Jak napisać skuteczne uzasadnienie biznesowe?| Firmbee

Uzasadnienie biznesowe, czyli business case, to jeden z najważniejszych dokumentów przygotowywanych przez Project Managera. Od tego, czy uzasadnienie będzie przekonujące dla interesariuszy zależy bowiem, czy projekt otrzyma wsparcie, finansowanie i zostanie zrealizowany.

Jak napisać skuteczne uzasadnienie biznesowe? – spis treści:

Wstęp
Dlaczego warto z realizować ten projekt? Jasno określ potrzebę biznesową
Co będziemy robić? Opisz zakres projektu
Jak będziemy pracować? Nakreśl harmonogram
Ile to będzie kosztowało? Przygotuj analizę kosztów i korzyści
Czy cel jest wart włożonego wysiłku? Opisz pożądane rezultaty
Podsumowanie

Wstęp

Definicja uzasadanienia biznesowego zawarta w najnowszym PMBOKu jest bardzo szeroka. Brzmi ona następująco:

“Uzasadnienie biznesowe to propozycja wartości dla proponowanego projektu, która może obejmować korzyści finansowe i niefinansowe.”

Z tak krótkiego wyjaśnienia trudno wywnioskować, jak przygotować dokument przekonujący dla interesariuszy. Jakie zatem napisać business case dla planowanego projektu?

Uzasadnienie biznesowe powinno być napisane jasnym językiem, tak, jakby miało być przedstawione dwunastolatkowi. Dlatego świetnym pomysłem na początek jest próba wytłumaczenia dziecku – realnemu lub wyobrażonemu – czego będzie dotyczyć nasze przedsięwzięcie. Dlaczego chcemy realizować projekt i co w zasadzie chemy zrobić? Jak zamierzamy tego dokonać i do kogo będzie kierowany?

Dlaczego warto z realizować ten projekt? Jasno określ potrzebę biznesową

Pierwszym krokiem w stronę dobrego uzasadnienia biznesowego jest jasne określenie potrzeby, na jaką odpowiada cel projektu. I jaką biznesową korzyść odniesie organizacja. Innymi słowy, jest to odpowiedź na pytanie, dlaczego projekt powinien zostać zrealizowany.

Aby na nie odpowiedzieć, musimy przygotować:

wstępne wymagania biznesowe
szczegółowe informacje na temat celów i zadań
zarys przyszłego stanu organizacji osiągniętego dzięki realizacji celu.

Szczegółowe dane na temat potrzeby biznesowej Project Manager wpisze w kartę projektu już po wstępnej akceptacji interesariuszy i podjęciu decyzji o przejściu projektu w fazę planowania.

Co będziemy robić? Opisz zakres projektu

Kolejnym krokiem jest przedstawienie zakresu projektu. Uzasadnienie projektu musi w zrozumiały sposób łączyć planowane do wykonania zadania z potrzebą biznesową. W ten sposób wyjaśnia, dlaczego warto realizować przedsięwzięcie. Interesariusze muszą być przekonani, że potrzeba biznesowa jest warta inwestycji i pilna, więc należy się nią zająć w tym momencie.

Warto wspomnieć także, o technicznych rozwiązaniach i innowacjach, jakie zamierzamy wdrożyć. Jeśli używamy zaawansowanych rozwiązań i specjalistycznej aparatury czy oprogramowania, nasze uzasadnienie zyska na jasności gdy wyjaśnimy podstawowe pojęcia i będziemy unikać żargonu.

Jak będziemy pracować? Nakreśl harmonogram

Kolejnym krokiem jest nakreślenie harmonogramu prac w projekcie. Najlepiej będzie wspomnieć tutaj o kamieniach milowych opisując w jednym lub dwóch zdaniach oczekiwane rezultaty. Pozwoli to interesariuszom zrozumieć nie tylko zakres, lecz również sposób realizacji projektu.

Da też od razu pogląd na wielkość zespołu i czas potrzebny na osiągnięcie pierwszych rezultatów naszego przedsięwzięcia.

