Zarządzanie ryzykiem w projekcie jest kluczowe dla jego sukcesu. Według badań, jedynie 30% projektów udaje się zrealizować zgodnie z planem, a ponad 70% z nich zmaga się z opóźnieniami lub dodatkowymi wydatkami. Aby uniknąć takich niepowodzeń, Project Manager powinien być świadomy najważniejszych zagrożeń i wdrożyć odpowiednie środki zaradcze. Właśnie w tym celu powstaje rejestr czynników ryzyka. Jest on narzędziem, które pomaga zarządzać i przewidywać zagrożenia związane z projektem. Jak jednak przygotować rejestr ryzyka, żeby spełniał swoje zadanie podczas planowania i realizacji projektu?
Rejestr czynników ryzyka w projekcie – spis treści:
- Wstęp
- Jak powinien wyglądać rejestr czynników ryzyka?
- Jak przygotować rejestr czynników ryzyka?
- Podsumowanie
Wstęp
Ryzyko jest nieodłączną częścią każdego projektu. Aby skutecznie nim zarządzać, potrzebne jest narzędzie, które pomaga identyfikować, monitorować i skutecznie reagować na pojawiające się ryzyko. Tym narzędziem jest właśnie rejestr czynników ryzyka.
Pomyślne zakończenie wielu projektów korporacyjnych i organizacyjnych jest zagrożone na pewnym etapie realizacji. Z tego powodu ważne jest, aby Project Manager znał metody i narzędzia zarządzania ryzykiem, a przede wszystkim – aby umiejętnie przygotował rejestr czynników ryzyka.
Rejestr ryzyka, nazywany również dziennikiem ryzyka lub rejestrem czynników ryzyka, jest dokumentem, w którym zapisane są wszystkie zidentyfikowane ryzyka, zagrożenia, ich analiza oraz środki przeciwdziałania dotyczące danego projektu. Służy do gromadzenia i przechowywania informacji o wszelkich zagrożeniach i szansach związanych z projektem.
Jak powinien wyglądać rejestr czynników ryzyka?
Rejestr ryzyka powinien być dokumentem czytelnym i zawierać następujące informacje dla każdego rodzaju ryzyka:
- możliwe konsekwencje – jakie zagrożenia wiążą się z wystąpieniem tego ryzyka? Czy pociągnie ono za sobą wystąpienie kolejnych? I czy można temu zapobiec?
- prawdopodobieństwo wystąpienia – czy to ryzyko “codzienne”, związane z na przykład opóźnieniami w realizacji zadań; czy raczej rzadko pojawiające się zagrożenie, które może postawić pod znakiem zapytania cały projekt?
- priorytet – jak poważne jest to ryzyko w odniesieniu do innych o podobnym prawdopodobieństwie wystąpienia?
- odpowiedzialne osoby – kto będzie osobą odpowiedzialną za właściwą, szybką i efektywną reakcję na ryzyko?
- plan reakcji na ryzyko – jakie działania należy podjąć w razie pojawienia się ryzyka?
Rejestr czynników ryzyka powinien zatem pomieścić informacje na temat wszystkich zidentyfikowanych zagrożeń, ich analizy, jak również środki przeciwdziałania. Powinien także być aktualizowany i udostępniany wszystkim interesariuszom projektu, aby każdy mógł na bieżąco śledzić i reagować na pojawiające się zagrożenia i sytuacje kryzysowe.

Jak przygotować rejestr czynników ryzyka?
Przygotowanie rejestru ryzyka składa się z kilku kroków:
- Identyfikacja ryzyka.
- Ocena ryzyka.
- Jakie zagrożenia są najbardziej prawdopodobne? Warto również wypisać je w kolejności odpowiadającej prawdopodobieństwu wystąpienia. Dzięki temu można ustalić, które z nich wymagają najwięcej uwagi.
- Jakie mogą być ich konsekwencje? Tutaj najlepszym sposobem będzie rozpoczęcie listy od najpoważniejszych konsekwencji.
- Planowanie reakcji na ryzyko.
- Aktualizacja rejestru.
Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie wszystkich czynników ryzyka związanych z projektem. Można to zrobić przez przeprowadzenie z zespołem sesji brainstormingu lub przegląd literatury związanej z projektem. Po stworzeniu długiej listy zagrożeń przeprowadź analizę, aby podzielić wszystkie potencjalne ryzyka na techniczne, związane z zasobami oraz otoczeniem biznesowym projektu.
