Monitorowanie projektu| Firmbee

Dane dotyczące projektu to potężne narzędzie, którego używania Project Managerowie muszą się nauczyć. Jednak samo ich gromadzenie to dopiero początek. Dla powodzenia projektu ważne jest monitorowanie odpowiednich danych i obserwowanie zależności między nimi. Jakie zatem parametry warto obserwować?

Monitorowanie projektu – spis treści:

Wstęp
Budżet, czyli monitorowanie zasobów
Harmonogram, czyli dotrzymywanie terminów
Poziom wykonania, czyli kontrola jakości
Kontrola kontroli, czyli zakresy parametrów
Podsumowanie

Wstęp

Niezależnie od zastosowanej w projekcie metody zarządzania, jednym z podstawowych zadań Project Managera z podczas trwania całego projektu jest monitorowanie postępów w realizacji. Bez jasno określonych parametrów i kryteriów oceny nie sposób określić, czy projekt zmierza do właściwego celu w odpowiednim tempie. Jakie zatem parametry monitorować, aby jak najszybciej dostrzec potencjalne problemy oraz wykorzystać rysujące się szanse?

Budżet, czyli monitorowanie zasobów

Niemal we wszystkich projektach budżet jest najważniejszym obserwowanym parametrem. Dlatego Project Manager powinien monitorować wszystkie aspekty finansowania zadań, między innymi:

koszty pracy
materiały
oprogramowanie
zakup lub korzystanie z narzędzi i sprzętu
konsultacje eksperckie
wyjazdy i udział w wydarzeniach branżowych.

Do monitorowania wydatków najłatwiej używać oprogramowania, na przykład Firmbee. Wtedy wszystkie odchylenia od założonego budżetu są od razu widoczne. Nie warto jednak przykładać zbyt dużej wagi do jednorazowego przekroczenia limitu wydatków. Lepiej założyć margines błędu dla celu cząstkowego lub kamienia milowego. Wtedy możemy zrównoważyć większe koszty jednego z zadań oszczędnościami w innym obszarze.

W elastycznym zarządzaniu budżetem szczególnie dobrze sprawdzają się zwinne metody zarządzania projektami. Według raportu Pulse of Profession 2021 zatytułowanym “Beyond Agility”, dzięki nim aż 64% projektów mieści się w założonych ramach finansowania.

Harmonogram, czyli dotrzymywanie terminów

Drugi kluczowy obszar to monitorowanie, czy projekt realizowany jest w założonych ramach czasowych. Tutaj również bardzo przydatne jest oprogramowanie, dzięki któremu możemy nie tylko na bieżąco sprawdzać postępy zespołu, ale także generować raporty. Warto skorzystać również ze sprawdzonych technik zarządzania czasem.

Istotne jest przede wszystkim monitorowanie zależności między zadaniami. Jeśli liczy się koordynacja, trzeba zadbać nie tylko o dotrzymany deadline, ale także o odpowiednią kolejność wykonywanych zadań.

Poziom wykonania, czyli kontrola jakości

Kontrola jakości wykonywanych zadań jest nieco trudniejsza do monitorowania niż budżet i harmonogram ich realizacji. Trudno tutaj bowiem nie tylko o standaryzację, lecz również o jednoznaczne kryteria oceny.

Planując monitorowanie poziomu wykonania zadań warto rozróżnić dwa parametry wykorzystywane w metodologii Scrum:

definicję ukończenia (definition of done), oraz
kryteria akceptacji (acceptance criteria).

Definicja ukończenia dotyczy jakości wykonania zadania, czyli tego, czy wszystkie stawiane mu techniczne wymagania zostały spełnione. Natomiast kryteria akceptacji to lista oczekiwań stawianych mu przez interesariuszy.

Różnicę między spełnianiem definicji ukończenia a spełnianiem kryteriów akceptacji można zobrazować przykładem budowanego domu. Spełnia on definicję ukończenia, gdy ściany zostały wymurowane wystarczająco równo, a inwestycja została odebrana przez kierownika budowy. Jednak dom może nie spełniać oczekiwań inwestora, który spodziewał się, że ściany będą idealnie równe, a kolor taki jak w folderze.

Kontrola kontroli, czyli zakresy parametrów

Równie ważne jak monitorowanie określonych parametrów jest określenie ich zakresów, innymi słowy odpowiedź na pytanie: “Jaki duże odchylenie od normy powinno wzbudzać niepokój?”

Ze względu na różnice w wymaganiach stawianych przez organizacje i interesariuszy, a także indywidualne wymagania każdego projektu trudno mówić o zaleceniach dotyczących odchyleń. Jednak niezależnie od tego, czy będzie to 10 czy 25%, podczas planowania projektu warto ustalić z interesariuszami konkretne wartości, które nie będą powodem do nadzwyczajnych spotkań i nerwowych, nieplanowanych działań.

Podsumowanie

Monitorowanie projektu pozwala upewnić się, że jest on na dobrej drodze do realizacji celów. Omówiliśmy powyżej kluczowe obszary:

budżet
harmonogram
wydajność, oraz
zakresy parametrów.

Jednak nie ma prostej recepty na zbiór parametrów, które w optymalny sposób opiszą każdy projekt. Jednak w większości przedsięwzięć sprawne wyciąganie wniosków tych podstawowych pozwoli ukończyć zadania na czas, w ramach budżetu i na wymaganym poziomie.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Wybrałam już parametry, które będę monitorować w moim projekcie. Co powinnam teraz zrobić?
Gdy wybrałaś już dane dotyczące projektu, które będziesz monitorować, zastanów się nad następującymi krokami:
- nadanie im właściwych priorytetów,
- określenie zależności między danymi,
- wybór danych do wizualizacji i zaprezentowania interesariuszom i zespołowi,
- wyciągnięcie wniosków dotyczących celu projektu.
Jak radzić sobie z nieoczekiwanymi odchyleniami lub problemami, które pojawiają się podczas procesu monitorowania?

Nieoczekiwane rozbieżności lub problemy, które pojawiają się podczas monitorowania projektu należy rozwiązywać tak szybko, jak to możliwe. Pozwala to zapobiec ich wpływowi na cały projekt. Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie i przeanalizowanie problemu w celu określenia jego wpływu na projekt. Następnie należy opracować i wdrożyć plan działania w celu rozwiązania problemu. Ważne jest również poinformowanie o trudnościach i planie działania kluczowych interesariuszy, którzy mogą pomóc w rozwiązaniu problemu.