Projekt - obszary działania

Projekt powinien zawsze kończyć się dostarczeniem wartościowego produktu lub realizacją biznesowego celu. Jednak w jakich obszarach toczą się działania? Kogo dotyczy i przez jakie etapy musi przejść lub cyklicznie przechodzić, jeśli weźmiemy pod uwagę cały czas jego trwania?

Z jakich obszarów działania składa się projekt? – spis treści:

Wstęp
Fazy projektu
Ludzie w projekcie
Formalne zarządzanie projektem
Podsumowanie

Wstęp

PMBOK z 2021 roku wyodrębnia aż osiem obszarów, których współdziałanie jest kluczowe dla całości każdego projektu. Są to:

interesariusze
zespół
metoda
planowanie
wykonanie
dostarczenie
pomiary i analityka, oraz
ryzyko związane z realizacją.

Powyższe pola przenikają się wzajemnie i są ze sobą powiązane. Podczas cyklu życia zmienia się też znaczenie przywiązywane do każdego z nich. Żaden jednak nie zostaje wyłączony czy definitywnie zamknięty przed końcem projektu. Stwierdzenie to wydaje się oczywiste, gdy myślimy o znaczeniu udziału zespołu projektowego dla każdej jego fazy. Jednak warto o nim pamiętać myśląc o etapach realizacji projektu. Planowanie nie zostaje bowiem zakończone przed przejściem do etapu wykonania. Odbywa się cyklicznie, gdy kolejne prace są uszczegóławiane, a detale ich wykonania są uzgadniane z interesariuszami.

Przyjrzyjmy się zatem obszarom z szerszej perspektywy. Jakie kwestie i problemy do rozwiązania kryją się w każdym z nich?

Fazy projektu

Jego czasowy wymiar łączy się przede wszystkim z jego planowaniem, wykonaniem, oraz dostarczeniem. Jednak to, w jaki sposób fazy te są ze sobą powiązane, ile razy i w jakich cyklach następują po sobie jest ściśle związane z metodą realizacji, która wyznacza jego cykl życia.

W PMBOK faza projektu definiowana jest jako zbiór logicznie powiązanych ze sobą aktywności, które prowadzą do powstania jednego lub więcej rezultatów. Zaś cykl życia to po prostu seria faz prowadząca od wizji do jego ukończenia.

Na przykład w metodzie kaskadowej (Waterfall) fazy następują po sobie kolejno i tylko jeden raz. Jeśli zaś realizujemy cel w ramach jednej z metodyk zwinnych, następują one po sobie wielokrotnie, za każdym razem za punkt wyjścia biorąc rezultat dostarczony w poprzedniej iteracji.

Przykładowo, załóżmy że celem jest stworzenie na zamówienie klienta aplikacji mobilnej umożliwiającej monitorowanie aktywności fizycznej seniorów. W pierwszym podejściu do planowania wyznaczamy ogólne ramy i wybieramy zwinną metodykę działania. Musimy przede wszystkim zdefiniować jego zakres. Innymi słowy, dowiedzieć się:

jakim czasem i budżetem dysponujemy,
jakiego potrzebujemy zespołu, oraz
jakie są oczekiwania interesariuszy, czyli z jednej strony klienta, z drugiej – seniorów, którzy będą używać aplikacji.

W pierwszym podejściu do planowania szczegółowo rozpisujemy jednak tylko zadania przeznaczone do wykonania w najbliższej kolejności. Czyli zwykle te związane z samym planowaniem, jednak kończące się określonym rezultatem – na przykład stworzeniem zespołu. Dopiero w drugiej i kolejnej turze, już z udziałem zespołu projektowego, zagłębimy się w zadania związane z podziałem pracy i realizacją zadań.

Ludzie w projekcie

Ludzie ważni dla projektu to interesariusze i zespół. Interesariuszami mogą być zarówno organizacje, grupy, jak i jednostki, między innymi:

klient lub klienci
partnerzy biznesowi
beneficjenci projektu – czyli na przykład seniorzy, który opisaliśmy powyżej.

Słowem “interesariusze” określa się zatem wszystkich, na których ma lub może mieć wpływ jego realizacja.

Natomiast zespół składa się ze specjalistów wykonujących wspólnie powierzone im zadania prowadzące do realizacji celu. W przykładzie z aplikacją mobilną, w zespole byłyby do obsadzenia co najmniej cztery role:

programisty – odpowiedzialnego za techniczną stronę rozwiązania mobilnego
researchera – którego zadanie polegałoby na kontakcie z seniorami i ocenie, jak można optymalnie monitorować ich aktywność za pomocą urządzenia mobilnego
projektanta UX/UI – czyli osoby odpowiedzialnej za zawartość i sposób działania aplikacji z punktu widzenia użytkownika oraz wizualną oprawę aplikacji
kierownika, czyli Project Managera.

Osobą odpowiedzialną za zespół jest Project Manager, nazywany również Project Lead. To do niego należy zarówno interpersonalny, jak i formalny wymiar zarządzania projektem.

Formalne zarządzanie projektem

Do formalnej strony zarządzania, za którą odpowiada Project Manager należą między innymi:

wybór i wdrożenie metody zarządzania
planowanie i prowadzenie niezbędnej dokumentacji, statystyk i pomiarów, takich jak monitorowanie postępów w projekcie
zarządzanie ryzykiem

Są to obszary kluczowe z biznesowego punktu widzenia. Wybór metody zarządzania dopasowanej do realizowanych zadań jest bowiem istotnym czynnikiem, który może zadecydować o sukcesie lub porażce całego przedsięwzięcia. Ciągle aktualizowane planowanie, monitorowanie, oraz analiza ryzyka są zaś istotne nie tylko ze względu na korzyści płynące z zarządzania projektami opartego na wiedzy, które umożliwia świadome uczenie się na własnych błędach. Jest ono istotne również ze względu na – nierzadko formalnie umocowane – wymagania interesariuszy dotyczące bieżącego dostępu do dokumentów ukazujących aktualny stan realizacji.

Podsumowanie

Każdy projekt składa się z ośmiu obszarów działania, na które składają się zagadnienia dotyczące:

czasowych ram realizacji
ludzi, których on w różny sposób dotyczy, oraz
formalnych ram zarządzania.

Wszystkie one istotne są przez cały czas trwania projektu i wpływają na siebie wzajemnie wspomagając lub utrudniając realizację celu.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Skoro wszystkie osiem obszarów działania jest ze sobą powiązanych, jaki jest związek pomiędzy zespołem a ryzykiem?

Już samo tworzenie zespołu wiąże się z ryzykiem. Od doświadczenia i kompetencji Project Managera zależy trafne opracowanie założeń projektu, a także dobór składu zespołu i dopasowanie jego możliwości do czasu i budżetu. Podczas realizacji nieustannie sprawdzane są kompetencje członków zespołu, którzy nierzadko spotykają się z nowymi wyzwaniami, jakim muszą sprostać.
Jaki jest związek pomiędzy metodą i analizą postępów w realizacji projektu?

W zależności od wyboru metody realizacji, najlepiej sprawdzają się różne narzędzia analityczne. Przykładowo, przy Scrum najczęściej stosowany jest wykres spalania (burndown chart). Natomiast w przypadku metody kaskadowej częściej wykorzystuje się przede wszystkim wykres Gantta i podobne narzędzia.