Model zarządzania zmianą w projekcie

Umiejętnie zarządzana zmiana dokonująca się podczas realizacji projektu może doprowadzić do transformacji działań członków zespołu i interesariuszy, a nawet przekształcenia kultury organizacyjnej. Jednak zarządzanie głębokimi zmianami wymaga metody. Czyli uporządkowanego myślenia o tym, jak przejść od obecnego stanu do tego pożądanego w przyszłości.

Modele zarządzania zmianą w projekcie – spis treści:

Wstęp
Model ADKAR®
8 kroków zarządzania zmianą Kotlera
Model zmiany Virginii Satir
Model transformacji Bridgesa
Podsumowanie

Wstęp

Zarządzanie zmianą wymaga nie tylko świadomości źródeł i obszarów projektu, które jej podlegają. Równie kluczowy może okazać się wybór metody. Podpowie ona Project Managerowi w jakich kategoriach rozumieć dokonującą się zmianę. A także pomoże zadecydować, jakie kroki podjąć, żeby najlepiej poradzić sobie w nowej sytuacji. Dzięki dobrze dobranej metodzie zarządzania zmianą może się bowiem okazać, że nieprzewidziane wydarzenie ma dla projektu dobroczynne skutki.

Choć istnieje wiele modeli opisujących działania niezbędne do skutecznego zarządzania zmianami w projekcie, poniżej omówimy tylko najpopularniejsze z nich. Sprawdziły się one w wielu organizacjach i są rekomendowane przez najnowsze wydanie PMBOK.

Model ADKAR®

Model ADKAR® to pięć kroków, które prowadzą od uświadomienia konieczności zmiany w projekcie, do adaptacji do nowych warunków. Autorem modelu jest Jeff Hiatt, który poświęcił mu książkę „ADKAR: a Model for Change in Business, Government, and Our Community”. Opisuje w niej następującą sekwencję zarządzania zmianami:

Świadomość. W tym kroku identyfikowane są przyczyny zmiany.
Pragnienie. Po zidentyfikowaniu przyczyn zmiany, musi pojawić się pragnienie bycia częścią zmiany i jej akceptacja.
Wiedza. Osoby uczestniczące w zmianie muszą zadecydować, jak skutecznie dokonać zmian. Wiedza ta obejmuje nowe procesy i systemy, a także nowe role i odpowiedzialności. Wiedza może być przekazywana poprzez szkolenia i edukację.
Umiejętności. W tym kroku wiedzę popierają praktyczne ćwiczenia, a w razie potrzeby korzystanie z pomocy ekspertów specjalizujących się w obszarze, w jakim dokonuje się zmiana
Wzmocnienie. Ostatni krok wspiera utrzymanie zmiany. Może to obejmować nagrody, uznanie, informację zwrotną i pomiar efektów zastosowanego sposobu reagowania na zmianę.

8 kroków zarządzania zmianą Kotlera

John Kotler, emerytowany profesor Harvard Business School, napisał wiele książek poświęconych zarządzaniu zmianą. Zaproponował on metodę 8 kroków, które pozwalają na transformację organizacji.

Jest to podejście odgórne, gdzie potrzeba zmiany i plan zarządzania transformacją wychodzi od najwyższych szczebli organizacji. Następnie jest ono promowane w dół przez warstwy zarządzania organizacją, aż do odbiorców zmian.

Metoda Kotlera jest najczęściej stosowaną, gdy zarząd organizacji z niepokojem obserwuje złe wyniki projektu i podejmuje decyzję o zmianie jego celu lub innych kluczowych parametrów. Składa się ona z ośmiu kroków:

Wywołaj nagłą potrzebę. Zidentyfikuj potencjalne zagrożenia i możliwości, które prowadzą do potrzeby zmiany.
Utwórz mocne koalicje. Zidentyfikuj liderów zmian. Liderzy zmian nie muszą być umocowani w hierarchii. Liderzy zmian powinni być wpływowymi ludźmi pełniącymi różne role, o zróżnicowanych kompetencjach, i różnym stopniu ważności w organizacji.
Utwórz wizję zmiany. Przedstaw wyraźną, inspirującą i przekonującą wizję przyszłości, która motywuje i angażuje ludzi w proces zmiany.
Komunikuj wizję zmiany. Znajdź sposoby, aby przekazać wizję zmiany i postępów w jej realizacji, aby utrzymać ludzi na pokładzie.
Usuń przeszkody. Zidentyfikuj przeszkody, które mogą uniemożliwić realizację wizji zmiany i rozwiązuj je.
Utwórz szybkie zwycięstwa. Realizuj szybkie, łatwe do osiągnięcia cele, które przekonują ludzi do zmiany i dają poczucie sukcesu.
Utrzymuj tempo. Ważny jest dynamiczny, ciągły postęp, który sprawia że ludzie są zaangażowani w dalszy proces zmiany.
Utrwal zmiany. Wdrożone zmiany powinny być utrzymywane i rozwijane dalej.

