Niepowodzenie projektu - 5 przyczyn

Według raportu Project Management Institute z 2021, odsetek projektów, które poniosły porażkę zmniejsza się z roku na rok. W 2019 było to 15% przedsięwzięć. W 2020 – 13%, a w 2021 już tylko 12%. Czemu biznes zawdzięcza stopniowe, ale wyraźne zmniejszanie się odsetka niepowodzeń? I co robić, żeby znaleźć się wśród zespołów projektowych świętujących sukces? Co najczęściej wpływ na niepowodzenie projektu?

5 powodów, przez które zachodzi niepowodzenie projektu – spis treści:

Wstęp
5 x Dlaczego?
Niepowodzenie projektu w 5 przyczynach
Podsumowanie

Wstęp

Szczegółowe przyczyny porażek projektów można wymieniać w nieskończoność. Sponsor zrezygnował? Materiały nie spełniły oczekiwań podczas testów u klienta? Okazało się, że budżet jest zdecydowanie za mały, a zespół się rozsypał? Każdemu z tych powodów warto przyjrzeć się bliżej, ponieważ to właśnie refleksyjne podejście do niepowodzeń pozwala skutecznie się przed nimi bronić. Jak więc odkryć problem, który kryje się u podstaw procesu jakim jest, niepowodzenie projektu?

5 x Dlaczego?

Aby nie kierować się emocjami i odkryć źródłowy powód, odpowiadający za niepowodzenie projektu, warto sięgnąć po sprawdzone metody. Idealnie nadaje się do tego technika pięciu pytań. Opracował ją Taiichi Ohno dla koncernu Toyota. Upowszechniła się natomiast dzięki dużej skuteczności. Dziś jest używana między innymi w zarządzaniu projektami opartym na metodach Lean i Six Sigma.

5 x Dlaczego? sprawdzi się pod warunkiem, że jesteśmy gotowi udzielić na nie szczerych i wyczerpujących odpowiedzi. W ten sposób być może uda się dotrzeć do źródła kłopotów. To zaś pomoże zapobiec powtarzaniu podobnych błędów.

Jeśli przyczyną porażki projektu jest przykładowo rezygnacja sponsora, trzeba odpowiedzieć na pytanie:

Dlaczego sponsor zrezygnował?

Kolejne odpowiedzi na pytania mogą wyglądać tak:

Dlaczego? – Ponieważ stracił zainteresowanie projektem.
Dlaczego? – Ponieważ nie znał obecnego stanu projektu.
Dlaczego? – Ponieważ zbyt rzadko był informowany o postępach w pracy.
Dlaczego? – Ponieważ podczas planowania komunikacji nie ustalono, z jaką częstotliwością będą odbywały się spotkania i kiedy mają być wysyłane raporty.
Dlaczego? – Ponieważ Project Manager nie zadbał o transparentność i komunikację w projekcie.

Przyjrzymy się zatem powodom, wpływajacym na niepowodzenie projektu, które odpowiadają na ostatnie, piąte pytanie “Dlaczego?”, czyli problemom źródłowym. To właśnie na potencjalne problemy źródłowe warto zwrócić baczną uwagę podczas planowania nowego przedsięwzięcia.

Niepowodzenie projektu w 5 przyczynach

Najtrudniejsze do rozwiązania problemy, które mogą spowodować porażkę projektu dotyczą domen:

interesariuszy – zdarza się, że już na etapie planowania pojawiają się niedomówienia, z których nie zdają sobie sprawy interesariusze uzgadniający szczegóły realizacji projektu
zespołu – zarówno zadanie stworzenia zespołu, jak i skuteczne zarządzanie jego pracą mogą okazać się trudne do wykonania
technicznej strony projektu – tak dostępność zasobów, jak i umiejętności zatrudnionych w projekcie osób
otoczenia biznesowego

Omówimy poniżej przyczyny porażek w następujących obszarach:

	Interesariusze	Zespół	Techniczna strona	Otoczenie
Komunikacja	X	X
Zakres projektu	X	X
Zasoby	X		X	X
Współpraca		X		X
Elastyczność		X	X	X

Niepowodzenia komunikacyjne

Problemy dotyczące transparentności i komunikacjiw trakcie realizacji to jedno z głównych zadań Project Managera. Musi on dokładnie zrozumieć oczekiwania klienta, a w razie wprowadzania zmian informować go na bieżąco o ich wpływie na zakres przedsięwzięcia. Brak formalnych ustaleń, a w konsekwencji konflikty, między interesariuszami a zespołem również istotnie wpływają na niepowodzenie projektu.

Ponieważ projekt jest przedsięwzięciem jednorazowym, ograniczonym przez określony czas i budżet, niejasny zakres może łatwo stać się przyczyną porażki. Przykładowo, zobowiązujemy się stworzyć prototyp elektrycznego rowera za 10000 dolarów w miesiąc. Jednak godzimy się na zmieniające się oczekiwania klienta. W ten sposób w trakcie realizacji okazuje się, że w ramach tego samego czasu i budżetu i z tym samym zespołem mamy stworzyć prototyp wodorowego motocykla.

