5P - portfel i portfolio projektów

Zarządzanie 5P ma wiele wspólnych cech – wymaga umiejętności organizacyjnych, interpersonalnych, a także elastyczności i zdolności motywowania zespołu. Czym jednak różnią się od siebie projekty i produkty? Czy w małej firmie można nauczyć się zarządzania portfolio projektów?

5P, czyli zarządzanie w różnej skali- spis treści:

Wstęp
Zarządzanie portfelem projektów
Zarządzanie portfolio projektów
Jakie są różnice pomiędzy 5P?
Podsumowanie

Wstęp

Ścieżka prowadząca od pojedynczego projektu do portfolio to ścieżka od szczegółu do ogółu. Od pojedynczego, ograniczonego w czasie przedsięwzięcia do zbioru wszystkich działań w organizacji służących realizacji jej strategicznego celu.

Czym jednak różni się zarządzanie każdym z pięciu P? Jak wyglądają relacje pomiędzy projektami zawartymi w portfelu i portfolio projektów?

Zarządzanie portfelem projektów

Portfel projektów to określenie używane nieco rzadziej niż program czy portfolio. Jednak wyodrębnienie portfela projektów w firmie przydaje się szczególnie wtedy, jeśli cyklicznie realizujemy projekty o podobnym charakterze. Finalizacja poszczególnych projektów należących do portfela nie jest od siebie zależna, tak jak ma to miejsce w przypadku programu.

Przykładowo, dla firmy tworzącej oprogramowanie do smartfonów, osobne portfele mogą stanowić projekty wdrażające:

aktualizacje, na przykład:
- aktualizacje oprogramowania aparatu
- aktualizacje zabezpieczeń chroniące przed różnymi rodzajami ataków
rozbudowę programu, na przykład
- umożliwienie użytkownikowi wyboru skórek i ikon
- dodanie 3 funkcji najczęściej sugerowanych przez użytkowników
refactoring
- poprawa kodu modularnych części aplikacji
- przepisanie kodu najbardziej obciążającego urządzenie

Zarządzanie portfolio projektów

Portfolio to scentralizowany zbiór projektów i programów realizowanych w firmie. Zarządzanie nimi ma na względzie przede wszystkim realizację strategicznych celów organizacji. Tak jak projekty i programy, portfolio powinno wyszczególniać:

kamienie milowe – aby mieć jasny obraz celów cząstkowych, ich realizacji, oraz plan postępowania w razie niepowodzenia
plan zarządzania ryzykiem
interesariuszy – czyli wszystkie osoby zainteresowane stanem realizacji portfolio

Jednak najważniejszym aspektem zarządzania portfolio projektów w firmie jest ustalenie schematu priorytetyzacji. Dzięki niemu wszystkie projekty, produkty, programy i portfele realizowane i planowane w firmie zyskują swoje miejsce w hierarchii zadań do zrealizowania.

Jakie są różnice pomiędzy 5P?

Zarządzanie każdym z pięciu P – projektem, produktem, programem, portfelem i portfolio projektów – różni się pod pewnymi względami. Szczególnie istotne są różnice w obszarach przedmiotu zarządzania i charakteru zespołu.

Przedmioty zarządzania w pięciu P różnią się ze względu na poziom szczegółowości wykonywanych zadań oraz na bliskość klienta.W przypadku projektu Project Manager i Product Manager zarządzają wykonywaniem zadań i tworzeniem rozwiązań kierowanych bezpośrednio do klienta. W przypadku programu przedmiotem zarządzania są powiązane ze sobą projekty i ich relacje. W portfolio zarządzanie dotyczy wszystkich programów i projektów w organizacji w odniesieniu do realizowanych przez nią celów, dlatego rola i zadania Portfolio Managera sytuują się zdecydowanie najdalej od klienta. Jednak w dalszym ciągu jego zadania powinny ogniskować się wokół związku misji i celów organizacji z potrzebami klientów.

Różnice pomiędzy 5P dotyczą także zespołu. W projekcie zespół powoływany jest na czas trwania danego przedsięwzięcia. Dlatego realizacja projektu często stanowi tylko część obowiązków jego uczestników. Inaczej rzecz ma się w przypadku produktu. Tutaj budowany jest stały zespół, którego głównym, a często jedynym zadaniem jest praca nad produktem. Dzięki temu ograniczone zostaje ryzyko przestojów pomiędzy projektami rozwijającymi produkt. Rzadziej też pojawia się konieczność transferu wiedzy, czyli czasochłonnego wdrażania nowych członków zespołu. Zespoły zarządzane przez Program i Portfolio Managerów są zaś współtworzone przez Project i Product Managerów z całej organizacji, a także analityków, doradców i specjalistów biznesowych wysokiego szczebla.

Podsumowanie

Na 5P składa się zarządzanie:

projektami
produktami
programami
portfelami, oraz
portfolio

Zarządzanie każdym z nich różni się szczegółowością, charakterem zespołu, a także zakresem odpowiedzialności. Projekt to bazowe, ograniczone w czasie przedsięwzięcie o określonym czasie trwania i celu. Produkt może być rozwijany za pomocą projektów, jednak nie ma zdefiniowanego cyklu życia i jego rozwój jest ściśle związany z oczekiwaniami klientów. Program to zbiór powiązanych ze sobą projektów różnego typu służących wspólnemu celowi. Portfel projektów określić można jako zbiór przedsięwzięć tego samego typu, realizowanych cyklicznie lub równolegle. Natomiast zarządzanie portfolio służy jak najlepszemu zestrojeniu wszystkich pozostałych P z celami strategicznymi organizacji.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Czy małe i średnie przedsiębiorstwa prowadzą programy, portfele i portfolio projektów?

Stopień skomplikowania struktury projektów i relacji pomiędzy nimi zależy nie tylko od wielkości organizacji, ale także od specyfiki prowadzonej przez nią działalności. Z założenia lepiej unikać zbędnej biurokracji i budowania kolejnych warstw zarządzania tam, gdzie nie jest to konieczne. Jednak nawet pracując w małej firmie warto zdawać sobie sprawę z tego, że zarządzanie projektami i produktami jest skalowalne. A także skorzystać ze strategicznej perspektywy, jaką może dać firmie myślenie o realizowanych przedsięwzięciach w kategoriach większych całości, szczególnie programów i portfolio projektów.