Model zmiany Virginii Satir

Virginia Satir stworzyła model zmiany oparty na teorii komunikacji. Był on początkowo używamy w psychoterapii. Znalazł jednak szerokie zastosowanie w biznesie, w tym w zarządzaniu projektami.

Model Satir opisuje cztery etapy, przez które przechodzi proces zmiany:

Wprowadzenie nowości. Nowość może pojawić się w wyniku zmiany wewnętrznej lub zewnętrznej.
Chaos. Zaburzenie istniejącego porządku sprawia, że projekt przechodzi przez krótką fazę chaosu, podczas której zespół i organizacja przystosowują się do nowej sytuacji.
Transformacja. W tej fazie pogłębia się rozumienie nowej sytuacji. Rozpoczynają się działania, których celem jest dostosowanie się do niej.
Integracja. W tej fazie sytuacja po zmianie osiąga pierwszą stabilność i realizacja projektu toczy się nowym rytmem w zmienionych warunkach.

Model transformacji Bridgesa

William Bridges napisał, że jego model nie dotyczy zmiany, którą rozumiał jako zewnętrzne wydarzenie, które wpływa na istniejący stan rzeczy. Model Bridgesa dotyczy transformacji, czyli tego, jak ludzie postrzegają i działają w obliczu zmiany. Skupia się więc przede wszystkim na przystosowaniu ludzi do zmian. Bridges uważał bowiem, że kluczem do przeprowadzenia korzystnego przekształcenia obecnego stanu rzeczy jest właśnie zrozumienie tego, jak zespół projektowy, Project Manager i inne osoby zaangażowane w realizację zadań adaptują swoje działania do nowych warunków.

Model Bridgesa składa się z trzech etapów:

Koniec. W tej fazie osoby zaangażowane w projekt odczuwają niepokój i obawy związane z utratą znanego porządku rzeczy.
Okres przejściowy. W tym etapie rozpoczyna się proces adaptacji do nowej sytuacji.
Nowy początek. W tej fazie Project Manager, zespół projektowy i interesariusze akceptują nowy porządek realizacji zadań, który jest stabilny i funkcjonalny.

Podsumowanie

Zarządzanie zmianą w projekcie wymaga od Project Managera nie tylko kompetencji technicznych, ale także umiejętności zarządzania ludźmi i świadomości, jak zmiana wpływa na ich pracę.

Każdy z czterech modeli zarządzania zmianą:

ADKAR®,
8 kroków zarządzania zmianą Kotlera,
model zmiany Virginii Satir, oraz
model transformacji Bridgesa,

Każdy z modeli koncentruje się na nieco innym aspekcie przechodzenia przez zmiany. Wszystkie podkreślają jednak, że w procesie transformacji i wprowadzania modyfikacji ważne są nie tylko rozstrzygnięcia dotyczące struktury zadań i harmonogramu projektu. Równie ważne jest przeprowadzenie zespołu i organizacji przez ten proces tak, aby nowy początek mógł okazać się mocnym punktem wyjścia do dalszej realizacji projektu.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Czy muszę znać wszystkie modele zarządzania zmianą, aby być dobrym Project Managerem?

Nie, nie musisz znać wszystkich modeli, aby być dobrym Project Managerem. Ważniejsza od ich znajomości jest umiejętność dostrzegania i analizowania zmian. Wtedy nawet, jeśli nie znasz odpowiedniego modelu, możesz łatwo odnaleźć odpowiedni model zarządzania zmianą do konkretnej sytuacji projektowej. Często okazuje się, że wykorzystanie wiedzy i doświadczenia z poprzednich projektów jest wystarczające.
Jakie czynniki mogą utrudniać wdrożenie zmiany podczas realizacji projektu?
Najważniejsze czynniki, które utrudniają wdrożenie zmiany w projekcie, nawet gdy Project Manager i zespół są do niej przekonani to:
- brak wsparcia ze strony zarządu i innych pracowników,
- niewłaściwie skonstruowany plan zmiany,
- trudności w komunikowaniu celu zmiany i oczekiwań wobec zarządu organizacji.