Zagubione, mylące i niepełne faktury – jak postępować?

Możesz sprzedawać najlepsze produkty lub świadczyć usługi wysokiej jakości, ale jeśli popełnisz błędy podczas fakturowania, to nie otrzymasz na czas należnych Ci pieniędzy. Wystawianie mylącej lub niepełnej faktury wydłuży proces płatności. A za zagubione faktury nie otrzymasz żadnej zapłaty. Co zrobić, żeby tego uniknąć? Jak postępować w przypadku gdy zdarzy Ci się wystawić mylące lub niepełne faktur? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w tym artykule.

Zagubione, mylące i niepełne faktury – jak postępować?

1. Konsekwencje zagubienia faktury
2. Jak uniknąć zagubionych faktur
3. Co się dzieje, gdy klient otrzyma mylącą fakturę?
4. Jak uchronić się przed wystawianiem mylących faktur
5. Jakie problemy rodzą niepełne faktury?
6. Co zrobić, żeby unikać wystawiania niepełnych faktur

Konsekwencje zagubienia faktury

Jak rozumieć termin „zagubiona faktura”? Jest to dokument, który nie dotarł do klienta. Powody mogą być różne. Do najczęściej spotykanych należą:

• błędne dane adresowe,

• wysyłka do nieprawidłowego odbiorcy,

• niewystawienie faktury,

• zagubienie listu przez pocztę.

Konsekwencją zagubienia faktury będzie brak zapłaty przez klienta. Skoro nie otrzymał dokumentu to jak miałby zapłacić? Od długości terminu płatności może zależeć to, kiedy zorientujesz się, że faktura jest zagubiona. Jeśli nie zbierasz na bieżąco potwierdzeń od klientów o otrzymaniu faktury, to dopiero brak wpływu na konto w wyznaczonym terminie będzie sygnałem, że coś jest nie tak. W takim wypadku będziesz zmuszony jeszcze raz wysłać zagubiony dokument. Będzie się to wiązało z wyznaczeniem nowego terminu płatności. Oznacza to, że dłużej będziesz czekał na swoje pieniądze.

Jak uniknąć zagubionych faktur

Jeśli wysyłasz faktury tradycyjną pocztą to korzystaj z przesyłek rejestrowanych lub za potwierdzeniem odbioru. Pozwoli Ci to upewnić się, że dokument dotarł do adresata. Podczas wysyłki dokładnie sprawdź czy wpisujesz prawidłowy adres klienta. Upewnij się, że fakturę wysyłasz do właściwego odbiorcy. Dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z faktur elektronicznych. Możesz je wysłać mailem, który jest znacznie szybszy od tradycyjnej poczty. Dodatkowo w opcjach wiadomości możesz zaznaczyć potwierdzenie odbioru. Taką prośbę możesz też zawrzeć w treści maila. Dzięki temu szybko dowiesz się czy faktura trafiła do właściwej osoby.

A jak nie dopuścić do pomyłki w adresie e-mail? Bardzo pomocna jest aplikacja do fakturowania. Wystarczy raz poprawnie wpisać dane klienta, żeby za każdym razem wysyłać faktury na właściwy adres. Pomoże ona Ci też w tworzeniu faktur okresowych, dzięki czemu łatwiej zapanujesz nad dokumentami do wystawienia.

Co się dzieje, gdy klient otrzyma mylącą fakturę?

Faktura musi jasno określać co jest przedmiotem transakcji. Kupujący widząc fakturę nie powinien mieć żadnych wątpliwości co do tego, za co płaci. Nieprecyzyjne określenia w poszczególnych pozycjach na fakturze mogą wydłużyć proces płatności i być gorszą opcją niż zgubione czy niepełne faktury. Chociaż sformułowania, których używasz na fakturach mogą być dla Ciebie jasne i zrozumiałe, to jednak Twoi klienci mogą mieć inne zdanie na ten temat.

Na przykład wpisując „Usługa zgodnie z zamówieniem nr 5” możesz dokładnie wiedzieć czego dotyczy faktura. Natomiast firma, która zamawia dziesiątki lub setki usług miesięcznie będzie mieć kłopot z szybkim sprawdzeniem czy zamawiali taką usługę i czy została ona odpowiednio wykonana. Taki zapis rodzi wiele wątpliwości. Czy numer 5 jest według numeracji zamawiającego czy sprzedawcy? Co jest przedmiotem usługi? Kto ją zamawiał?

