Realizacja projektu| Firmbee

Realizacja projektu to wykonywanie zadań, które prowadzą do osiągnięcia zamierzonego celu. Domena realizacji projektu obejmuje zatem nie tylko wykonywanie codziennych zadań. To również tworzenie procesów, zarządzanie zasobami firmy, a także praca nad budowaniem otwartego, inkluzywnego środowiska sprzyjającego współpracy i nauce.

Realizacja projektu – spis treści:

Wstęp
Domena realizacji projektu
Realizacja projektu a zarządzanie procesami
Retrospektywa, uczenie się i doskonalenie
Podsumowanie

Wstęp

Domena realizacji to jeden z ośmiu głównych obszarów, w których odbywają się działania związane z projektem. Nie jest tylko etapem następującym po planowaniu zadań. Domena realizacji podobnie jak domena planowania, określa raczej całość pracy toczącej się w czasie trwania przedsięwzięcia.

Domena realizacji projektu

Realizacja projektu to przede wszystkim długa lista zadań wykonywanych przez każdego członka zespołu projektowego. Są one wybierane z przygotowanej przez Project Managera listy zadań uporządkowanych według priorytetu, zwykle zamieszczonej na tablicy Kanban.

Wśród zadań nazywanych realizacją projektu znajdziemy zarówno powtarzające się cyklicznie czynności związane na przykład z aktualizacją oprogramowania. Jak i jednorazowe wydarzenia, takie jak zaprojektowanie logo dla aplikacji.

Na domenę realizacji projektu składają się działania związane z:

wykonywaniem codziennych zadań
opracowaniem nowych zadań
dokonywaniem zmian w zadaniach już wykonanych i planowanych do realizacji
tworzeniem wydajnych procesów
komunikacją z interesariuszami
zarządzaniem materiałami, wyposażeniem, danymi i innymi zasobami firmy
przygotowaniem dokumentów niezbędnych do realizacji projektu
obserwowaniem zmian w organizacji i poza nią, które mogą wpływać na proces, jakim jest realizacja projektu
bieżącym uczeniem się i korygowaniem działań

Przyjrzymy się nieco bliżej temu, jaką rolę w realizacji projektu odgrywają zarządzanie procesami oraz uczenie się , w którym stykają się najbliżej domeny monitorowania projektu i jego realizacji.

Realizacja projektu a zarządzanie procesami

Żeby zarządzanie procesami realizowanymi w ramach projektu służyło swoim celom, a nie zbędnej biurokracji, musi wynikać z praktyki. Dlatego ich opracowywanie współdzielone jest zwykle przez Project Managera i zespół projektowy. W takim podejściu każdy proces wewnętrzny, nazywany też technicznym lub produkcyjnym, jest równocześnie wyznaczany przez dwie osie:

etap realizacji zadania oraz
przepływ pracy dotyczący konkretnego zadania.

Etapy realizacji zadania

Etapy realizacji zadania są określane przez tzw. bramki , czyli kryteria, jakie spełniać musi zadanie, aby przejść do następnego etapu. Status danego zadania może zmieniać się następująco:

przeznaczone do realizacji – czyli umieszczone przez Project Managera na liście zadań do wykonania
w realizacji – czyli wybrane do wykonania przez jednego z członków zespołu projektowego
testowany – zadanie zostało wykonane i przekazane do innej osoby testującej poprawność i jakość jego wykonania, w razie niepowodzenia testów zadanie wraca do poprzedniego etapu
oczekujący na publikację – zadanie pozytywnie przeszło testy i zostało zatwierdzone do publikacji, produkcji lub przekazania klientowi, w zależności od rodzaju realizowanego projektu
gotowe – wszystkie prace zostały wykonane i rezultat został zatwierdzony jako gotowy

Ilość statusów jest dopasowywana do potrzeb zespołu projektowego i specyfiki realizowanych zadań. Używaną często wersją minimum jest zaś trójka zaczerpnięta z klasycznych tablic Kanban określająca zadanie jako “do realizacji”, “w realizacji”, oraz “gotowe”.

