Realizacja projektu to wykonywanie zadań, które prowadzą do osiągnięcia zamierzonego celu. Domena realizacji projektu obejmuje zatem nie tylko wykonywanie codziennych zadań. To również tworzenie procesów, zarządzanie zasobami firmy, a także praca nad budowaniem otwartego, inkluzywnego środowiska sprzyjającego współpracy i nauce.

Realizacja projektu – spis treści:

  1. Wstęp
  2. Domena realizacji projektu
  3. Realizacja projektu a zarządzanie procesami
  4. Retrospektywa, uczenie się i doskonalenie
  5. Podsumowanie

Wstęp

Domena realizacji to jeden z ośmiu głównych obszarów, w których odbywają się działania związane z projektem. Nie jest tylko etapem następującym po planowaniu zadań. Domena realizacji podobnie jak domena planowania, określa raczej całość pracy toczącej się w czasie trwania przedsięwzięcia.

Domena realizacji projektu

Realizacja projektu to przede wszystkim długa lista zadań wykonywanych przez każdego członka zespołu projektowego. Są one wybierane z przygotowanej przez Project Managera listy zadań uporządkowanych według priorytetu, zwykle zamieszczonej na tablicy Kanban.

Wśród zadań nazywanych realizacją projektu znajdziemy zarówno powtarzające się cyklicznie czynności związane na przykład z aktualizacją oprogramowania. Jak i jednorazowe wydarzenia, takie jak zaprojektowanie logo dla aplikacji.

Na domenę realizacji projektu składają się działania związane z:

  • wykonywaniem codziennych zadań
  • opracowaniem nowych zadań
  • dokonywaniem zmian w zadaniach już wykonanych i planowanych do realizacji
  • tworzeniem wydajnych procesów
  • komunikacją z interesariuszami
  • zarządzaniem materiałami, wyposażeniem, danymi i innymi zasobami firmy
  • przygotowaniem dokumentów niezbędnych do realizacji projektu
  • obserwowaniem zmian w organizacji i poza nią, które mogą wpływać na proces, jakim jest realizacja projektu
  • bieżącym uczeniem się i korygowaniem działań

Przyjrzymy się nieco bliżej temu, jaką rolę w realizacji projektu odgrywają zarządzanie procesami oraz uczenie się , w którym stykają się najbliżej domeny monitorowania projektu i jego realizacji.

Realizacja projektu a zarządzanie procesami

Żeby zarządzanie procesami realizowanymi w ramach projektu służyło swoim celom, a nie zbędnej biurokracji, musi wynikać z praktyki. Dlatego ich opracowywanie współdzielone jest zwykle przez Project Managera i zespół projektowy. W takim podejściu każdy proces wewnętrzny, nazywany też technicznym lub produkcyjnym, jest równocześnie wyznaczany przez dwie osie:

  • etap realizacji zadania oraz
  • przepływ pracy dotyczący konkretnego zadania.

Etapy realizacji zadania

Etapy realizacji zadania są określane przez tzw. bramki , czyli kryteria, jakie spełniać musi zadanie, aby przejść do następnego etapu. Status danego zadania może zmieniać się następująco:

  • przeznaczone do realizacji – czyli umieszczone przez Project Managera na liście zadań do wykonania
  • w realizacji – czyli wybrane do wykonania przez jednego z członków zespołu projektowego
  • testowany – zadanie zostało wykonane i przekazane do innej osoby testującej poprawność i jakość jego wykonania, w razie niepowodzenia testów zadanie wraca do poprzedniego etapu
  • oczekujący na publikację – zadanie pozytywnie przeszło testy i zostało zatwierdzone do publikacji, produkcji lub przekazania klientowi, w zależności od rodzaju realizowanego projektu
  • gotowe – wszystkie prace zostały wykonane i rezultat został zatwierdzony jako gotowy

Ilość statusów jest dopasowywana do potrzeb zespołu projektowego i specyfiki realizowanych zadań. Używaną często wersją minimum jest zaś trójka zaczerpnięta z klasycznych tablic Kanban określająca zadanie jako “do realizacji”, “w realizacji”, oraz “gotowe”.

Przepływ pracy

Przepływ pracy, czyli workflow, dotyczy tego, jakie są kroki potrzebne do realizacji zadania i kto w danym momencie je realizuje. Określa zatem odpowiedzialność za realizację zadania. Workflow wskazuje też, jakie działanie trzeba podjąć, aby zadanie mogło przejść do kolejnego etapu realizacji.

Zastanówmy się, jak może wyglądać workflow zadania: “opublikować post na LinkedIn na temat realizacji projektu”. Ma ono zmienić status z “w realizacji” na “gotowe”. Jego workflow może wyglądać następująco:

  • wybór tematu posta i treści publikacji – osoba odpowiedzialna to specjalistka zajmująca się marketingiem w social mediach, która przekazuje zadanie do wykonania copywriterowi i grafikowi
  • przygotowanie tekstu – zadanie realizuje freelancer specjalizujący się w pisaniu tekstów
  • opracowanie grafiki – grafik przygotowuje oprawę wizualną zgodną z brandingiem firmy,
  • kontrola jakości – ocena specjalisty od marketingu i ewentualne poprawki lub zatwierdzenie do publikacji
  • publikacja – decyzję o czasie zamieszczenia posta podejmuje osoba zarządzająca terminarzem wpisów.

Optymalizacja procesów

Realizacja projektu posiada kolejnej ważną część, gdy mówimy o zarządzaniu procesami czyli optymalizację. Polega ona na monitorowaniu, oraz reorganizacji procesu, jeśli nie działa on płynnie. Skupia się głównie na eliminacji wąskich gardeł (bottlenecks) – czyli momentów, w których jedna osoba jest odpowiedzialna za więcej zadań, niż jest w stanie wykonać, zaś pozostali członkowie zespołu czekają bezczynnie aż skończy. Wąskie gardła mogą dotyczyć także wydajności maszyn lub czasu wykonania lub dostawy komponentów przez zewnętrznego dostawcę.

Retrospektywa, uczenie się i doskonalenie

Dowartościowanie uczenia się i tworzenia inkluzywnego środowiska wspierającego komunikację i wzajemną pomoc prowadzi do świetnych rezultatów w zarządzaniu projektem. Dlatego podczas spotkań z zespołem warto zwrócić szczególną uwagę na:

  • najlepiej wykonane zadania i świętowanie sukcesów
  • porażki w realizacji zadań bez obarczania winą członków zespołu
  • refleksję nad sposobem pracy i współpracy w zespole

Wspólne doskonalenie i wyciąganie wniosków z własnych sukcesów i porażek to najlepszy sposób na wypracowanie dobrych praktyk w realizacji zadań. Natomiast refleksja nad sposobem pracy, motywacją, wykorzystywanymi narzędziami, a nawet podziałem ról w zespole prowadzi do poprawy ogólnej skuteczności zespołu. Dlatego tak ważne są regularne spotkania poświęcone nie tylko podsumowaniom wykonywanej pracy, lecz także retrospektywie.

Część zdobywanej wiedzy może być bowiem wykorzystana natychmiast. W ten sposób zespół przyspiesza realizację zadań i pogłębia współpracę. Członkowie zespołu projektowego uczą się od siebie nawzajem coraz lepszych metod realizacji zadań i doskonalą współpracę.

Podsumowanie

Realizacja projektu wymaga od Project Managera projektowania procesów, nadzoru nad toczącymi się procesami, ich równoczesnej obserwacji i stopniowego doskonalenia. Do domeny realizacji należą także wszystkie zadania wykonywane przez zespół projektowy, które prowadzą stopniowo do realizacji celu przedsięwzięcia.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Realizacja projektu caroline becker avatar 1background

Autor: Karolina Berecka

Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Najważniejsze pytania

  1. Jakie zadania nie należą do domeny realizacji projektu?

    Do domeny realizacji projektu nie należą zadania związane z jego planowaniem, takie jak urządzenie miejsca albo zakup specjalistycznego sprzętu, na którym realizowany będzie projekt. Osobną od realizacji domenę stanowią również działania związane z monitorowaniem realizacji projektu, takie jak prowadzenie statystyk efektywności zespołu albo wykorzystania zasobów.

Project management kompendium wiedzy:

  1. Czym jest projekt?
  2. Co to jest zarządzanie projektami?
  3. Jak zarządzać projektami? Metody zarządzania projektami 1
  4. Jak zarządzać projektami? Metody zarządzania projektami 2
  5. Jakie są rodzaje projektów?
  6. Przykłady projektów
  7. Priorytetyzacja projektów
  8. Projekt - obszary działania
  9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
  10. Oprogramowania do zarządzania projektami - dlaczego warto je używać?
  11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami
  12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
  13. Cykl życia projektu
  14. Do czego służy wizja projektu?
  15. Cel projektu. Co to jest i jak go dobrze określić?
  16. Faza inicjacji projektu
  17. Domena planowania w zarządzaniu projektem
  18. Czym jest harmonogram projektu?
  19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
  20. Realizacja projektu
  21. Jak przygotować plan awaryjny?
  22. Zakończenie projektu
  23. 5 przyczyn niepowodzenia projektu
  24. 5P - projekt, produkt i program
  25. 5P - portfel i portfolio projektów
  26. Project Manager - zadania i obowiązki
  27. Project Manager - przydatne umiejętności
  28. Project Manager - jak nim zostać?
  29. Project Manager - 5 książek, które powinien przeczytać
  30. Jak założyć zespół projektowy?
  31. WBS - podział pracy w projekcie
  32. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
  33. Wyzwania Project Managera podczas pracy w zespole
  34. Typy spotkań projektowych
  35. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
  36. Jak napisać skuteczne uzasadnienie biznesowe?
  37. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć scope creep?
  38. Studium wykonalności, czyli: czy ten projekt da się zrealizować?
  39. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia, które mogą pomóc
  40. Karta projektu - jak ją stworzyć?
  41. Rejestr interesariuszy. Co to jest?
  42. Wykres Gantta w planowaniu projektu
  43. Jak stworzyć budżet projektu?
  44. Zarządzanie czasem w projekcie
  45. Rejestr czynników ryzyka w projekcie. Jak go przygotować?
  46. Strategie zarządzania ryzykiem w projekcie
  47. Marketing projektu
  48. Źródła i obszary zmiany w projekcie
  49. Modele zarządzania zmianą w projekcie
  50. Najnowsze metody zarządzania projektami