Co to jest rejestr interesariuszy?

Projektowanie i realizacja projektu to proces skomplikowany, który wymaga od Project Managera zarządzania wieloma różnymi aspektami przedsięwzięcia. Jednym z nich jest identyfikacja i zarządzanie interesariuszami, czyli osobami, które mogą mieć wpływ na sukces projektu lub których projekt będzie w jakikolwiek sposób dotyczyć. Ich lista to właśnie rejestr interesariuszy.

Rejestr interesariuszy – spis treści:

Wstęp
Po co tworzyć rejestr interesariuszy?
Kogo trzeba uwzględnić w rejestrze interesariuszy?
Jak przygotować rejestr interesariuszy?
Podsumowanie

Wstęp

W dzisiejszych czasach coraz więcej projektów jest realizowanych w środowisku międzynarodowym. Sprawia to, że nie tylko zwiększa się liczba interesariuszy, lecz także ich grupa staje się bardziej różnorodna. Dlatego też, aby projekt odniósł sukces, Project Manager musi zidentyfikować potrzeby indywidualnych i grupowych interesariuszy, oraz nauczyć się, jak zarządzać nimi zgodnie z ich wymaganiami.

Po co tworzyć rejestr interesariuszy?

Rejestr interesariuszy ma kilka ważnych celów. Po pierwsze, pozwala na zidentyfikowanie wszystkich stron zainteresowanych projektem, które mogą mieć wpływ na jego przebieg i rezultaty. Po drugie, pozwala na określenie stopnia zaangażowania i wpływu każdego interesariusza na projekt. Po trzecie, pozwala na opracowanie strategii zarządzania interesariuszami, która będzie skutecznie zaspokajać ich potrzeby i interesy.

Kogo trzeba uwzględnić w rejestrze interesariuszy?

Rejestr interesariuszy powinien zawierać informacje o każdej osobie, grupie lub organizacji, która może w jakikolwiek sposób wpłynąć na projekt. Należą do nich:

członkowie zespołu projektowego,
zarząd organizacji,
lokalna społeczność, jeśli projekt jest realizowany w przestrzeni publicznej lub ma na nią wpływ,
inwestorzy,
klienci,
dostawcy,
partnerzy biznesowi,
przedstawiciele samorządu, jeśli konieczne jest ich zaangażowanie lub uzyskanie pozwoleń na działania,
przedstawiciele organizacji pozarządowych, które mogą wykorzystać rezultaty wypracowane w projekcie dla dobra społeczności,
inni pracownicy, którzy nie realizują zadań związanych z projektem, ale na których może mieć on wpływ, np. z powodu reorganizacji miejsca pracy.

Jak przygotować rejestr interesariuszy?

Przede wszystkim, Project Manager powinien zidentyfikować interesariuszy projektu. Kolejnym krokiem jest natomiast zgromadzenie danych o interesariuszach. Project Manager koncentruje się głównie na ich:

potrzebach,
oczekiwaniach,
interesach,
poziomie zaangażowania w projekt oraz
wpływie na projekt.

W następnej kolejności Project Manager powinien ocenić i sklasyfikować interesariuszy biorąc pod uwagę, jak ważną rolę odgrywają dla projektu. Przykładowo, zespół projektowy będzie istotniejszy niż pracownicy nie biorący bezpośredniego udziału w realizacji zadań. Warto zwrócić uwagę na potencjalne ryzyko i szanse, jakie ich zaangażowanie tworzy dla realizacji projektu.

Po zebraniu i ocenie danych, Project Manager przechodzi do kluczowego kroku: tworzy dokument rejestru interesariuszy. Powinien on zawierać aktualne informacje o każdym interesariuszu indywidualnym lub grupowym. Dokument ten powinien być aktualizowany na bieżąco, wraz z postępem projektu i zmianą sytuacji.

Ostatnim krokiem jest opracowanie strategii zarządzania interesariuszami. Project Manager powinien określić:

W jaki sposób i jak często będzie komunikował się z interesariuszami?
Jakie działania będzie podejmował, aby zaspokoić ich potrzeby?
Jak będzie minimalizować ryzyko i wykorzystywać szanse?

Podsumowanie

Rejestr interesariuszy jest ważnym narzędziem zarządzania projektem. Pozwala Project Managerowi zidentyfikować i zrozumieć interesariuszy projektu, ocenić ich wpływ i ważność, oraz zarządzać ich potrzebami i oczekiwaniami. Przygotowanie rejestru interesariuszy powinno być jednym z pierwszych kroków po podpisaniu karty projektu, aby uniknąć problemów w na późniejszych etapach realizacji przedsięwzięcia.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Jakie metody należy zastosować, aby skutecznie komunikować się z interesariuszami i zapewnić, że ich potrzeby i oczekiwania są w pełni zrozumiane?

Aby skutecznie komunikować się z interesariuszami, należy stosować różnorodne metody komunikacji, takie jak spotkania twarzą w twarz, rozmowy telefoniczne, e-maile, ankiety, raporty i komunikaty prasowe. Warto zastanowić się nad regularnymi publikacjami w mediach społecznościowych, dzięki czemu komunikacja staje się prostsza i można łatwiej analizowa jej skuteczność. Ważne jest, aby słuchać uważnie interesariuszy i być otwartym na ich opinie i sugestie, a także dostarczać im regularnie i rzetelnie informacji dotyczących działalności firmy oraz planów na przyszłość.
Jakie działania powinna podjąć organizacja w razie konfliktu z interesariuszami?

Podczas realizacji dużych projektów angażujących zróżnicowane grupy interesariuszy zdarzają się sytuacje konfliktowe. Aby rozwiązać konflikt z interesariuszami, organizacja powinna przede wszystkim skupić się na ustaleniu przyczyny konfliktu, zrozumieniu potrzeb i oczekiwań interesariuszy oraz wypracowaniu kompromisu, który zadowoli obie strony. Warto również rozważyć zaangażowanie mediatora lub specjalisty ds. komunikacji, aby pomóc w negocjacjach i rozwiązaniu konfliktu.

Przerwa konserwacyjna

Rejestr interesariuszy. Co to jest?