Priorytetyzacja projektów

Czy ważniejsze jest rozpoczęcie ryzykownego projektu, który może szybko przynieść duży zysk? Czy raczej ukończenie tworzenia rozwiązań, które będą potencjalnie przynosić niższe, ale długoterminowe zyski i znajdują się w końcowej fazie realizacji? W wielu organizacjach realizowana jest równocześnie spora ilość projektów. Jak zabrać się za ich priorytetyzację przy ograniczonej ilości zasobów? Przeczytaj na czym polega priorytetyzacja projektów oraz jakimi metodami można ją ułatwić.

Co to jest priorytetyzacja projektów?

W poniższym tekście przyjrzymy się najpopularniejszym metodom, które ułatwiają podejmowanie decyzji w zakresie jakim jest priorytetyzacja projektów – zarówno tych prowadzonych niezależnie, jak i tych należących do programu lub portfolio projektów. Omówimy matrycę Eisenhowera, używaną nie tylko do priorytetyzacji projektów, ale także realizowanych w nich zadań. Przyjrzymy się bliżej także często stosowanej metodzie MoSCoW stworzonej przez Dai Clegga. A także modelowi DICE wymyślonemu w połowie lat ’90 w Boston Consulting Group.

Matryca Eisenhowera

Matryca Eisenowera pozwala na priorytetyzację projektów dzięki umieszczeniu ich w przestrzeni wyznaczonej przez dwie osie – tego, co pilne i tego, co ważne. Najczęściej przedstawia się ją za pomocą podobnej tabelki:

	PILNE	NIEPILNE
WAŻNE	Projekty priorytetowe, w których liczy się czas i które mają krytyczne znaczenie dla organizacji, na przykład: naprawa awarii naszego produktu u kluczowego klienta dostawa zamówień opóźnionych z powodu przerwania łańcucha dostaw dostarczenie przed konkurencją ważnej funkcjonalności aplikacji oczekiwanej przez klientów Są one realizowane w pierwszej kolejności przez kluczowy personel.	Projekty, w których zwykle najbardziej liczy się jakość oraz mają kluczowe znaczenie dla organizacji, na przykład: odświeżenie strony internetowej tak, aby była jak najlepiej dopasowana do obecnego wizerunku organizacji stworzenie i udostępnienie klientom interaktywnej bazy wiedzy dotyczącej produktów firmy Są one realizowane w drugiej kolejności przez kluczowy personel, lub delegowane specjalistom.
NIEWAŻNE	Projekty, w których liczy się czas, ale które nie mają wielkiej wagi dla organizacji, na przykład: zlecenie naprawy oświetlenia w korytarzu firmy organizacja transportu i noclegów na czas konferencji branżowej Są one delegowane, zwykle młodszym pracownikom lub osobom, które nie biorą obecnie udziału w ważnych projektach.	Projekty, co do których trzeba podjąć decyzję, czy w ogóle warto je realizować, na przykład: odpowiedź na zaproszenie na konferencję, która odbyła się kilka dni temu komentowanie wpisów konkurencji w mediach społecznościowych Są one realizowane w ostatniej kolejności, bądź nie są realizowane wcale.

PILNE

NIEPILNE

WAŻNE

Projekty priorytetowe, w których liczy się czas i które mają krytyczne znaczenie dla organizacji, na przykład:

naprawa awarii naszego produktu u kluczowego klienta
dostawa zamówień opóźnionych z powodu przerwania łańcucha dostaw
dostarczenie przed konkurencją ważnej funkcjonalności aplikacji oczekiwanej przez klientów

Są one realizowane w pierwszej kolejności przez kluczowy personel.

Projekty, w których zwykle najbardziej liczy się jakość oraz mają kluczowe znaczenie dla organizacji, na przykład:

odświeżenie strony internetowej tak, aby była jak najlepiej dopasowana do obecnego wizerunku organizacji
stworzenie i udostępnienie klientom interaktywnej bazy wiedzy dotyczącej produktów firmy

Są one realizowane w drugiej kolejności przez kluczowy personel, lub delegowane specjalistom.

NIEWAŻNE

Projekty, w których liczy się czas, ale które nie mają wielkiej wagi dla organizacji, na przykład:

zlecenie naprawy oświetlenia w korytarzu firmy
organizacja transportu i noclegów na czas konferencji branżowej

Są one delegowane, zwykle młodszym pracownikom lub osobom, które nie biorą obecnie udziału w ważnych projektach.

Projekty, co do których trzeba podjąć decyzję, czy w ogóle warto je realizować, na przykład:

odpowiedź na zaproszenie na konferencję, która odbyła się kilka dni temu
komentowanie wpisów konkurencji w mediach społecznościowych

Są one realizowane w ostatniej kolejności, bądź nie są realizowane wcale.

