Każdy może wystawić fakturę. Nie jest to czynność zarezerwowana dla księgowych. Jednak żeby ułatwić Ci bezbłędne tworzenie faktur zebraliśmy tu informacje pochodzące od specjalistów w tej dziedzinie. Korzystając z najlepszych praktyk dotyczących tworzenia faktur na pewno poradzisz sobie z samodzielnym wystawianiem tych dokumentów.
Najlepsze praktyki dotyczące tworzenia faktury
- Korzystaj z gotowych szablonów
- Zamieść swoje logo
- Czytelność przede wszystkim
- Unikaj błędów
- Precyzyjnie podaj termin płatności
- Oferuj płatności online
- Faktury wysyłaj online
Korzystaj z gotowych szablonów
Faktura to oficjalny dokument, który potwierdza dokonanie transakcji między sprzedającym a kupującym. Z tego względu musi zawierać pewne elementy, które są wymagane przez prawo. Do wystawienia faktury nie musisz używać specjalnego programu. Możesz wystawić ją nawet przy pomocy arkusza kalkulacyjnego lub edytora tekstu.
W sieci znajdziesz sporo gotowych wzorów. Ułatwiają one znacznie proces fakturowania. Wystarczy wypełnić je treścią i już masz gotową fakturę. Będzie ona zawierać wszystkie informacje, które muszą się na niej znaleźć. Gotowe szablony do faktur znajdziesz też w aplikacji do fakturowania. Jest to dobre źródło, bo zawiera wzory szablonów przygotowane przez specjalistów. Dzięki temu masz pewność, że na fakturze nie zabraknie żadnego niezbędnego elementu, którego wymaga prawo.
Zamieść swoje logo
Umieszczenie na fakturze logo może przynieść pewne korzyści. Jakie? Dodanie własnego logo pozwoli Ci budować wizerunek profesjonalnej firmy. Wpłynie też korzystnie na relacje z klientami. Faktury z widocznym logo wyróżniają się spośród tłumu podobnych formularzy. Może to wpłynąć na przyśpieszenie procesu płatności, ponieważ taką fakturę łatwiej będzie znaleźć wśród wielu niemal identycznych dokumentów. Dodatkową korzyścią z posiadania logo jest to, że ten graficzny znak firmowy jest jednym z elementów identyfikacji wizualnej marki. A co jeśli jeszcze nie masz swojego logo? Możesz stworzyć je samodzielnie lub zlecić to ekspertowi.
Czytelność przede wszystkim
Kreatywność zazwyczaj jest w cenie., jednak nie we wszystkich branżach spotka się z uznaniem. Do takich branż należy księgowość. Tam liczą się rzetelne dane i twarde fakty. Dlatego wystawiając faktury postaw na czytelny i przejrzysty układ tego dokumentu. Nie chodzi tu jedynie o estetykę. Znacznie ważniejsza jest możliwość szybkiego znalezienia wszelkich niezbędnych danych. Z faktury musi jasno wynikać:
- kto jest sprzedawcą, a kto nabywcą,
- za jakie towary lub usługi została wystawiona,
- jaką wartość mają poszczególne pozycje,
- jaka jest łączna kwota do zapłaty,
- kiedy i w jaki sposób uregulować należność.
Jeśli te informacje widać już na pierwszy rzut oka to znaczy, że wykonałeś dobrą robotę. Dzięki temu każda osoba, która weźmie taki dokument do ręki, będzie wiedzieć czego on dotyczy. Może to pozytywnie wpłynąć na proces płatności u kontrahenta.
Unikaj błędów
Pomyłki są rzeczą ludzką. Rzecz w tym, żeby ich unikać. Wystawienie faktury z błędami ma swoje konsekwencje. Jakie? Najczęściej będzie to przesunięcie terminu zapłaty do czasu wyjaśnienia wszelkich nieścisłości. Będzie to wymagać od Ciebie dodatkowej pracy. Dlatego lepiej jest dokładnie sprawdzić fakturę przed wysłaniem, niż później prostować błędy i wyjaśniać pomyłki. Dobry szablon pomoże Ci uniknąć pewnych błędów. Jednak nie wszystkich. Nawet najlepszy szablon nie uchroni Cię przed pomyłkami rachunkowymi. Takie możliwości mają programy lub aplikacje do fakturowania. Skorzystanie z takiego rozwiązania sprawi, że podsumowanie faktury zawsze będzie poprawne rachunkowo.
Precyzyjnie podaj termin płatności
Każdemu zleży na szybkim otrzymaniu pieniędzy za swoje faktury. Z tego względu sporo osób stosuje określenie „płatność przy odbiorze”. W ich mniemaniu skłoni to kontrahenta do szybkiego uregulowania swoich zobowiązań. W teorii takie określenie zobowiązuje do natychmiastowej zapłaty. Jednak w praktyce niekoniecznie tak musi być. Zdarza się, że niektóre firmy dokonują płatności na przykład tylko raz w tygodniu. Może to być związane z ich wewnętrznymi procedurami, obiegiem dokumentów czy umową z biurem rachunkowym.
Wystawiając faktury z terminem płatności przy odbiorze możesz stawiać swoich klientów w niezręcznej sytuacji. Jest jednak jeden wyjątek. Jeśli towary lub usługi dostarczasz osobiście, to możesz żądać natychmiastowej zapłaty – o ile tak się umówiłeś ze swoim klientem. W innych przypadkach może być to wysoce problematyczne. I to nie tylko ze względu na to, że większość klientów oczekuje odroczonych terminów płatności. Rodzi to problemy również dla Ciebie. Jeśli faktura nie określa precyzyjnie terminu płatności, to trudno będzie Ci rzetelnie wyliczyć odsetki czy opłaty za nieterminową wpłatę. Dlatego lepiej jest używać jasno określonych terminów płatności.
Oferuj płatności online
Zaoferowanie klientom płatności online może przyśpieszyć proces płatności. W dobie nowych technologii udostępnienie klientom opcji płatności bezgotówkowej może znacząco uprościć im życie. I nie chodzi tu jedynie o przelew bankowy. To już od lat standard w płatnościach za faktury. Chodzi raczej o możliwość płatności kartą kredytową lub bezpośrednio z banku klienta. Takie rozwiązania szczególnie sprawdzają się w przypadku faktur elektronicznych. Tam za pomocą jednego kliknięcia możesz przekierować klienta do banku, żeby mógł zapłacić za fakturę. Wykorzystanie szybkich płatności online może stać się Twoją przewagą konkurencyjną. Jest to szczególnie istotne jeśli prowadzisz biznes oparty na innowacjach. Może to korzystnie wpłynąć na wizerunek Twojej firmy.
Faktury wysyłaj online
Faktury elektroniczne mają taką samą moc prawną jak dokumenty papierowe. Ich zaletą jest to, że możesz je bardzo szybko wysłać do klienta. Poczta elektroniczna działa 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu. Przełoży się to na szybszą płatność od klienta. Dlatego tworząc fakturę najlepiej będzie przygotować ją od razu w formie elektronicznej. Nie trzeba jej drukować, dzięki czemu oszczędzasz papier, co z pewnością jest proekologicznym zachowaniem. Musisz jednak pamiętać, że fakturę elektroniczną trzeba przechowywać tak długo, jak wymagają tego przepisy podatkowe. Dlatego nie nadpisuj faktur, ale twórz nowe. Możesz też skorzystać z aplikacji do fakturowania, gdzie wszystkie swoje faktury będziesz mieć zawsze pod ręką.
Przeczytaj także: Co to jest faktura?
Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.