Podobnie jest w przypadku towarów. Określenie „Towary zgodnie z zamówieniem nr 5” też jest bardzo nieprecyzyjne. Nie wiadomo co to za towary i ile ich było. Czy zostały dostarczone? Czy mają właściwą cenę? Kto je zamawiał? W rezultacie taka faktura będzie krążyć pomiędzy działami w firmie. Znalezienie odpowiedzi na te pytania wymaga czasu i zaangażowania wielu osób. Nie otrzymasz zapłaty za mylącą fakturę dopóki te zagadnienia nie zostaną wyjaśnione.

Innym mylącym obszarem może być termin płatności. Jeśli używasz określeń: po otrzymaniu, na koniec miesiąca, w ostatnim dniu roboczym – to mogą one prowadzić do pomyłek. Twój klient może inaczej rozumieć te sformułowania. Nieprecyzyjnie wskazany termin płatności może spowodować, że nie otrzymasz pieniędzy wtedy, kiedy się ich spodziewasz.

Jak uchronić się przed wystawianiem mylących faktur

Rozwiązaniem jest używanie precyzyjnych określeń. Jeśli faktura będzie łatwa do zrozumienia dla klienta to proces płatności będzie prostszy i szybszy. Jak to osiągnąć? Jeśli klient złożył zamówienie to na fakturze użyj tych samych nazw i określeń co na zamówieniu. Podobnie jeśli masz podpisaną umowę. Dzięki temu klient nie będzie musiał się zastanawiać czego dotyczy faktura.

A co jeśli nie masz ani umowy, ani zamówienia? W przypadku towarów możesz posłużyć się numerami EAN (European Article Number) lub GTIN (Global Trade Item Number). Te numery jednoznacznie identyfikują sprzedawane towary. A co z usługami? Opisz dokładnie co to za usługa. Podaj kiedy została wykonana. Gdy podajesz numer zamówienia lub umowy to jasno określ czy jest to numeracja Twoja czy zamawiającego.

Jeśli wystawiasz faktury częściowe to możesz dołączyć dodatkowe informacje ułatwiające klientowi sprawdzenie poprawności faktury. Może być to na przykład lista, która dokładnie przedstawia zakres wykonanych prac. Dobrą praktyką jest powołanie się na zapisy umowy i wskazanie kamieni milowych. Im łatwiej klientowi będzie zrozumieć dokument, tym szybciej trafi on do działu płatności.

Określając termin płatności podaj dokładny dzień, w którym faktura stanie się wymagalna. Poinformuj o rabatach za wcześniejszą płatność, jeśli takie stosujesz. Określ opłaty za spóźnioną płatność. Ułatwi to Twoim klientom zarządzanie harmonogramem płatności. Ty też będziesz mieć korzyści. Jakie? Będziesz dokładnie wiedział kiedy powinieneś otrzymać zapłatę. Dzięki temu uzgadnianie faktur będzie o wiele łatwiejsze.

Jakie problemy rodzą niepełne faktury?

Faktura z brakującymi informacjami spowolni proces płatności. Uzupełnienie danych wymaga czasu. Taka faktura może trafić na koniec kolejki płatności. Jest mało prawdopodobne, że klient zapłaci za niepełne faktury. Brakujące dane wymagają wyjaśnienia. Ktoś musi to wykonać. Prowadzi to do straty czasu przez klienta. Jeśli zdarzyło się to jednorazowo, to nikt nie będzie robił z tego problemu. Ale często powtarzające się błędy mogą skłonić klienta do przerwania współpracy. Poza tym źle świadczą o Twojej firmie. Jeśli pomyłki i niepełne faktury występują często, to Twój klient może mieć wątpliwości co do tego, gdzie i jak często w innych obszarach zdarzają Ci się błędy.

Co zrobić, żeby unikać wystawiania niepełnych faktur

Przed wysyłką dokładnie sprawdź czy wpisałeś wszystkie dane. Szczególną uwagę zwróć na termin i sposób płatności. Niepełne faktury w tym obszarze będą skutkować brakiem zapłaty w wyznaczonym terminie. Lepiej tego uniknąć. Aby unikać niepełnych faktur zapoznaj się również z najlepszymi praktykami tworzenia faktur. Dlatego korzystaj z szablonów do wystawiania faktur. Dobry szablon zawiera wszystko, co powinno się znaleźć na takim dokumencie. Warto skorzystać też z aplikacji do fakturowania. Zawiera ona profesjonalnie przygotowane szablony, które ułatwią wystawianie faktur. Dzięki temu nie pominiesz żadnej ważnej informacji. Pozwoli Ci to na bezbłędne fakturowanie.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.