diagram Ishikawy pozwala na przedstawienie problemu w postaci diagramu przyczyn i skutków, z którego można wyodrębnić kluczowe przyczyny problemu. Może zostać użyty między innyi do analizowania ryzyka technicznego. Pozwala bowiem na identyfikację potencjalnych braków lub problemów związanych z technologią oraz określenie ich przyczyn.

Macierz ryzyka

Macierz ryzyka po raz pierwszy pojawiła się w latach 50. XX wieku w przemyśle lotniczym i kosmicznym, gdzie była stosowana do oceny ryzyka związanego z bezpieczeństwem lotów. Narzędzie to jest powszechnie stosowane nie tylko w zarządzaniu projektami, lecz także w biznesie, nauce czy analizie bezpieczeństwa.

Macierz ryzyka pozwala na określenie poziomu ryzyka dla każdego zagrożenia z osobna poprzez przydzielenie mu wagi w oparciu o jego prawdopodobieństwo wystąpienia i skutki. Jest to prosta tabela, w której wiersze reprezentują różne zagrożenia, a kolumny prawdopodobieństwo wystąpienia oraz skutki.

Diagram macierzy ryzyka składa się z kwadratów, które reprezentują poszczególne zagrożenia. Każde zagrożenie jest przypisane do jednego z czterech kwadratów, które odpowiadają poziomowi ryzyka:

niskie,
średnie,
wysokie lub
bardzo wysokie.

W kwadratach tych znajduje się informacja o prawdopodobieństwie wystąpienia oraz skutkach zagrożenia. Korzystając z macierzy ryzyka Project Manager może zidentyfikować jakie ryzyka są związane z projektem i zastanowić się, jakie działania należy podjąć, aby je zminimalizować.

Podsumowanie

Analiza ryzyka pozwala na identyfikację, ocenę i reakcję na potencjalne zagrożenia, które mogą mieć wpływ na sukces projektu. Jednak zmienność dzisiejszego otoczenia biznesowego sprawia, że analiza i trafne wyciąganie wniosków staje się coraz trudniejsze. Pojawiają się nowe typy ryzyka związane na przykład z cyberbezpieczeństwem, inflacją, czy dostępnością surowców. Dlatego warto pamiętać, że analiza ryzyka jest ciągłym procesem, który powinien być powtarzany i aktualizowany w trakcie trwania projektu.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty