Czym jest projekt?

Projekty, projekty, projekty – na stałe weszły do słownika osób zarządzających biznesem. Są to krótkoterminowe, złożone działania o zaplanowanych z góry ramach, nastawione na określony rezultat. Trudno bez nich wyobrazić sobie terminową realizację biznesowych celów i planowanie budżetu w podziale na zadania. Rynek odchodzi jednak od modelu, w którym jednorazowo tworzymy i dostarczamy produkt. Stawia na długoterminową relację z użytkownikami, ciągły kontakt, zwinne ulepszanie, dopasowywanie i dostrajanie bez końca. Czy zatem planowanie i realizacja projektów nie ma już sensu? Czy projekt to słowo klucz, określające przestarzały sposób prowadzenia biznesu?

Wstęp

Największa na świecie organizacja zrzeszająca osoby zajmujące się zarządzaniem projektami to Project Management Institute (PMI). Utworzona w 1969 roku, zrzesza prawie 3 miliony osób pracujących jako Project Managerowie lub badających różne aspekty zarządzania. Staż organizacji nie oznacza jednak, że promowana przez nią wiedza nie jest aktualizowana i dopasowywana do wymogów współczesnego rynku. Projekty biznesowe mają się doskonale, a według szacunków PMI ilość osób zarządzających projektami ma wzrosnąć do 2027 roku nawet o 33%, tworząc 22 miliony nowych miejsc pracy na całym świecie.

PMI wydaje cyklicznie nowe, ulepszone wersje książki zatytułowanej Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Ostatnia, siódma wersja została wydana w sierpniu 2021 roku. I w przeciwieństwie do poprzedniczek, została w zasadzie napisana od nowa. Zarządzanie projektami zmienia się bowiem ostatnio niemal tak dynamicznie jak cyfrowe środowisko pracy. Jednak definicja projektu, pojęcia kluczowego dla PMI, niemal się nie zmieniła. Czym jest projekt wg PMI?

“[Projekt to] Tymczasowe przedsięwzięcie, mające na celu wytworzenie unikalnego produktu, usługi, bądź rezultatu. Czasowa natura projektów wskazuje początek i koniec prac nad projektem lub fazą prac projektowych. Projekty mogą być realizowane samodzielnie lub stanowić część programu lub portfolio”

Słowo “projekt” określa zatem bardzo konkretny, celowy ruch, dzięki któremu produkt lub organizacja przechodzi oczekiwaną metamorfozę, której rezultaty można zmierzyć.

W poniższym tekście rozwiniemy i wyjaśnimy elementy definicji projektu z PMBOK. Określając, czym jest projekt, odpowiemy na następujące pytania:

Co to znaczy, że projekt jest tymczasowym przedsięwzięciem?
Jakie znaczenie ma początek i koniec projektu?
Jak rozumieć unikalność rezultatu projektu?

Omówieniu etapów, z jakich składa się projekt oraz tego, jakie są rodzaje projektów poświęcimy natomiast osobne teksty.

Tymczasowy charakter projektu

To czym jest projekt określa bardzo wiele aspektów. Między innymi fakt, że projekty mają określone ramy czasowe i jednorazowy charakter. Dlatego właśnie tymczasowość to jedna z najważniejszych cech projektu, która pozwala odróżnić go od trwającego i zmieniającego się w czasie produktu. Jednorazowy charakter i niepowtarzalny rezultat pozwalają zaś odróżnić projekty od procesów realizowanych w firmie. Projektem może być zatem:

budowa osiedla domków jednorodzinnych,
otwarcie oddziału firmy w innym mieście,
zorganizowanie imprezy firmowej,
odświeżenie strony internetowej, czy
przygotowanie wniosku o finansowanie rozwoju firmy z funduszy europejskich.

Gimnastyczne podejście

W tradycyjnym podejściu szczegółowy plan wykonania projektu uważany był za jego integralną część. Zespół projektowy przystępował więc do pracy wyposażony w detaliczny terminarz zadań obejmujących cały czas trwania projektu – od rozpoczęcia aż do zakończenia. Jednak w miarę dojrzewania metod zarządzania projektami podejście to stopniowo się zmieniało.

W raporcie PMI zatytułowanym “Pulse of the Profession 2021. Beyond Agility” firmy stosujące nowe podejście swobodnie korzystające z metod i zasad zarządzania projektami zgodnie z wymogami rynku zostały nazwane gimnastycznymi. Stosują one “właściwe podejście w odpowiedni sposób we właściwym czasie, aby dostarczyć to, co jest potrzebne”.

Choć na papierze zarządzanie takie wygląda nieco mniej efektownie od metod tradycyjnych, doskonale sprawdza się w praktyce. To czym jest projekt współcześnie bardzo dobrze wspomaga taki styl zarządzania. Szczególnie gdy mówimy o zarządzaniu projektami o wysokim ryzyku i zespołami pracującymi w formule hybrydowej oraz zdalnej.

Początek i koniec projektu

Mówiąc czym jest projekt należy określić kiedy mówimy o jego rozpoczęciu i zakończeniu. W miarę odchodzenia od podejścia kaskadowego (metoda Waterfall) i rosnącej popularności metod zwinnych (Agile) i ich odmian (takich jak Scrum czy Scrumban), powszechne stało się uznanie za normę stopniowe doprecyzowanie zadań, ich szczegółowego budżetu i sposobów wykonania.

Niezmiennie jednak projekt wyróżnia się wśród innych przedsięwzięć dokładnie określonym początkiem i zakończeniem. Rozpoczynając projekt mamy zatem jasno określony cel i wizję tego, co chcemy zrealizować, które zapobiegają rozmywaniu zakresu projektu. Mamy także określony budżet, ramowy harmonogram zadań, oraz kryteria zakończenia.

Unikatowe rezultaty

Czym jest projekt wyróżnia również końcowy etap. Każdy projekt – oprócz tymczasowego charakteru, określonego celu, początku i końca – charakteryzuje się unikatowym rezultatem. Dla wymienionych powyżej przykładów, rezultaty będą jednorazowe – budowa osiedla domków jednorodzinnych pod określonym adresem, czy zorganizowanie imprezy firmowej w hotelu Sunrise 29 lutego 2023.

Jednorazowy charakter projektu sprawia, że ponowne wykorzystanie wiedzy i umiejętności nabywanych w czasie realizacji projektu wymaga ich adaptacji do nowych warunków. Przykładowo, jeśli raz uda nam się pozyskać finansowanie zadań rozwojowych z funduszy UE, nie oznacza to, że kolejny wniosek również odniesie sukces. Realizacja projektu nie prowadzi bowiem do stworzenia uniwersalnych ram, których wypełnianie można z sukcesem powtarzać. Każdy następny wniosek będzie unikatowy – zmienia się bowiem wiele czynników:

parametry wykonania,
realia rynkowe,
realizowane zadania,
ramy czasowe, a także
kryteria realizacji określające początek i koniec projektu.

Choć realizacja projektu kojarzy się z dużym przedsięwzięciem, warto pamiętać o tym, że projektem może być nawet odświeżenie mebli w firmowym ogródku. O tym, czy dane przedsięwzięcie jest projektem, nie decyduje bowiem ani ilość zaangażowanych w jego realizację osób, ani planowany czy rzeczywisty czas realizacji.

Podsumowanie

Dla wielu firm realizacja projektów to podstawowy sposób działania. Zaś zarządzanie projektami to jedna z umiejętności najbardziej poszukiwanych na rynku pracy. Dlatego rozumienie tego, czym jest projekt, a także elastyczne podejście do ich realizacji jest tak ważne dla biznesu.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Czym jest projekt?

Według definicji PMI, projekt to tymczasowe przedsięwzięcie, które ma początek, koniec i unikatowy rezultat.
Jakie są przykłady projektów?

Projekty to złożone zadania, muszą więc uwzględniać różne rodzaje czynności. Projektem nie jest zatem wysłanie maila, ale jest nim realizacja świątecznej kampanii mailingowej. Nie jest nim wkręcenie śrubki, ale jest wymiana mebli w siedzibie firmy.

Przerwa konserwacyjna

Czym jest projekt?