Co to jest faktura?

Faktura jest dokumentem potwierdzającym realizację transakcji. Dotyczy to zarówno świadczenia usług, jak i dostawy towarów, w tym również dostawy treści cyfrowych. Może występować w formie papierowej lub elektronicznej. Faktura określa wartość towarów i usług oraz stanowi podstawę do obliczenia należnych podatków. Chociaż faktura najczęściej występuje w relacjach B2B (business to business) to nie jest ona wyłącznie domeną przedsiębiorców. Osoby prywatne też spotykają się z fakturami wystawionymi w modelu B2C (business to consumer). W tym artykule odpowiemy na pytanie czym jest faktura i jaki jest jej cel.

Co to jest faktura? – omówione zagadnienia:

1. Podstawowe informacje o fakturze
2. Faktura jako potwierdzenie sprzedaży
3. Faktura jako dokument dla księgowości
4. Czy faktura jest potrzebna do skorzystania z gwarancji
5. Jaki jest sposób na proste wystawianie faktur

Podstawowe informacje o fakturze

Faktura jest dokumentem potwierdzającym zawarcie transakcji pomiędzy sprzedającym a kupującym. Z tego względu na fakturze muszą znajdować się pełne dane zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy. Wystawiana jest w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron danej transakcji.

Kolejnym ważnym elementem faktury jest jej unikalny numer oraz data wystawienia. Zawiera ona informacje o sprzedawanych towarach i usługach, takie jak ich ilość, cena oraz wartość. W przypadku krajów, w których jest naliczany podatek VAT (Value Added Tax), na fakturze znajdzie się też stawka oraz wartość tego podatku.

Faktura wskazuje też sposób zapłaty za dostarczone towary lub usługi. Może to być przedpłata, płatność gotówką, przelewem lub kartą płatniczą. W przypadku sprzedaży z odroczonym terminem płatności na fakturze znajdzie się również termin płatności, w którym należy uregulować takie zobowiązanie.

Faktura może mieć formę papierową, ale może też być sporządzona w formie elektronicznej, która ma taką samą moc prawną jak forma papierowa. Jak podaje raport E-Invoicing / E-Billing. Digitisation and Automation 2016 na całym świecie wystawia się co roku przeszło 370 miliardów faktur, z czego zaledwie 10% stanową faktury elektroniczne. Jednak ze względu na to, że obsługa e-faktur jest znacznie tańsza niż ich papierowych odpowiedników, takie rozwiązanie z każdym rokiem zyskuje na popularności. Dzięki zastosowaniu automatyzacji przy wystawianiu faktur można ograniczyć koszty nawet o około 30%.

Faktura jako potwierdzenie sprzedaży

Sprzedając jakiekolwiek towary czy usługi musisz takie zdarzenie udokumentować w odpowiedniej formie. Prowadząc sprzedaż dla osób fizycznych zazwyczaj jesteś zobowiązany do posiadania kasy fiskalnej i wydawania paragonów. Jednak na życzenie klienta musisz wystawić fakturę potwierdzającą zakup. Prowadząc biznes w modelu B2B podstawowym dokumentem potwierdzającym sprzedaż jest faktura.

Wiele firm sprzedających na różnych marketplace’ach domyślnie wystawia dla swoich klientów faktury w formie elektronicznej. Jest to zdecydowanie wygodniejsze rozwiązanie niż drukowanie paragonów czy faktur papierowych. Wysyłkę takich dokumentów łatwo jest zautomatyzować, dzięki czemu nie musisz zajmować się papierkową robotą i możesz skupić się na prowadzeniu swojego biznesu.

Faktura jako dokument dla księgowości

Zgodnie z IFRS (International Financial Reporting Standards) faktura jest jednym z najważniejszych dokumentów księgowych, w którym zawarte są szczegółowe informacje dotyczące zrealizowanej transakcji. Między innymi na podstawie faktur obliczane są Twoje przychody oraz podatek, jaki musisz od nich zapłacić. Faktury dokumentują też poniesione przez Ciebie koszty na prowadzenie działalności. W zależności od wybranej formy opodatkowania mogą mieć one wpływ na wysokość należnych podatków. Ponieważ faktury mogą być kontrolowane przez ograny podatkowe, to muszą być przechowywane przez okres czasu przewidziany w prawie danego kraju.

Biura rachunkowe, określając cenniki za swoje usługi, najczęściej odnoszą się do ilości faktur. Dotyczy to zarówno tych wystawionych przez Ciebie, określanych jako faktury sprzedażowe lub przychodowe, jak i faktur, które wystawiają Twoi kontrahenci za dostarczone Ci towary i usługi. Te ostanie faktury określane są jako faktury kosztowe.

Zazwyczaj biura rachunkowe w cenie podstawowego pakietu usług oferują księgowanie pewnej, z góry określonej ilości faktur, ale za każdy kolejny dokument przekraczający ten limit mogą pobierać dodatkowe opłaty. Jeśli nie wystawiasz zbyt wielu dokumentów to korzystanie z usług księgowych może stanowić pokaźny koszt związany z prowadzeniem firmy. Jednak możesz skorzystać z aplikacji, która pozwoli na samodzielne wystawianie i księgowanie faktur. Ułatwiają to wstępnie przygotowane szablony księgowań oraz rozwijane listy danych. Dzięki temu łatwo zoptymalizujesz koszty prowadzenia własnego biznesu.

Czy faktura jest potrzebna do skorzystania z gwarancji

Do skorzystania z gwarancji nie trzeba mieć faktury. W tym celu wystarczy jakiekolwiek potwierdzenie zakupu. Może być to paragon, wyciąg z konta lub potwierdzenie płatności kartą kredytową. Ważne, żeby mieć dokument potwierdzający dokonanie transakcji. Jednak spora część osób, szczególnie w przypadku zakupu towarów o większej wartości, wybiera fakturę. Dlaczego?

Paragony łatwo zgubić, poza tym jeśli są źle przechowywane, to mogą szybko wyblaknąć i stać się nieczytelne. Z fakturami nie ma takiego problemu. Zazwyczaj mają większy format – najczęściej jest to strona formatu A4. Dzięki temu łatwo może je przechowywać w standardowych segregatorach. Idealnym rozwiązaniem są faktury w formie elektronicznej. Dostęp do takich dokumentów jest znacznie prostszy i w razie konieczności skorzystania z gwarancji można szybko odszukać potrzebną fakturę.

Jaki jest sposób na proste wystawianie faktur

Na rynku znajdziesz wiele rozwiązań wspomagających wystawianie faktur. Począwszy od systemów finansowo-księgowych, poprzez systemy CRM (Customer Relationship Management) lub bardziej rozbudowane systemy ERP (Enterprise Resource Planning), aż po dedykowane aplikacje. Dzięki skorzystaniu z takich narzędzi można w prosty sposób wystawiać faktury, a nawet zautomatyzować pewne procesy, takie jak chociażby wysyłka przypomnień o płatnościach cyklicznych.

Nie zawsze musi się to wiązać ze sporymi wydatkami na zakup takiego oprogramowania. Warto skorzystać ze sprawdzonych rozwiązań, które zapewniają pełną funkcjonalność przy wystawianiu faktur, a jednoczenie są bezpłatne. W tym celu możesz wykorzystać Free Invoicing App, która znacznie ułatwia wystawianie faktur nawet tym osobom, które do tej pory nie miały do czynienia z księgowością.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.