Przepływ pracy

Przepływ pracy, czyli workflow, dotyczy tego, jakie są kroki potrzebne do realizacji zadania i kto w danym momencie je realizuje. Określa zatem odpowiedzialność za realizację zadania. Workflow wskazuje też, jakie działanie trzeba podjąć, aby zadanie mogło przejść do kolejnego etapu realizacji.

Zastanówmy się, jak może wyglądać workflow zadania: “opublikować post na LinkedIn na temat realizacji projektu”. Ma ono zmienić status z “w realizacji” na “gotowe”. Jego workflow może wyglądać następująco:

wybór tematu posta i treści publikacji – osoba odpowiedzialna to specjalistka zajmująca się marketingiem w social mediach, która przekazuje zadanie do wykonania copywriterowi i grafikowi
przygotowanie tekstu – zadanie realizuje freelancer specjalizujący się w pisaniu tekstów
opracowanie grafiki – grafik przygotowuje oprawę wizualną zgodną z brandingiem firmy,
kontrola jakości – ocena specjalisty od marketingu i ewentualne poprawki lub zatwierdzenie do publikacji
publikacja – decyzję o czasie zamieszczenia posta podejmuje osoba zarządzająca terminarzem wpisów.

Optymalizacja procesów

Realizacja projektu posiada kolejnej ważną część, gdy mówimy o zarządzaniu procesami czyli optymalizację. Polega ona na monitorowaniu, oraz reorganizacji procesu, jeśli nie działa on płynnie. Skupia się głównie na eliminacji wąskich gardeł (bottlenecks) – czyli momentów, w których jedna osoba jest odpowiedzialna za więcej zadań, niż jest w stanie wykonać, zaś pozostali członkowie zespołu czekają bezczynnie aż skończy. Wąskie gardła mogą dotyczyć także wydajności maszyn lub czasu wykonania lub dostawy komponentów przez zewnętrznego dostawcę.

Retrospektywa, uczenie się i doskonalenie

Dowartościowanie uczenia się i tworzenia inkluzywnego środowiska wspierającego komunikację i wzajemną pomoc prowadzi do świetnych rezultatów w zarządzaniu projektem. Dlatego podczas spotkań z zespołem warto zwrócić szczególną uwagę na:

najlepiej wykonane zadania i świętowanie sukcesów
porażki w realizacji zadań bez obarczania winą członków zespołu
refleksję nad sposobem pracy i współpracy w zespole

Wspólne doskonalenie i wyciąganie wniosków z własnych sukcesów i porażek to najlepszy sposób na wypracowanie dobrych praktyk w realizacji zadań. Natomiast refleksja nad sposobem pracy, motywacją, wykorzystywanymi narzędziami, a nawet podziałem ról w zespole prowadzi do poprawy ogólnej skuteczności zespołu. Dlatego tak ważne są regularne spotkania poświęcone nie tylko podsumowaniom wykonywanej pracy, lecz także retrospektywie.

Część zdobywanej wiedzy może być bowiem wykorzystana natychmiast. W ten sposób zespół przyspiesza realizację zadań i pogłębia współpracę. Członkowie zespołu projektowego uczą się od siebie nawzajem coraz lepszych metod realizacji zadań i doskonalą współpracę.

Podsumowanie

Realizacja projektu wymaga od Project Managera projektowania procesów, nadzoru nad toczącymi się procesami, ich równoczesnej obserwacji i stopniowego doskonalenia. Do domeny realizacji należą także wszystkie zadania wykonywane przez zespół projektowy, które prowadzą stopniowo do realizacji celu przedsięwzięcia.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Jakie zadania nie należą do domeny realizacji projektu?

Do domeny realizacji projektu nie należą zadania związane z jego planowaniem, takie jak urządzenie miejsca albo zakup specjalistycznego sprzętu, na którym realizowany będzie projekt. Osobną od realizacji domenę stanowią również działania związane z monitorowaniem realizacji projektu, takie jak prowadzenie statystyk efektywności zespołu albo wykorzystania zasobów.