Po identyfikacji czynników ryzyka, należy je przeanalizować, aby ocenić ich potencjalny wpływ na projekt. Odpowiedz na pytania:
Na podstawie analizy i określenia priorytetów, Project Manager powinien opracować plan reakcji na każde z identyfikowanych ryzyk. Dobrym pomysłem będzie zdefiniowanie środków, które zostaną podjęte w razie wystąpienia ryzyka. Warto też przygotować plan awaryjny, czyli schemat zachowania się w razie pojawienia się zagrożenia, który może zostać wdrożony natychmiast po jego wystąpieniu.
Rejestr czynników ryzyka powinien być regularnie aktualizowany, aby odpowiednio śledzić i zarządzać zidentyfikowanymi zagrożeniami. A także w razie potrzeby dodawać nowe, które pojawiają się w miarę realizacji projektu.
Jednym z najczęstszych błędów popełnianych podczas przygotowywania rejestru czynników ryzyka jest brak wystarczającej analizy przyczyn występowania zagrożeń i niewystarczające planowanie reakcji na ryzyko. Aby uniknąć tego błędu, Project Manager powinien poświęcić czas i uwagę na analizę i planowanie. W ten sposób zyska pewność, że najbardziej prawdopodobne ryzyka zostały właściwie zidentyfikowane.
Podsumowanie
Rejestr ryzyka jest narzędziem do zarządzania i przewidywania zagrożeń związanych z realizacją projektu. Zawiera szczegółowe informacje na temat zidentyfikowanych ryzyk, ich analizę i środki przeciwdziałania. Rejestr powinien być przygotowywany we współpracy z zespołem projektowym na etapie planowania przedsięwzięcia. A potem na bieżąco aktualizowany i dostępny dla wszystkich interesariuszy projektu.
Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.
Najważniejsze pytania
-
Czego unikać podczas tworzenia rejestr ryzyka?
Unikaj tworzenia rejestru ryzyka korzystając bezpośrednio z dokumentów dotyczących poprzednich projektów. Może się bowiem okazać, że zawarte w nim dane będą nieaktualne lub niekompletne już na samym początku projektu. Upewnij się, że wszystkie ryzyka są dokładnie identyfikowane, oceniane i monitorowane, a także że rejestr jest regularnie aktualizowany w miarę rozwoju projektu. Nie warto też nadmiernie komplikować rejestru, będzie bowiem trudny do zrozumienia dla interesariuszy projektu.
-
Jak rejestr ryzyka może wpłynąć na sukces projektu?
Rejestr ryzyka jest narzędziem, które pomaga zidentyfikować, ocenić i zarządzać ryzykami, jakie wiążą się z realizacją projektu. Dzięki niemu można wcześniej zareagować i podjąć odpowiednie działania, aby minimalizować negatywny wpływ zagrożeń na projekt i ograniczyć ryzyko niepowodzenia całego przedsięwzięcia.
Project management kompendium wiedzy:
- Czym jest projekt?
- Co to jest zarządzanie projektami?
- Jak zarządzać projektami? Metody zarządzania projektami 1
- Jak zarządzać projektami? Metody zarządzania projektami 2
- Jakie są rodzaje projektów?
- Przykłady projektów
- Priorytetyzacja projektów
- Projekt - obszary działania
- Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
- Oprogramowania do zarządzania projektami - dlaczego warto je używać?
- Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami
- Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
- Cykl życia projektu
- Do czego służy wizja projektu?
- Cel projektu. Co to jest i jak go dobrze określić?
- Faza inicjacji projektu
- Domena planowania w zarządzaniu projektem
- Czym jest harmonogram projektu?
- Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
- Realizacja projektu
- Jak przygotować plan awaryjny?
- Zakończenie projektu
- 5 przyczyn niepowodzenia projektu
- 5P - projekt, produkt i program
- 5P - portfel i portfolio projektów
- Project Manager - zadania i obowiązki
- Project Manager - przydatne umiejętności
- Project Manager - jak nim zostać?
- Project Manager - 5 książek, które powinien przeczytać
- Jak założyć zespół projektowy?
- WBS - podział pracy w projekcie
- Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
- Wyzwania Project Managera podczas pracy w zespole
- Typy spotkań projektowych
- Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
- Jak napisać skuteczne uzasadnienie biznesowe?
- Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć scope creep?
- Studium wykonalności, czyli: czy ten projekt da się zrealizować?
- Analiza ryzyka w projektach i narzędzia, które mogą pomóc
- Karta projektu - jak ją stworzyć?
- Rejestr interesariuszy. Co to jest?
- Wykres Gantta w planowaniu projektu
- Jak stworzyć budżet projektu?
- Zarządzanie czasem w projekcie
- Rejestr czynników ryzyka w projekcie. Jak go przygotować?
- Strategie zarządzania ryzykiem w projekcie
- Marketing projektu
- Źródła i obszary zmiany w projekcie
- Modele zarządzania zmianą w projekcie
- Najnowsze metody zarządzania projektami