Zarządzanie czasem w projekcie

Sprawne zarządzanie czasem w projekcie jest kluczowe dla jego powodzenia. Jednak według badania PMI z 2021 roku wciąż tylko 55% projektów jest realizowane zgodnie z harmonogramem. Najczęściej Project Managerowie napotykają na problemy wynikające z nierealistycznych harmonogramów, braku elastyczności i stosowania nieodpowiednich narzędzi. Zarządzanie czasem polega bowiem na planowaniu, monitorowaniu i kontrolowaniu czasu realizacji projektu, zaś Project Manager jest odpowiedzialny za wyznaczanie celów i ustalanie priorytetów, aby zapewnić realizację zadań zgodnie z harmonogramem.

Zarządzanie czasem w projekcie – spis treści:

Wstęp
Na czym polega zarządzanie czasem w projekcie?
Problemy z zarządzaniem czasem w projekcie
Metody zarządzania czasem w projekcie
Podsumowanie

Wstęp

Projekty muszą być realizowane w określonym czasie, zgodnie z założonym harmonogramem, aby nie przynosić strat i nie stanowić zagrożenia dla organizacji. Przesuwanie terminów generuje dodatkowe koszty, wpływa na inne zadania realizowane w firmie i prowadzi do nawarstwiania się zadań oraz szybkiego zwiększania złożoności projektu. Jak zatem dobrze zabrać się za zarządzanie czasem w projekcie już na etapie jego planowania?

Na czym polega zarządzanie czasem w projekcie?

Zarządzanie czasem w projekcie to przede wszystkim:

Project Manager powinien wyznaczać cele i ustalać priorytety, aby zapewnić, że projekt jest realizowany zgodnie z harmonogramem. W tym celu, Project Manager powinien dokładnie planować każdy etap projektu, uwzględniając czas potrzebny na wykonanie każdej czynności i najbardziej prawdopodobne przeszkody w ich realizacji.

Problemy z zarządzaniem czasem w projekcie

Zarządzanie czasem w projekcie najczęściej utrudniają problemy takie jak:

Nierealistyczne harmonogramy – szczególnie podczas pracy z nowym zespołem lub w dziedzinie obarczonej wysokim ryzykiem stworzenie trafnego harmonogramu i określenie realistycznych kamieni milowych wymaga doświadczenia i jest bardzo trudne; dlatego często zdarza się, że podczas planowania projektu powstają harmonogramy, które są niemożliwe do wykonania w wyznaczonym czasie.
Brak elastyczności – brak elastyczności to zbyt ciasno ustawione ramy czasowe, brak czasu przewidzianego na wdrożenie nowych członków zespołu, albo brak planu awaryjnego na wypadek przestoju spowodowanego brakiem surowców czy oczekiwanego zainteresowania rynku.
Nieodpowiednie narzędzia – Project Managerzy często korzystają z nieodpowiednich narzędzi do zarządzania czasem, co prowadzi do błędów w szacowaniu trwania zadań i zależności między nimi.

Zarządzanie czasem w projekcie – metody

Aby uniknąć tych problemów lub zmniejszyć związane z nimi ryzyko niepowodzenia projektu, Project Manager powinien dokładnie przyjrzeć się metodom i narzędziom do zarządzania czasem w projekcie: metodzie Pareto, ABC, oraz metodzie Eisenhowera.

Metoda Pareto

Włoski uczony, Vilfredo Pareto, uprawiał w swoim ogrodzie groch. Zauważył przy tym, że aż 80% nasion grochu znajduje się w 20% strączków. Jako że zajmował się głównie ekonomią, wkrótce stwierdził, że zasada ta stosuje się także do innych dziedzin życia. Na przykład, jego czasach 80% ziemi we Włoszech należało do 20% populacji.

Wkrótce okazało się, że narzędzie, nazwane później metodą Pareto, sprawdza naprawdę szeroko, szczególnie w problemach biznesowych. Pomaga między innymi w identyfikacji:

najważniejszych zadań do wykonania w projekcie, a także
rodzaju zadań najczęściej powodujących opóźnienia,
najczęstszych przyczyn opóźnień, niezależnie od rodzaju zadania.

Metoda Pareto opiera się ona na założeniu, że 20% działań przynosi 80% efektów. W praktyce oznacza to, że aby uniknąć opóźnień Project Manager powinien skupić swoją uwagę na:

identyfikacji najważniejszych 20% zadań w projekcie i zapewnić, aby były one wykonywane w pierwszej kolejności,
wykryciu zadań powodujących opóźnienia i zrozumienia ich przyczyny,
identyfikacji 20% najczęstszych przyczyn opóźnień i pracy nad ich wyeliminowaniem.

