Prowadzenie biznesu jest nieodłączenie związane z wystawieniem faktur. Mogą one przybierać różne formy. Niektóre stosowane są bardzo często, a z innymi możesz mieć do czynienia dość rzadko. Warto jednak wiedzieć, kiedy zastosować konkretne rodzaje faktur. Ten artykuł przybliży Ci jakie wyróżniamy rodzaje faktur, co je różni oraz podpowie, które z nich mogą być przydatne w Twojej firmie.

Rodzaje faktur – omówione zagadnienia

  1. Faktura proforma
  2. Faktura zaliczkowa
  3. Faktura sprzedaży
  4. Faktura cykliczna
  5. Faktura częściowa
  6. Faktura końcowa
  7. Faktura zbiorcza
  8. Nota kredytowa
  9. Nota debetowa
  10. Faktura VAT

Faktura proforma

Faktura pro-forma jest też czasem nazywana fakturą wstępną. To rozwiązanie jest często stosowane w celu przedstawienia klientowi swojej oferty. Jeśli klient zaakceptuje podane przez Ciebie warunki to opłaci taką fakturę, a Ty możesz zrealizować dostawę towaru lub usługę, która jest wyszczególniona na fakturze pro-forma.

Jeśli klient nie zgadza się na podane przez Ciebie warunki to nie musi zapłacić za taką fakturę. Jest tak, ponieważ wystawienie faktur pro-forma nie wiąże się z obowiązkiem zapłaty przez klienta, któremu taką fakturę wystawiłeś. Wystawienie faktury wstępnej nie rodzi też żadnych obowiązków podatkowych.

A kiedy powstaje taki obowiązek? Dopiero wtedy, gdy klient zapłaci za fakturę pro-forma. W takim przypadku jesteś zobowiązany do wystawienia normalnej faktury oraz zapłacenia wszystkich podatków, jakie wiążą się ze sprzedażą. Korzyścią dla Ciebie jest to, że otrzymujesz pieniądze jeszcze przed realizacją zamówienia. A jaka jest korzyść dla klienta? Dzięki fakturom pro-forma klient może łatwo i bez zobowiązań porównać ofertę kilku firm i wybrać tę, która najbardziej mu odpowiada.

Faktura zaliczkowa

Może wydawać się, że faktura zaliczkowa jest bardzo podobna do faktury proformy, ale występują między nimi pewne różnice. Faktura zaliczkowa wiąże się z obowiązkiem zapłaty, podczas gdy faktura proforma jest jedynie propozycją zawarcia umowy sprzedaży.

Kiedy stosowana jest faktura zaliczkowa? Będzie to dobre rozwiązanie, jeśli do realizacji zamówienia musisz zaangażować znaczne, z Twojego punktu widzenia, środki finansowe. Faktura zaliczkowa pozwala na otrzymanie części zapłaty od klienta jeszcze przed sprzedażą towaru lub wyświadczeniem usługi. Wpłynie to pozytywnie na Twoją płynność finansową, zwłaszcza przy realizacji dużych zamówień. Wartość takiej faktury możesz ustalić jako konkretny procent całego zamówienia. Dzięki temu masz większą pewność, że Twój klient nie wycofa się z zawartej umowy, bo wtedy straciłby środki, które wpłacił Tobie na poczet zamówionych towarów lub usług.

Faktura sprzedaży

Jest to zwykła faktura, ale nie może zabraknąć jej w tym zestawieniu. W obrocie handlowym taka faktura występuje najczęściej. Jest to podstawowy dokument, który przychodzi na myśl, gdy słyszysz termin „faktura”. Podobnie jak inne rodzaje faktur zawiera ona 12 elementów, które powinny znaleźć się na fakturze. Dokumentuje ona zdarzenie gospodarcze, które odbyło się między sprzedającym i kupującym. Taka faktura może dotyczyć zarówno sprzedaży towarów jak i świadczenia usług.

Faktura cykliczna

Ten rodzaj faktur jest bardzo często spotykany w przypadku świadczenia usług. Jest wystawiana co pewien z góry określony odcinek czasu. Najczęściej jest to miesiąc, ale można też spotkać się z fakturami wystawianymi za tydzień, kwartał, a nawet rok świadczenia danej usługi. Takie faktury zwykle pojawiają się w przypadku różnych abonamentów.

Opłata za każdy miesiąc jest z góry ustalona, więc od razu wiadomo jaka kwota do zapłaty pojawi się na fakturze. Ta cecha faktury cyklicznej sprawia, że bardzo łatwo zautomatyzować wystawianie takich faktur. Korzystając z aplikacji do fakturowania można znacznie uprościć proces wystawiania faktur cyklicznych. Wystarczy podać kilka niezbędnych danych, a kolejne faktury będą generowały się automatycznie. Jakie dane są do tego niezbędne? Zazwyczaj wystarczą następujące informacje:

  • dane klienta,
  • informacja za co jest faktura,
  • kwota faktury,
  • co jaki czas ma być wystawiona kolejna faktura,
  • termin płatności.
  • rodzaje faktur

W przypadku faktur cyklicznych każda kolejna faktura jest bardzo podobna do pierwszej, która została wystawiona. Będą one różnić się numerem, datą wystawienia i sprzedaży oraz terminem płatności. Jeśli znasz adresy mailowe swoich klientów to w programie do fakturowania możesz też zlecić automatyczną wysyłkę takich faktur, co z pewnością pozwoli zaoszczędzić Ci sporo czasu.

Faktura częściowa

W przypadku realizacji dużych projektów często stosuje się faktury częściowe. W takiej sytuacji umówiona praca może zostać podzielona na etapy. Po wywiązaniu się z danego etapu wystawiasz fakturę częściową. Taki sposób fakturowania może dotyczyć zarówno dostaw towarów, jak i świadczenia usług. Harmonogram płatności najlepiej ustalić wcześniej, już na etapie podpisania umowy. Dzięki temu Twój klient nie będzie zaskoczony wystawioną przez Ciebie fakturą.

Jakie są korzyści z faktur częściowych? Zapewnią Tobie większą płynność finansową, natomiast Twój klient uniknie bardzo wysokiego rachunku po realizacji całego zamówienia, bo zapłata będzie podzielona na części i rozciągnięta w czasie.

Faktura końcowa

Taki rodzaj faktury jest stosowany po całkowitej realizacji zlecenia. Może występować przy fakturach zaliczkowych albo częściowych. Ta faktura jest wystawiana na kwotę, która jest różnicą pomiędzy fakturami wystawionymi do tej pory a całkowitą kwotą umowy. Jak wyliczyć tę kwotę? Od wartości całego projektu musisz odjąć wartość faktur zaliczkowych lub częściowych, które wystawiłeś w związku z danym projektem.

Faktura zbiorcza

Faktura zbiorcza jest spotykana wtedy, gdy klient złożył u Ciebie kilka zamówień. Nie musisz do każdego zamówienia wystawiać osobnej faktury. W tym przypadku możesz skorzystać z faktury zbiorczej. Oczywiście, żeby takie rozwiązanie było dla Ciebie korzystne to poszczególne zamówienia nie mogą być zbytnio rozciągnięte w czasie. Dlaczego? Musisz pamiętać, że pieniądze otrzymasz dopiero po pewnym czasie od wystawienia faktury. Dlatego jeśli będziesz zbyt długo czekał z wystawieniem faktury zbiorczej to wpływ środków na Twoje konto za zrealizowane zamówienia również się opóźni.

W praktyce faktury zbiorcze można wystawiać co pewien okres czasu wynoszący na przykład tydzień lub miesiąc. Po zakończeniu tygodnia albo miesiąca podsumowujesz wszystkie zamówienia zrealizowane na rzecz danego klienta i wystawiasz mu jedną fakturę zbiorczą. Taką fakturę stosuje się również wtedy, gdy klient złożył zamówienie, ale później domówił coś jeszcze. W tym wypadku nie musisz wystawiać dwóch osobnych faktur, ale oba zamówienia możesz umieścić w jednej fakturze zbiorczej.

Nota kredytowa

Nota kredytowa reprezentuje rodzaje faktury korygującej. Może być stosowana w przypadku gdy klient zwrócił produkt, zapłacił za produkt, ale chce anulować zamówienie albo otrzymał uszkodzony lub niepełnowartościowy towar, z czym wiąże się obniżka ceny jako rekompensata. Tej noty możesz użyć również wtedy, gdy po zrealizowanym i opłaconym przez klienta zamówieniu chcesz udzielić mu dodatkowego rabatu. Stosowana jest też w przypadku wystawienia faktury z błędną i zawyżoną całkowitą wartością do zapłaty.

