Karta projektu - jak ją stworzyć?| Firmbee

Karty projektów są szeroko stosowane w świecie zarządzania projektami. Zapewniają jasny i zwięzły przegląd celu i zadań należących do projektu. Karta projektu jest kluczowym dokumentem dla wszystkich interesariuszy, w tym Project Managera, członków zespołu projektowego i zarządu organizacji. Stanowi formalną podstawę całego projektu, ponieważ zapewnia Project Managerowi uprawnienia do rozpoczęcia i kontynuowania projektu, a także określa cele, zakres i oczekiwane rezultaty.

Karta projektu – spis treści:

Wstęp
Co Project Manager powinien zawrzeć w karcie projektu
Czym karta projektu różni się od uzasadnienia biznesowego?
Podsumowanie

Wstęp

Według PMBOKu, karta projektu jest jednym z najważniejszych dokumentów opisujących strategię projektu. Jest on definiowany jako

“Dokument stworzony przez osobę inicjującą projekt lub sponsora, który formalnie autoryzuje istnienie projektu i upoważnia Project Managera do używania zasobów organizacji do działań projektowych”.

Karta projektu jest zwykle tworzona na początku projektu i pozostaje niezmienna. Choć podczas realizacji zadań dopuszczalne są niewielkie uściślenia. Co jednak powinien zawierać dokument i jak go przygotować?

Co Project Manager powinien zawrzeć w karcie projektu?

Objętość karty projektu zależy od rozmiaru i rodzaju realizowanego przedsięwzięcia. Choć różnej długości, powinna ona zawierać następujące elementy:

uzasadnienie podjęcia projektu,
cele projektu,
zakres projektu,
rezultaty,
harmonogram projektu,
budżet projektu,
ryzyka projektowe.

Karta projektu powinna też zawierać dane kontaktowe Project Managera oraz kluczowych interesariuszy.

Uzasadnienie podjęcia projektu

Przygotowując krótkie uzasadnienie rozpoczęcia projektu, warto skorzystać z napisanego wcześniej uzasadnienia biznesowego. Powinno ono być napisane prostym językiem, tak aby było zrozumiałe dla osoby, która po raz pierwszy ma kontakt z projektem.

Zwykle wystarczą jeden lub dwa akapity wyjaśniające:

Jakie jest biznesowe tło projektu?
Jaki problem rozwiązuje projekt lub jaką szansę pozwala wykorzystać?, oraz
Jakie są oczekiwane rezultaty projektu?

Cel projektu

W karcie projektu nie warto zamieszczać wszystkich celów cząstkowych. Lepiej skupić się na celu głównym i tych, które znajdują się w hierarchii bezpośrednio pod nim. Opis celu projektu w uzasadnieniu biznesowym powinien bowiem dostarczać odpowiedzi na pytanie: “Co będziemy robić?”, która powinna być aktualna przez cały czas trwania projektu. Główny cel oraz cele cząstkowe wyznaczają kierunek, do którego zmierzają działania składające się na projekt. Powinny być jasne i mierzalne oraz zgodne z ogólnymi celami organizacji.

Zakres projektu

Zakres projektu zawarty w karcie określa granice projektu, w tym to, co jest, a co nie jest objęte projektem. Powinien zawierać jasny opis rezultatów projektu oraz wszelkie ograniczenia lub założenia, które będą miały na niego wpływ. Dlatego warto zastanowić się nie tylko nad odpowiedzią na pytanie “Jakie zadania będą realizowane?” lecz także “Jakie zadania nie będą realizowane?”. Jest to szczególnie ważne w projektach uwzględniających wielu interesariuszy, których niewypowiedziane oczekiwania dotyczące rezultatów projektu mogą w ten sposób zostać ujawnione.

Dostarczane rezultaty

Karta projektu powinna zawierać listę wszystkich rezultatów projektu, w tym krótki opis każdego z rezultatów oraz konkretne cele, do których zmierzają. Powinien również zawierać ramy czasowe dla każdego elementu, najlepiej z odniesieniem do kamienia milowego. A także osobę lub zespół odpowiedzialny za ich dostarczenie.

Ramowa oś czasu projektu

Karta projektu powinna zawierać ogólny harmonogram projektu, który warto zwizualizować za pomocą osi czasu. Project Manager powinien zaznaczyć na niej datę rozpoczęcia i zakończenia projektu, kamienie milowe lub planowane terminy dostarczenia rezultatów.

Budżet projektu i alokacja zasobów

Karta projektu powinna zawierać także ogólny budżet projektu, najczęściej przedstawiany w postaci tabeli. Dzięki temu łatwo będzie wskazać:

główne kategorie kosztów – szacunkowa wycena robocizny, materiałów i sprzętu,
prognozowany zakres zmian – pozwala uwzględnić wahania cen lub nieprzewidziane wydatki,
rezerwy i ograniczenia budżetowe.

Ta sekcja karty projektu powinna również wyszczególniać alokację zasobów, w tym personelu, sprzętu i obiektów.

Ryzyka projektowe

Sekcja dotycząca ryzyka w karcie projektu powinna przedstawiać potencjalne zagrożenia i sposoby reagowania na nie. Obejmuje to wskazanie potencjalnych zagrożeń, takich jak na przykład:

opóźnienia,
przekroczenie kosztów lub
zmiany zakresu.

Ich wyszczególnienie w karcie projektu pomaga interesariuszom upewnić się, że Project Manager, zespół projektowy i organizacja są przygotowani na potencjalne problemy i mają plan, co robić w celu ich złagodzenia lub uniknięcia.

Czym karta projektu różni się od uzasadnienia biznesowego?

Różnica między kartą projektu a uzasadnieniem biznesowym polega przede wszystkim na celu, w jakim są przygotowywane. Karta projektu jest dokumentem inicjującym projekt, podczas gdy uzasadnienie biznesowe argumentuje, dlaczego projekt powinien zostać rozpoczęty. Karta określa, co będzie robione w projekcie. Zaś business case odpowiada na pytanie “W jakim celu?”. Oba dokumenty są bardzo ważne dla prawidłowego zarządzania projektem i pomagają w jego pomyślnym przeprowadzeniu.

Podsumowanie

Karta projektu jest ważnym dokumentem, który służy jako podstawa realizacji projektu i autoryzuje jego rozpoczęcie. Przedstawia ona cele, zadania i zakres projektu, a także budżet, alokację zasobów i harmonogram projektu. Wskazuje także potencjalne ryzyka i założenia, zwiększając szansę na to, że projekt będzie przebiegał zgodnie z planem.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Kto jest odpowiedzialny za stworzenie karty projektu?

Karta projektu jest zazwyczaj tworzona przez Project Managera.
Jak często należy przeglądać kartę projektu?

Karta projektu powinna być regularnie przeglądana w trakcie trwania projektu, aby upewnić się, że nadal jest zgodna z celami i założeniami projektu. Należy to robić co najmniej raz na sześć miesięcy lub za każdym razem, gdy w projekcie nastąpi istotna zmiana.
Co należy zrobić, jeśli karta projektu wymaga aktualizacji?

Jeśli karta projektu wymaga aktualizacji, Project Manager, zespół projektowy i interesariusze powinni się spotkać. Celem spotkania będzie zweryfikowanie i zatwierdzenie niezbędnych zmian. Po akceptacji zmian zaktualizowany dokument powinien zostać rozesłany do wszystkich interesariuszy projektu.