Metoda Pareto jest często wizualizowana za pomocą diagramu Pareto. Łączy on diagram słupkowy z liniowym, gdzie:

na osi X zaznaczone są na przykład przyczyny opóźnień ułożone w kolejności od najczęściej występujących,
na osi Y znajduje się ilość ich wystąpień oraz procentowy udział w całkowitej liczbie opóźnień,
wykres liniowy pozwala łatwo zidentyfikować, które przyczyny opóźnień mieszczą się w najważniejszych górnych dwudziestu procentach.

Metoda ABC

Metoda ABC polega na oznaczeniu zadań według ich ważności – klasy A, B i C. Zadania klasy:

A – są najważniejsze i wymagają największej uwagi,
B – są ważne, ale mniej pilne,
C – są nieistotne i można je odłożyć na później.

Dzięki temu Project Manager może skupić się na najważniejszych zadaniach i nie tracić czasu na koncentrację na tych mniej ważnych.

Metoda ABC jest prosta w użyciu i łatwo ją zrozumieć. Przydatna jest szczególnie w projektach, w których jest wiele zadań, ale wszystkie mają podobne ważności.

Metoda Eisenhowera

Metoda Eisenhowera zwana również macierzą Eisenhowera, to chyba najczęściej używane narzędzie służące do priorytetyzacji zadań, celów, a nawet całych projektów. Metoda polega na podziale zadań na pilne i niepilne, ważne i nieważne, a następnie na skupieniu się na tych, które są zarówno pilne, jak i ważne.

Zwykle wizualizowana jest za pomocą dwóch krzyżujących się linii dzielących kartkę na ćwiartki.

	PILNE	NIEPILNE
WAŻNE	Do zrobienia od razu	Do zaplanowania wkrótce
NIEWAŻNE	Do delegowania lub wykonania w miarę wolnego czasu	Do odrzucenia

Project Manager powinien zadać sobie pytanie: czy to zadanie jest pilne i ważne, czy tylko pilne, czy tylko ważne, czy w ogóle nie jest ani pilne, ani ważne. Dzięki temu może skupić się na najważniejszych zadaniach i nie tracić czasu na te, które nie przyniosą żadnego efektu.

Aby skutecznie stosować macierz Eisenhowera, trzeba regularnie aktualizować status umieszczonych w niej zadań. Często bowiem zadanie z dnia na dzień przeskakuje do kategorii tych najpilniejszych.

Podsumowanie

Zarządzanie czasem w projekcie wpływa na jakość i sukces projektu. Dlatego Project Manager powinien znać i stosować narzędzia takie jak metoda Pareto, metoda ABC i metoda Eisenhowera, a także na bieżąco aktualizować status realizacji wszystkich zadań w projekcie. W tym celu powinien stale komunikować się z wszystkimi zaangażowanymi stronami i dostosowywać harmonogram do zmian, które mogą wystąpić.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Jakie unikalne podejście można wdrożyć w zarządzaniu czasem w projekcie, aby zoptymalizować jego realizację?

W zarządzaniu czasem w projekcie można wdrożyć unikalne podejście, takie jak wykorzystywanie metod agresywnego planowania lub stosowanie metody zwrotnej kontroli (feedback loop), aby na bieżąco monitorować postępy i dostosowywać plany. Można też stosować techniki zarządzania ryzykiem, aby upewnić się, że projekt ma szansę na realizację w wyznaczonym czasie.
W jaki sposób można motywować zespół do realizacji projektu w wyznaczonym czasie?

Można motywować zespół do realizacji projektu w wyznaczonym czasie poprzez stworzenie wizji sukcesu i wspólnego celu [link 15], udzielanie wystarczającej liczby informacji zwrotnych i zachęcanie do dzielenia się wiedzą i doświadczeniem [link 30]. Można też stosować systemy nagród, aby zachęcić zespół do realizacji projektu w wyznaczonym czasie.
Jakie są najczęstsze przeszkody w realizacji projektu w wyznaczonym czasie i jak można je pokonać?

Najczęstsze przeszkody w realizacji projektu w wyznaczonym czasie to niedostateczne zasoby, niejasne wymagania i brak odpowiedniej komunikacji. Aby im zaradzić, należy dokładnie zdefiniować cele projektu i przeprowadzić szczegółowe analizy czasowe, aby uniknąć nieprzewidywalnych opóźnień. W czasie realizacji zadań warto sięgnąć po komunikatory, kalendarze i platformy do zarządzania projektem, aby umożliwić zespołowi współpracę i udostępnianie informacji.