MoSCoW

Technika MoSCoW używana była pierwotnie przez firmę Oracle. Wymieniana jest też jako skuteczny schemat priorytetyzacji w najnowszym Project Management Body of Knowledge (PMBOK) obok analizy wielokryterialnej. Dzieli ona projekty na cztery kategorie:

Must-have – czyli takie, które muszą zostać zrealizowane, ponieważ są kluczowe dla samego funkcjonowania firmy; mogą to być projekty takie jak ustanowienie zabezpieczeń i zdefiniowanie uprawnień dostępu w firmowej chmurze, przygotowanie sprawozdań finansowych i raportów dla inwestora, albo wdrożenie rozwiązań u kluczowego klienta,
Should-want – czyli takie, które powinny zostać zrealizowane, bo ich zaniedbanie może pogorszyć działanie firmy; może to być na przykład zmiana siedziby na bardziej dogodnie położoną, albo wejście na nową, zyskującą popularność platformę sprzedażową,
Could-have – czyli takie, które zostaną zrealizowane “jeśli czas pozwoli”, ponieważ z dużym prawdopodobieństwem pozytywnie wpłyną na firmę; przykładem projektu z tej kategorii może być udział w wydarzeniu branżowym, albo przygotowanie konkursu dla kontrahentów,
Will not have – czyli takie, które być może zostaną zrealizowane w przyszłości, ale obecnie nie znajdują się na liście priorytetów.

DICE

Metoda DICE to jedna z bardziej rozpowszechnionych metod, dzięki którym priorytetyzacja projektów jest łatwiejsza. Pozwala przełożyć priorytety przypisywane projektom na wartości liczbowe i jest używana przez ponad 1000 dużych organizacji na całym świecie. Skrót DICE składa się z następujących komponentów:

D (Duration) – czas trwania projektu, któremu przyznaje się następujące wartości:
- 1 – gdy projekt trwa krócej niż 2 miesiące
- 2 – gdy projekt trwa 2-4 miesięcy
- 3 – gdy projekt trwa 4-8 miesięcy
- 4 – gdy projekt trwa powyżej 8 miesięcy
I (Team Performance Integrity) – zdolność zespołu, ze szczególnym uwzględnieniem Project Managera, do skutecznej realizacji projektu, której przyznaje się punkty o wartości:
- 1 – bardzo dobra
- 2 – dobra
- 3 – przeciętna
- 4 – niska
C (Commitment) – poziomy wsparcia, składające się z dwóch składowych
- C1 – widoczne wsparcie projektu ze strony sponsora lub zarządu
- C2 – wsparcie ze strony osób, na których sytuację wpływa realizacja projektu, gdzie każdej z nich odpowiadają następujące wartości:
  - 1 – jasno zakomunikowane wsparcie
  - 2 – dość wyraźne wsparcie
  - 3 – postawa neutralna
  - 4 – wyraźny opór
E (Effort) – wysiłek, jakiego wymaga realizacja projektu, wykraczający poza codzienne obowiązki związane z funkcjonowaniem firmy, gdzie wartości wyglądają następująco:
- 1 – mniej niż 10% dodatkowego nakładu
- 2 – 10-20% dodatkowego nakładu
- 3 – 20-40% dodatkowego nakładu
- 4 – więcej niż 40% dodatkowego nakładu

Wartość DICE oblicza się według następującego wzoru:

D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

W zależności od uzyskanego wyniku, można określić z prawdopodobieństwo, czy planowany projekt odniesie sukces, a tym samym priorytetyzacja projektów będzie prostsza:

7 – 14 – strefa wygranej – projekt ma bardzo duże szanse realizacji
14 – 17 – strefa zagrożenia – projekt ma pewne szanse na sukces
powyżej 17 – strefa rozpaczy – rezultat projektu jest trudny do przewidzenia lub projekt raczej się nie powiedzie.

Podsumowanie

Priorytetyzacja projektów to oczywiście nie tylko przedstawione metody ich selekcji i klasyfikacji. Wiele organizacji nie stosuje sformalizowanych metod, a priorytetyzacja projektów w niektórych branżach jest określana za pomocą zdania osoby kierującej się wyłącznie własnymi opiniami. Jednak szczególnie w przypadku, gdy równocześnie rozważane jest rozpoczęcie lub kontynuacja kilku projektów o kluczowym znaczeniu i zwiększonym ryzyku , warto posłużyć się narzędziami do priorytetyzacji. Gdy nie posługujemy się sformalizowanymi metodami, priorytetyzacja projektów może być trudnym zadaniem. Doświadczony Project Manager oprze jednak swoją wiedzę o metody zarządzania projektami i własne doświadczenie o przykładowych projektach.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Jakie jeszcze metody priorytetyzacji projektów są stosowane w biznesie?

Wśród metod stosowanych przez firmy realizujące równocześnie wiele projektów, warto wymienić Q-sort. Metoda ta polega na ocenie projektów parami według jednego, określonego kryterium. Na przykład odpowiadając na pytanie o to, realizacja którego z dwóch projektów będzie ważniejsza dla organizacji. Pozwala to na posegregowanie ich od najważniejszego do najmniej ważnego.
Czy matrycę Eisenhowera mogę zastosować do priorytetyzacji zadań w projekcie?

Tak, matrycę stosuje się często do priorytetyzacji zadań w backlogu projektu, na przykład pracując w Scrum lub Scrumban. Więcej o tym, jak można używać jej w tym celu opowiemy w tym tekście.