Wykres Gantta w planowaniu projektu

Wykres Gantta to jedno z najbardziej popularnych narzędzi w planowaniu projektów. Został wynaleziony w XIX wieku przez polskiego inżyniera Karola Adamieckiego. Jednak kojarzony jest niemal wyłącznie z Henrym Ganttem, amerykańskim inżynierem i konsultantem z zakresu zarządzania projektami. To on przyczynił się do popularyzacji tego prostego, ale bardzo skutecznego narzędzia.

Wykres Gantta w planowaniu projektu – spis treści:

Wstęp
Do czego służy wykres Gantta?
O czym warto pamiętać tworząc wykres Gantta?
Podsumowanie

Wstęp

Wykres Gantta to diagram słupkowy, który zawiera informacje dotyczące harmonogramu projektu. Poszczególne zadania znajdują się na osi pionowej, zaś daty ich planowanej realizacji na osi poziomej. Czas trwania działań pokazują poziome paski łączące daty ich rozpoczęcia i zakończenia. To narzędzie pozwala Project Managerowi i członkom zespołu na szybkie przeglądanie harmonogramu zadań, zależności między nimi, a także daje jasny obraz stanu postępu projektu.

Do czego służy wykres Gantta?

Wykres Gantta pozwala na łatwą wizualizację informacji o projekcie, takich jak:

lista zadań, które tworzą projekt,
daty rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania,
zależności pomiędzy zadaniami,
harmonogram,
postęp każdego zadania, oraz
osoby odpowiedzialne za wykonanie każdego z zadań.

Innym często używanym zastosowaniem wykresu Gantta jest identyfikowanie ścieżki krytycznej projektu. Ścieżka krytyczna to najdłuższa możliwa seria zadań w projekcie, w której każde zadanie jest zależne od poprzedniego i nie może być przesunięte w czasie bez wpływu na ostateczny termin realizacji projektu. Wykres pozwala na łatwą, wizualną analizę wszystkich powiązań między zadaniami i określenie, które zadania są niezbędne do ukończenia projektu w terminie.

O czym warto pamiętać tworząc wykres Gantta?

Przy tworzeniu wykres Gantta dla nowego projektu trzeba zwrócić uwagę na trzy sprawy:

wybór odpowiedniego narzędzia – którym będziemy posługiwać się podczas trwania całego projektu
konsekwentne oznaczanie zadań – używając powtarzalnego schematu nazywania oraz łatwych do rozróżnienia kolorów,
redukcję poziomu skomplikowania wykresu.

Narzędzia

Aby łatwo stworzyć, a potem swobodnie korzystać z wykresu Gantta, kluczowu jest wybór odpowiedniego narzędzia. Żeby wybrać takie dopasowane do naszych potrzeb, trzeba wziąć pod uwagę czynniki takie jak:

wielkość projektu,
liczba członków zespołu,
złożoność projektu i
częstotliwość aktualizacji.

Im bardziej złożony projekt, tym potężniejszego narzędzia potrzebujemy. Dla małych projektów w zupełności wystarczą proste narzędzia online, takie jak:

Canva,
onlinegantt, czy
teamgantt.

Dla bardziej złożonych przedsięwzięć warto skorzystać z oprogramowania do zarządzania projektami. Albo użyć arkusza kalkulacyjnego, żeby mieć w jedym dokumencie wszystkie dane dotyczące realizowanego przedsięwzięcia.

Jeśli projekt jest bardzo skomplikowany i zawiera wiele zadań o złożonych wzajemnych zależnościach, warto zastanowić się nad zastosowaniem innego sposobu wizualizacji. W takim przypadku lepiej skorzystać z innych narzędzi, takich jak diagram PERT (Program Evaluation and Review Technique).

Konsekwencja

Od samego początku warto konsekwentnie używać koloru do oznaczania zadań, które składają się w większe całości. “Kodowanie kolorem”, pomoże w identyfikacji określonych zadań, etapów projektu lub wyróżnienia kluczowych zadań. Można też w ten sposób zwrócić uwagę na najtrudniejsze momenty w realizacji projektu, na przykład krótkie terminy realizacji powiązanych ze sobą zadań. Pomaga to szybko zidentyfikować obszary wymagające uwagi i utrzymania projektu na właściwym torze.

Prostota

Wykresy Gantta mogą szybko stać się przytłaczające i skomplikowane, jeśli zostanie uwzględnionych zbyt wiele szczegółów. Zastanów się, które zadania są konieczne do uwzględnienia, żeby nie tracić z oczu ogólnej wizji projektu. Pozostałe wpisz do dokumentu, ale usuń z wykresu. Dzięki temu otrzymasz wykres prosty i skoncentrowany na tym, co najważniejsze.

Wyróżnij też kluczowe zadania, punkty krytyczne i terminy. Upewnij się, że wszyscy zaangażowani w projekt rozumieją wykres i jego cel. W razie potrzeby popraw swój wykres, nie poprzestawaj na wytłumaczeniu członkom zespołu, co oznaczają tajne skróty i oznaczenia. Być może w tym tygodniu będą jeszcze pamiętać, jak je rozszyfrować, ale za miesiąc będą wracać do Ciebie z powtarzającymi się pytaniami.

Podsumowanie

Wykres Gantta jest jednym z najbardziej popularnych narzędzi w zarządzaniu projektami. Pozwala on na wizualne przedstawienie informacji dotyczących harmonogramu zadań i postępu projektu. Korzystanie z wykresu Gantta może zwiększyć efektywność planowania, a także umożliwiać lepszą współpracę zespołów zdalnych oraz sprawne delegowanie zadań. Dobrze przygotowany wykres Gantta dostarcza wizualnej reprezentacji projektu, co ułatwia Project Managerowi i członkom zespołu orientację podczas dążenia do realizacji celu projektu.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Jakie są najczęstsze zastosowania wykresów Gantta w dzisiejszych firmach?

Wykresy Gantta są często używane w branży budowlanej, produkcji, marketingu i IT. Służą do planowania i koordynacji projektów oraz monitorowania postępów i udziału poszczególnych członków zespołu.
W jaki sposób wykresy Gantta ułatwiają planowanie i koordynację projektów w dużych zespołach?

Wykresy Gantta umożliwiają wizualizację zadań, terminów i zależności między nimi, co pozwala lepiej zrozumieć kolejność i położyć nacisk na realizację zadań w określonym czasie. To ułatwia planowanie i koordynację projektów, zwłaszcza w dużych zespołach.
Czy istnieją jakieś narzędzia umożliwiające automatyczne generowanie wykresów Gantta na podstawie danych dotyczących projektu?

Tak, istnieją narzędzia do automatycznego generowania wykresów Gantta na podstawie danych dotyczących projektu, takie jak Microsoft Project, Trello czy Asana.