Metody zarządzania projektami

Metody zarządzania projektami to zbiory zasad i procesów opisujących cykl życia projektu od jego powstania do zakończenia. Każda z metodologii akcentuje inne aspekty realizacji projektu. Jednak kluczem do wyboru odpowiedniej metody jest zrozumienie, o co chodzi w samym projekcie.

Metody zarządzania projektami – spis treści:

Jak zarządzać projektami?
Przegląd metod zarządzania projektami
Waterfall
Agile
Podsumowanie

Jak zarządzać projektami?

Współczesne zarządzanie projektami nie jest bowiem wartością samą w sobie, jak często bywało w ubiegłym stuleciu. Ma ono przede wszystkim pomagać w realizacji projektów. Metody zarządzania projektami są różne, a ich zastosowanie powinno być wynikiem dopasowania samego celu projektu do zespołu, z którym pracujemy.

Czy potrzebny jest bardzo szczegółowy plan działania, zanim zabierzemy się do pracy? Będzie tak w przypadku budowy domu, gdzie w projekcie określona jest kolejność wykonywania prac, oraz wszystkie detale – nawet położenie gniazdek elektrycznych. Prace trzeba wykonać w określonej kolejności i tempie, aby uzyskać pożądany rezultat. Zaś każda zmiana w projekcie jest kosztowna i ryzykowna. Dlatego zadaniem osoby zarządzającej linearnie zorganizowanym, predykcyjnym projektem jest przede wszystkim dopilnowanie, aby cały zespół ściśle trzymał się planu.

Zupełnie inaczej wygląda zarządzanie, gdy chcemy stworzyć aplikację służącą do bezproblemowej rezerwacji miejsc parkingowych. Można wymyślić, jak powinna działać, po czym zlecić prace programistom, projektantom i grafikom. Być może aplikacja będzie działała dokładnie tak, jak wymyśliliśmy. Lecz z dużym prawdopodobieństwem okaże się, że nie spełnia ona oczekiwań użytkowników. Dlatego w drugim podejściu – podejściu iteracyjnym bądź adaptacyjnym – liczy się przede wszystkim cel i elastyczność.

To, jak będzie wyglądać aplikacja i jakie finalnie będzie miała funkcje zostanie dookreślone w trakcie realizacji. Być może stworzymy wiele różnych wersji, a także funkcje, dla których nie znajdzie się miejsce w finalnym produkcie. Uzależnimy to od bieżących, zmieniających się potrzeb klientów. Najważniejsze, aby aplikacja spełniała swoje zadanie. Zaś głównym zadaniem osoby zarządzającej takim projektem będzie mądre dostosowywanie działań zespołu do zmiennych wymagań rynku i warunków realizacji projektu.

Gdy rozpoznamy już, z jakim rodzajem projektu mamy do czynienia, przyjdzie czas na wybór odpowiedniej metody zarządzania projektami. Zacznijmy zatem od przeglądu jakie metody zarządzania projektami mamy do wyboru.

Przegląd metod zarządzania projektami

Najbardziej ogólnie podejścia do zarządzania projektami można podzielić na:

Linearne, nazywane też predykcyjnymi – gdzie ważne jest wykonywanie po kolei zaplanowanych zadań i etapów, a zakończenie jednego etapu jest często warunkiem rozpoczęcia następnego. Ułatwia zarządzanie złożonymi i powtarzalnymi przedsięwzięciami,
Iteracyjne, czyli adaptacyjne lub ewolucyjne– gdzie wiele aspektów projektu realizowanych jest równocześnie, a do celu dochodzi się tworząc kolejne wersje działającego produktu doskonalone dzięki analizie osiągniętych rezultatów, ich korygowaniu i uszczegóławianiu, czyli właśnie iteracjom.

Pomiędzy tymi dwoma skrajnościami istnieje całe spektrum pośrednich sposobów zarządzania, które łączą w sobie elementy linearne i iteracyjne.

Szczegółowe metody zarządzania projektami to najczęściej:

Waterfall,
Agile,
Scrum,
Scrumban,
Kanban,
Extreme programming (XP),
Lean,
Prince2,
Six Sigma,
Critical path method (CPM),
Critical chain project management (CCPM).

Pierwsze dwie metody zarządzania projektami omówimy poniżej. Natomiast szczegółowy opis pozostałych znajdzie się w kolejnym artykule.

Waterfall

Metoda kaskadowa, czyli waterfall, jest uznawana za klasyczny sposób zarządzania projektami. Jest to metoda najbliższa podejściu linearnemu. W takim ujęciu projekt dzieli się na następujące fazy:

rozpoznanie wymagań,
analiza wymagań,
projektowanie rozwiązań,
tworzenie produktu,
testowanie,
wdrożenie.

Do kolejnego kroku przechodzi się dopiero po zakończeniu realizacji poprzedniego.

Dlatego waterfall sprawdza się głównie w przypadku dobrze zdefiniowanych, powtarzalnych projektów realizowanych we w miarę stabilnym środowisku.

Do jego zalet należą jasne określenie celu projektu i sposobów działania już w pierwszej fazie projektu, która koncentruje się na zgromadzeniu oczekiwań i wytycznych od wszystkich interesariuszy. Model kaskadowy jest także często wybierany ze względu na relatywną łatwość zarządzania i dużą wagę przywiązywaną do dokumentacji projektu, co ułatwia zewnętrzne kontrole i wgląd w historię realizacji zadań.

Model ten ma także wady. Do najpoważniejszych należy założenie, że organizacja lub klient od samego początku dokładnie wie, jaki rezultat chce uzyskać. Zaś jego oczekiwania nie zmienią się w trakcie realizacji projektu. Drugim ważnym problemem jest konieczność przewidzenia optymalnego sposobu realizacji zadań już w fazie ich projektowania. Umożliwia to bardziej precyzyjne zaplanowanie budżetu, jednak samo jest podatne na błędy i drogie – wymaga dużego nakładu pracy specjalistów we wczesnej fazie realizacji projektu.

Agile

Agile, czyli zbiór łączący metody zarządzania projektami zwinnie , powstał jako odpowiedź na bolączki modelu kaskadowego. Sytuuje się najbliżej jego przeciwnego bieguna, czyli podejścia iteracyjnego i ewolucyjnego. Zwinne zarządzanie projektem polega bowiem przede wszystkim na nieustannym poprawianiu.

Zgodnie z Manifestem Agile w realizacji projektów liczą się bowiem przede wszystkim następujące wartości:

Ludzie i interakcje ponad procesami i narzędziami
Działający produkt ponad obszerną dokumentację
Współpraca z klientem ponad negocjowaniem umowy
Reagowanie na zmianę ponad realizację założonego planu

Zalety zwinnego zarządzania projektami to ciągłość zmiany i bliska współpraca członków zespołu i interesariuszy. Jedną z podstawowych wad jest natomiast wysoko postawiona poprzeczka dotycząca standardów komunikacji. W Agile bowiem wymagane jest częste i głębokie zaangażowanie klientów. Proces dochodzenia do porozumienia może zaś okazać się żmudny, konfliktogenny i trudny do koordynacji, szczególnie w sytuacji, gdy zaangażowanych jest w niego wiele osób.

Podsumowanie

Kluczem do wyboru odpowiedniej metody zarządzania projektami jest zrozumienie jego specyfiki i umieszczenie jej na linii łączącej dwie skrajności: linearne i ewolucyjne podejście do projektów. Każda z nich ma zalety oraz wady, dlatego tak ważne jest dostosowanie metody działania do oczekiwanego rezultatu, a także dostępności i jakości komunikacji z klientem.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Na czym polega kaskadowy model zarządzania projektami?

Model kaskadowy jest sprawdzoną, linearną metodą zarządzania, która dzieli projekt na następujące po sobie fazy. Warunkiem przejścia do następnego kroku realizacji projektu jest realizacja poprzedniego.
Czy Agile sprawdzi się w moim projekcie?

Jeśli projekt, który planujesz zrealizować zakłada wprowadzenie na rynek innowacji lub inne nieszablonowe działanie, zwinne podejście do zarządzania powinno się sprawdzić. W Agile podstawową wartością jest bowiem szybkość i ciągłe podążanie za wymogami klienta i rynku, co zapewnia dużą elastyczność.