Ile to będzie kosztowało? Przygotuj analizę kosztów i korzyści

>Dostarczenie analizy kosztów pozwala interesariuszom podjąć decyzję dotyczącą finansowania projektu. Powinna ona możliwie trafnie przedstawiać:

całościową kwotę – opartą na rzetelnej analizie kosztów i wymaganych zasobów związanych z projektem,
kwoty cząstkowe w podziale na kamienie milowe lub lata, jeśli realizujemy projekt długoterminowy.

Chociaż uzasadnienie biznesowe wymaga tylko podania ogólnych kwot, szczegółowe dane i analizy finansowe będą potrzebne na dalszych etapach cyklu życia projektu. Warto zatem przygotować oszacowania już na samym początku, by interesariusze wiedzieli, że Project Manager orientuje się w kosztach realizacji przedsięwzięcia.

Czy cel jest wart włożonego wysiłku? Opisz pożądane rezultaty

Ostatnim krokiem jest opisanie pożądanych rezultatów projektu. To zwięzła wizja przyszłego stanu, jasno opisująca korzyści odniesione przez każdą grupę interesariuszy. Pożądane wyniki powinny być przedstawione:

zwięźle
bez użycia żargonu
z użyciem materiałów wizualnych zawierających dane i oczekiwane rezultaty
realistycznie.

Warto pamiętać o ostatnim punkcie, ponieważ działania zespołu projektowego będą w czasie realizacji oceniane przez odniesienie do pożądanych rezultatów projektu. Jeśli założenia będą ambitne, ale wystarczająco ostrożne, cele z dużym prawdopodobieństwem uda się zrealizować. A projekt pozostanie zgodny z potrzebami, a projekt przyniesie zamierzone rezultaty.

Podsumowanie

Na jakie pytania odpowiedzieć w uzasadnieniu biznesowym, aby przekonać do projektu osoby podejmujące decyzje? Skuteczne business case powinno zawierać:

jasno określoną potrzebę biznesową
zakres projektu
harmonogram
analizę kosztów i korzyści
pożądane rezultaty.

Przekonujące uzasadnienie biznesowe skutecznie przekazuje interesariuszom wartość projektu. Jak stwierdza PMBOK, „pożądane rezultaty powinny być jasno opisane, iteracyjnie oceniane i aktualizowane w trakcie całego projektu”. Dlatego Project Managerowie powinni w trakcie realizacji projektu regularnie oceniać projekt z perspektywy jego uzasadnienia biznesowego. W ten sposób mogą najłatwiej upewnić się, że pozostaje on zgodny z potrzebami i zmierza do celu uzgodnionego z interesariuszami.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Jak wykorzystać analizę SWOT w pisaniu uzasadnienia biznesowego?

Analiza SWOT opisuje mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia przedsięwzięcia. Może być zatem przydatna w pisaniu uzasadnienia biznesowego. Zapewnia ona ramy do oceny projektu pod kątem czynników wewnętrznych i zewnętrznych. Mocne strony projektu można podkreślić w uzasadnieniu biznesowym jako zalety, które sprawiają, że jest to realne rozwiązanie dla potrzeb biznesowych. Podczas gdy słabe strony można rozwiązać, nakreślając potencjalne ryzyko i sposoby radzenia sobie z zagrożeniami. Szanse można określić jako potencjalne korzyści, jakie może przynieść projekt. Natomiast zagrożenia to potencjalne wyzwania, przed którymi może stanąć realizowane przedsięwzięcie. Włączając analizę SWOT do uzasadnienia biznesowego, kierownicy projektów mogą zapewnić kompleksową ocenę projektu i wykazać, że jest to rozsądna inwestycja dla organizacji.
Jak uwzględnić wkład interesariuszy w pisanie uzasadnienia biznesowego?

Zaangażowanie interesariuszy w pisanie uzasadnienia biznesowego to świetny sposób na upewnienie się, że projekt jest zgodny z ich potrzebami i oczekiwaniami już na najwcześniejszym etapie realizacji. Jednym ze sposobów jest zebranie ich opinii na temat potrzeb biznesowych, uzasadnienia projektu i pożądanych rezultatów. Dodatkowo interesariusze mogą być włączani w spotkania przeglądowe projektu i proszeni o przekazanie informacji zwrotnych na temat analizy kosztów i korzyści oraz założeń zawartych w uzasadnieniu biznesowym.