Nota kredytowa oznacza, że sprzedający winien jest kupującemu pieniądze. Jest potwierdzeniem od sprzedającego, że udzielił kupującego pewnej formy kredytu. Kupujący może ten kredyt wykorzystać na kolejne zakupy albo poprosić o zwrot należności.

Nota debetowa

Ten rodzaj faktur korygujących, które wysyłasz do klienta w przypadku pomyłki dotyczącej zaniżenia wartości sprzedanych towarów lub usług. Nota debetowa oznacza, że oprócz kwoty wynikającej z faktury klient jest Ci winien również kwotę na jaką została wystawiona nota. Różnica pomiędzy fakturą korygującą – czy to w postaci noty debetowej, czy kredytowej – a zwykłą fakturą jest taka, że zwykłą fakturę wysyłasz przy sprzedaży towarów i usług, a fakturę korygującą już po wystawieniu zwykłej faktury w celu skorygowania kwot wskazanych na tej fakturze.

Faktura VAT

W krajach, w których występuje VAT (podatek od wartości dodanej) bardzo popularnym rodzajem faktury jest faktura VAT. Dokumentuje ona sprzedaż towarów i usług przez podmioty, które są płatnikami podatku VAT. Na ogół jest to większość firm, które działają w takich krajach. Co ciekawe, nawet jeśli w Twoim kraju nie obowiązuje podatek VAT, to w przypadku sprzedaży towarów lub usług do krajów gdzie funkcjonuje ten podatek możesz być zobowiązany do wystawienia faktury zawierającej podatek VAT.

Wiesz już jakie wyróżniamy rodzaje faktur oraz kiedy je stosować. Przeczytaj także: Zagubione, mylące i niepełne faktury – jak postępować?

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

10 popularnych rodzajów faktur andy nichols avatar 1background

Autor: Andrzej Naborowski

Specjalista od rozwiązywania problemów. Posiada 5 różnych stopni naukowych i nieskończone pokłady motywacji, co czyni go idealnym przedsiębiorcą i menadżerem. Przy poszukiwaniu pracowników i partnerów biznesowych największe znaczenie ma dla niego otwartość i ciekawość świata.

Najważniejsze pytania

  1. Jakie są rodzaje faktur?

    Prowadzenie biznesu jest nieodłączenie związane z wystawieniem faktur. Mogą one przybierać różne formy, warto wiedzieć kiedy jaka powinna zostać wystawiona. Wyróżniamy rodzaje faktur: Faktura proforma, Faktura zaliczkowa, Faktura sprzedaży, Faktura cykliczna, Faktura częściowa, Faktura końcowa, Faktura zbiorcza, Nota kredytowa, Nota debetowa, Faktura VAT.

  2. Czym się różni faktura od faktury proforma?

    Faktura pro-forma to rozwiązanie jest często stosowane w celu przedstawienia klientowi swojej oferty. Jeśli klient zaakceptuje podane przez Ciebie warunki to opłaci taką fakturę, a Ty możesz zrealizować dostawę towaru lub usługę, która jest wyszczególniona na fakturze pro-forma. Jeśli klient nie zgadza się na podane przez Ciebie warunki to nie musi zapłacić za taką fakturę. Obowiązek podatkowy powstaje gdy klient zapłaci za fakturę pro-forma. W takim przypadku jesteś zobowiązany do wystawienia normalnej faktury oraz zapłacenia wszystkich podatków, jakie wiążą się ze sprzedażą.

  3. Jaka jest różnica między rachunkiem a faktura?

    Rachunek i faktura są dokumentami sprzedaży. W przypadku gdy przedsiębiorca jest podatnikiem VAT, to zobowiązany jest wystawiać faktury, jeżeli natomiast zrezygnował z płacenia VAT-u, sprzedaż może dokumentować za pomocą faktur lub rachunków. Rachunek i faktura wyglądają podobnie, z tym, że rachunek jest pozbawiony kwoty VAT.