Zmiany zakresu w projektach dotyczących oprogramowania czy organizacji wydarzeń bywają mniej jaskrawe niż w naszym przykładzie. Jednak zmiana wymagań i oczekiwanych rezultatów, kosmetyczna z punktu widzenia klienta, może sprawić, że wykonane zadania lądują w koszu. Zaś planowane działania zespołu wymagają nowych zasobów.

Problemy z zasobami

Problemy z surowcami czy komponentami koniecznymi do realizacji zadań technicznych mogą skutecznie zablokować realizację projektu. Dlatego Project Manager musi orientować się w otoczeniu biznesowym i konsultować się z członkami zaspołu – także w kwestii zasobów niezbędnych do realizacji projektu. Nieterminowe dostawy i brak dostępności mogą sprawić, że realizacja przedsięwzięcia utknie w martwym punkcie.

Duży problem stanowią też niskiej jakości rozwiązania, które zamiast ułatwiać realizację projektu, utrudniają go. Dotyczyć on może zarówno oprogramowania służącego do zarządzania projektami, jak i specjalistycznych rozwiązań specyficznych dla danego przedsięwzięcia – półproduktów, materiałów wizualnych, czy dostępności transportu.

Osobną kwestią związaną z zarządzaniem zasobami jest wymagany przez klienta czas realizacji zadań. Częstym powodem braku realizmu w ocenie terminów jest nacisk ze strony klienta lub brak doświadczenia firmy w realizacji podobnych projektów. Istnieją również projekty, których obszar realizacji nie pozwala na sprecyzowanie terminów wykonania. Są to między innymi projekty, w których tworzone są rozwiązania z dziedziny uczenia głębokiego. Osiągnięcie zakładanej trafności modelu może okazać się nie tylko niemożliwe do zrealizowania w określonym terminie, lecz w ogólne nieosiągalne ze względu na utrudniony dostęp do danych lub potrzebne moce obliczeniowe.

Trudności we współpracy

Kolejną trudnością, która może spowodować niepowodzenie projektu są trudności we współpracy wewnątrz zespołu. Mogą być spowodowane kwestiami interpersonalnymi. Jednak najczęstszą przyczyną jest źle pomyślany podział obowiązków, gdy jedna osoba jest nadmiernie obciążona pracą, a pozostałe czekają na nią z realizacją swoich zadań.

Przy formowaniu nowego zespołu pojawić się mogą także niespodziewane kłopoty ze znalezieniem i zatrudnieniem specjalistów. A także trudności z zarządzaniem zespołem pracującym w trybie zdalnym lub hybrydowym.

Brak elastyczności

Brak elastyczności i nieumiejętność dopasowania się do zmieniającego się otoczenia biznesowego to często pojawiająca się przyczyna, odpowiadająca za niepowodzenie projektu, szczególnie długoterminowego. Zmieniające się środowisko, wymagania prawne, a także dynamika konkurencji mogą sprawić, że osoba zarządzająca projektem nie nadąża za zmianami. Albo – co zdarza się jeszcze częściej – nie jest w stanie przekonać kluczowych interesariuszy do konieczności dynamicznego reagowania na zmiany. W ten sposób w momencie ukończenia projektu może okazać się, że jego rezultat jest już przestarzały, albo nie spełnia wymogów stawianych przez otoczenie.

Podsumowanie

Niepowodzenie projektu wiąże się czasem z nieprzewidzianymi i niemożliwymi do przewidzenia zdarzeniami. Dlatego odsetek projektów zakończonych fiaskiem nigdy nie będzie równy zeru. Do przewidywania ryzyka służą jednak odpowiednie narzędzia, a do radzenia sobie z nim – plany awaryjne. Już na etapie planowania kluczowe jest także zwracanie szczególnej uwagi na transparentność i komunikację z interesariuszami. Ważne jest także ścisłe określenie zakresu projektu, oraz uzgodnienie oczekiwań klienta i technicznych możliwości wykonawcy. Te czynności skutecznie oddalą nas od wydarzenia, jakim jest niepowodzenie projektu.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Jak dobrze zaplanować komunikację, aby zapobiec niepowodzeniu projektu?
Aby dobrze zaplanować komunikację, warto już na początku projektu zadać sobie następujące pytania:
- Kogo trzeba informować o przebiegu projektu?
- Które informacje powinny trafić do kogo?
- Dlaczego te informacje są przesyłane tej osobie?
- W jaki sposób najlepiej przekazywać te wiadomości?
- Jak często informować tego interesariusza o stanie projektu?
Pozwolą one utrzymywać płynność komunikacji, a nawet zautomatyzować przepływ dokumentów pomiędzy Project Managerem i interesariuszami.

Przerwa konserwacyjna

5 powodów, dla których projekty kończą się niepowodzeniem