Jak przygotować studium wykonalności?

Studium wykonalności jest kluczowym krokiem w ustaleniu, czy proponowany projekt jest opłacalny i wart realizacji. Obejmuje ocenę technicznych, finansowych, organizacyjnych i prawnych aspektów projektu. Zaś jego celem jest ustalenie, czy projekt ma wystarczające szanse na pomyślne i terminowe ukończenie.

Studium wykonalności – spis treści:

Wstęp
Jak przygotować studium wykonalności?
Jakie dane warto zawrzeć w studium wykonalności?
Podsumowanie

Wstęp

Studia wykonalności były używane były w Europie od czasów Cesarstwa Rzymskiego, kiedy inżynierowie przeprowadzali je w celu określenia wykonalności infrastruktury budowlanej, takiej jak drogi i akwedukty.

Jednym ze źródeł omawiających wykorzystanie studiów wykonalności w starożytności jest książka „Studium wykonalności: starożytne korzenie, współczesne zastosowania” autorstwa Davida G. Luenbergera. Autor wspomina nie tylko o Rzymianach. Podaje również przykłady tego, jak starożytni Egipcjanie i Chińczycy stosowali podobne metody do oceny wykonalności projektów na dużą skalę, takich jak budowa piramid i Wielkiego Muru Chińskiego.

Niektóre zasady i techniki przygotowania studium stosowane w starożytności są używane dzisiaj. To, co najważniejsze pozostało niezmienione: przygotowując studium Project Manager powinien jasno określić, co projekt ma osiągnąć, jakie widzi szanse i zagrożenia, a także wskazać metody, jakich używał do pozyskania danych zawartych w studium.

W odróżnieniu od starożytnych, dzisiejsi Project Managerowie nie mogą poprzestawać jednak na jednym studium wykonalności. Zwykle podstawowy dokument przygotowywany jest w fazie inicjacji projektu, jednak zawarte w nim dane i wskazówki są aktualizowane wraz z osiąganiem kamieni milowych bądź w momencie pojawienia się ważnych zmian na rynku.

Jak przygotować studium wykonalności?

Aby przygotować studium wykonalności, należy wykonać kilka kluczowych kroków:

Zdefiniować cele i zakres projektu
Przeprowadzić analizę rynku.

Celem analizy jest określenie rynku docelowego – grupy odbiorców, jej wielkości i dostępności, a także siły konkurencji. Ważnym elementem jest także ocena potencjalnego zapotrzebowania na rezultaty projektu. Jej przygotowanie może wiązać się z przeprowadzeniem wstępnych badań wśród docelowej grupy odbiorców.

Ocenić wykonalność techniczną.

Ocena wykonalności technicznej powinna uwzględniać odpowiedź na dwa kluczowe pytania:

Czy organizacja dysponuje technologiami i zasobami niezbędnymi do ukończenia projektu?
Czy zakres projektu uwzględnia stworzenie bądź dostosowanie dostępnych technologii do potrzeb realizacji? A jeśli tak, jakie jest ryzyko związane z tworzeniem albo modyfikacją tych rozwiązań?

Oszacować ryzyko finansowe.

Ryzyko finansowe odgrywa różną rolę w zależności od typu projektu. Jeśli jego rezultaty mają być źródłem dochodu, najważniejsze pytanie, które zadają interesariusze brzmi: “Czy jest on opłacalny finansowo?”. Jeśli natomiast projekt polega np. na modernizacji lub realizacji badań, ryzyko finansowe wiąże się z planowanymi efektami wdrożenia planowanych rozwiązań. W tym przypadku pytania można sformułować następująco: “W jakiej perspektywie zwróci się inwestycja, biorąc pod uwagę zakładaną poprawę efektywności po modernizacji?”, albo “Jak przekłada się ryzyko niepowodzenia projektu badawczego na potencjalne stworzenie patentu o potencjale wdrożeniowym w razie jego powodzenia?”.

Rozważyć wykonalność z punktu widzenia organizacji.

Jakie zmiany będą musiały zostać wprowadzone w funkcjonowaniu organizacji celu realizacji projektu?
Jak wpłyną one na dotychczasowy tryb funkcjonowania organizacji?
Jakie zasoby będą musiały zostać wykorzystane w inny sposób?

Wziąć pod uwagę aspekty prawne.

Będzie to szczególnie ważne w projektach, których wykonanie ma miejsce w przestrzeni publicznej, albo takich, których realizacja wiąże się z dziedzinami wymagającymi specjalnych pozwoleń – na przyklad medycyną, technologiami mogącymi zagrażać środowisku naturalnemu, działąniami wymagającymi wykorzystania danych osobowych.

Przygotować raport. Studium wykonalności jest dokumentem, który najczęściej jest przedstawiany zarządowi organizacji. Dlatego tak ważne jest sporządzenie krótkiego podsumowania, w którym zostaną zawarte najważnejsze informacje i dane, a także zalecenia Project Managera dotyczące dalszych działań.

Jakie dane warto zawrzeć w studium wykonalności?

Aby uczynić studium wykonalności bardziej wiarygodnym, Project Manager powinien przeprowadzić lub zlecić badania, aby uzyskać:

kosztorysy materiałów, robocizny, sprzętu i oprogramowania
projekcje finansowe dochodów i wydatków uwzględniające inflację i wahania cen
specyfikacje techniczne i możliwości wymaganej technologii
informacje o wszelkich odpowiednich przepisach lub wymaganiach prawnych
dane dotyczące rynku, a w szczególności:

grupy docelowej rezultatów projektu – m.in. jej preferencji, sposobów komunikacji, zasobności,
popytu i nasycenia rynku
trendów i kierunków rozwoju

Szczegółowe analizy oparte na dużych zbiorach danych można uzyskać korzystając z raportów publikowanych przez agencje specjalizujące się w badaniach rynku, takie jak:

Gartner
IPSOS
Nielsen
IQVIA
Kantar

Warto pamiętać, że dane w studium wykonalności muszą być aktualizowane w przypadku długoterminowych projektów. Jest to kluczowy krok w procesie rzetelnego opracowywania projektu, który w dłuższej perspektywie może zaoszczędzić sporo czasu i zasobów dzięki wczesnej identyfikacji potencjalnych problemów.

Podsumowanie

Studium wykonalności jest kluczowym dokumentem pozwalającym ustalić, czy proponowany projekt jest opłacalny i wart realizacji. Obejmuje ono ocenę aspektów technicznych, finansowych i operacyjnych projektu, a jego celem jest stwierdzenie, czy może on zostać pomyślnie ukończony. Wczesne wykrycie potencjalnych problemów pozwoli na szybką reakcję, zmianę celów lub priorytów projektu, a także oszczędność czasu i zasobów.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty