Spotkania projektowe - typy| Firmbee

Kick-off i zamykające, konfrontacyjne i negocjacyjne, codzienne i kontrolne… Różnią się uczestnikami, czasem trwania i agendą. Jednak wszystkie spotkania projektowe łączy jedno: podczas ich trwania osoby związane z projektem prezentują problemy lub rezultaty, oraz wspólnie dyskutują nad realizacją zadań.

Wstęp

PMBOK wyróżnia aż 16 rodzajów spotkań kluczowych dla sprawnego zarządzania projektem! Każde z nich ma określony cel i listę uczestników, których obecność jest niezbędna do przeprowadzenia spotkania. Nie będziemy tutaj wymieniać wszystkich rodzajów, skoncentrujemy się za to na odpowiedzi na pytanie: “Po co organizowane są spotkania?”.

Bardzo często kojarzą się ze stratą czasu i godzinami spędzonymi na trenowaniu wyrazu twarzy wyrażającego zainteresowanie. Z założenia spotkania są jednak kluczową częścią projektu i niezbędnym narzędziem komunikacji. Aby jednak tak było, uczestnicy muszą znać cel, a najlepiej także agendę spotkania. Potrzebna będzie także osoba odpowiedzialna za jego sprawny przebieg. Przyjrzyjmy się zatem rodzajom spotkań podzielonych według odpowiedzi na pytanie, jakiemu celowi służą.

Planowanie

Planowanie zadań w projekcie to cel kick-off meeting oraz cyklicznych spotkań, podczas których zespół omawia cząstkowe cele projektu.

Kick-off meeting to spotkanie inauguracyjne, które odbywa się na początku projektu, jego fazy, bądź poszczególnej iteracji. Biorą w nim udział członkowie zespołu oraz kluczowi interesariusze. Jego najważniejsze składowe to:

zapoznanie się ze sobą członków zespołu
ustalenie oczekiwań, oraz
planowanie, czyli ustanowienie pierwszego planu działania.

Z dobrze przeprowadzonego kick-off meetingu wszyscy jego uczestnicy powinni wynieść motywację do rozpoczęcia projektu i jasne rozumienie:

celu projektu
stawianych przed nimi oczekiwań
dostępnych zasobów i sposobu ich wykorzystywania
podziału ról i odpowiedzialności w projekcie
ram czasowych i zakresu projektu
zadań, od których powinni rozpocząć pracę.

Podczas następujących po kick-off meeting, cyklicznych spotkań planistycznych, odbywa się stopniowe dostosowywanie planu projektu do okoliczności jego realizacji. Zespół planuje bardziej szczegółowe zadania, określa cele cząstkowe i sposoby ich realizacji. Zajmuje się więc również szukaniem rozwiązań.

Szukanie rozwiązań

Poszukiwanie sposobów radzenia sobie z trudnościami pojawiającymi się podczas realizacji projektu to cel popularnego brainstormingu oraz szczegółowych spotkań problemowych.

Celem burz mózgów jest generowanie dużej ilości pomysłów i potencjalnych rozwiązań danego problemu lub wyzwania. Zwykle biorą w nich udział tylko członkowie zespołu projektowego, a czasem także zaproszeni interesariusze. Choć są one często krytykowane za faworyzowanie osób, które lubią mówić szybko, dużo i głośno, są świetnym narzędziem do generowania dużej ilości pomysłów, które mogą być potem omówione w spokojniejszej atmosferze.

Spotkania problemowe to naturalna kontynuacja sesji brainstormingu. Rozwiązania są tutaj omawiane bardziej szczegółowo, dzięki czemu mogą być podejmowane trafniejsze, wyważone decyzje.

Podejmowanie decyzji

Spotkania decyzyjne odbywają się, aby omówić dostępne opcje i osiągnąć porozumienie dotyczące konkretnego działania. Jeśli dotyczą realizacji celów cząstkowych, bierze w nich udział tylko zespół projektowy. Jeśli natomiast podejmowane decyzje dotyczą kwestii o poważnych konsekwencjach, spotykają się najważniejsi interesariusze.

Kluczowe decyzje podejmowane są podczas spotkania “na szczycie”, steering committee. PMBOK definiuje je jako “spotkanie, podczas którego starsi interesariusze wyznaczają kierunek i wspierają zespół projektowy, oraz podejmują decyzje wykraczające poza kompetencje zespołu projektowego”.

Kontrola rezultatów

Spotkania, których celem jest wymiana i analiza informacji dotyczących rezultatów prac projektowych, odbywają się cyklicznie. Są one nazywane “Status update meetings” lub po prostu “Status meetings”. Dzięki nim możliwe jest szybkie rozpoznanie niekorzystnych zmian w funkcjonowaniu zespołu i reagowanie na pojawiające się ryzyko.

Podsumowanie działań

Cykliczne podsumowania działań dokonują się podczas spotkań zwanych retrospektywami. Odbywają się one na zakończenie każdego ważnego etapu projektu, na przykład po osiągnięciu kamienia milowego. Ich celem jest zepołowa refleksja nad wykonanymi zadaniami oraz sposobem współpracy pomiędzy członkami zespołu.

Obok retrospektywy, PMBOK wymienia ciekawy typ spotkania, którego celem jest wyciągnięcie wniosków w dotychczasowych działań nazywany “lessons learned”. Służy ono do podsumowania i wymiany doświadczeń na temat wiedzy zdobytej podczas realizacji całego projektu albo jego wybranej fazy. Jego skutkiem powinna być poprawa wydajności zespołu projektowego uzyskana dzięki większej świadomości popełnianych błędów, a także dzięki konsekwentnemu stosowaniu dobrych praktyk. Spotkanie “lessons learned” może zostać zorganizowane, by omówić w zespole sytuacje, które można było rozwiązać lepiej. Jednak najczęściej poświęcone jest sukcesom, które zespół chce powtórzyć, i rozwiązaniom, które przyniosły bardzo dobre rezultaty.

Podsumowanie

Główne cele spotkań projektowych to:

ułatwienie komunikacji
rozwiązywanie problemów
podejmowanie decyzji i
śledzenie postępów w pracach projektowych.

Kluczem do ich skuteczności jest przejrzystość. Każde spotkanie projektowe powinno mieć jasny cel, program i listę uczestników, a jeśli to możliwe, także moderatora, którego obecność może pomóc w zapewnieniu jego sprawnego i wydajnego przebiegu.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Jak prowadzenie spotkań w wirtualnej rzeczywistości mogłoby wpłynąć na ich efektywność?

Podczas spotkań w wirtualnej rzeczywistości członkowie zespołu mogą być bardziej zaangażowani w dyskusję, co może prowadzić do bardziej produktywnego i kreatywnego rozwiązywania problemów. Jednak z powodu ograniczonego wykorzystania mowy ciała i sygnałów niewerbalnych, podejmowanie decyzji i współpraca mogą okazać się utrudnione.

Przerwa konserwacyjna

Typy spotkań projektowych