Ile czasu należy dać komuś na zapłacenie faktury?

Jako właściciel biznesu możesz sam ustalać w jakim terminie kontrahenci mają zapłacić za Twoje faktury. Jednak istnieją pewne zasady, którymi warto się kierować podczas ustalania terminu płatności. Jeśli zapomnisz o podaniu na fakturze terminu płatności, to odbiorca takiego dokumentu będzie zobowiązany do zapłaty należności w ustawowym terminie, który może być różny, w zależności od kraju, w którym prowadzisz działalność. Dlatego o wiele lepiej jest samemu wskazać termin płatności. Jakie terminy są najczęściej ustalane? Czy występują tu jakieś ograniczenia? Więcej na ten temat dowiesz się w tym artykule.

Ile czasu należy dać komuś na zapłacenie faktury?

1. Najczęściej występujące terminy płatności
2. Dlaczego warto ustalić termin płatności już podczas przyjmowania zlecenia?
3. Dlaczego duże firmy potrzebują dłuższego terminu płatności?
4. Dlaczego bardzo długie terminy płatności mogą być dla Ciebie niekorzystne?
5. Jak zachęcić kontrahenta do szybkiej płatności za faktury

Najczęściej występujące terminy płatności

Chociaż masz dużą dowolność w określaniu terminów płatności za wystawione przez Ciebie faktury, to warto sprawdzić jak robią to inni. Jakie terminy płatności są w praktyce spotykane najczęściej? Oto najbardziej popularne w kolejności od najkrótszych do najdłuższych:

1. 7 dni,
2. 14 dni,
3. 30 dni,
4. 60 dni,
5. 90 dni.

W niektórych krajach ustawowym terminem płatności jest 30 dni. Dotyczy to na przykład Stanów Zjednoczonych, gdzie faktury wystawione przez freelancerów trzeba opłacić w ciągu 30 dni. Podobnie jest w Wielkiej Brytanii, gdzie domyślny termin zapłaty wynosi 30 dni od otrzymania faktury, dostawy towaru lub zrealizowania usługi.

Z kolei w niektórych krajach europejskich zalecany termin płatności w przypadku transakcji asymetrycznych, czyli takich, w których podmioty dokonujące transakcji różnią się wielkością, wynosi 60 dni. Wyjątkiem są transakcje z podmiotami publicznymi, które powinny uregulować należność za fakturę w ciągu 30 dni. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, żeby wyznaczyć krótsze terminy płatności, wynoszący na przykład 21 lub 14 dni. A kiedy poinformować kontrahenta o wybranym przez Ciebie terminie płatności?

Dlaczego warto ustalić termin płatności już podczas przyjmowania zlecenia?

Musisz pamiętać, że takie sprawy jak terminy płatności najlepiej jest ustalić już na etapie podpisywania umowy lub zamówienia. Dlaczego? Jeśli terminu płatności nie ustaliłeś przed podjęciem się zlecenia, to Twój kontrahent będzie się spodziewał, że dostanie fakturę z ustawowym terminem płatności. Jeśli wystawisz mu fakturę z krótszym terminem to ma prawo być zaskoczony. Nie będzie to zbyt dobrze świadczyło o Tobie, zwłaszcza że zapłata faktury po terminie może wiązać się z koniecznością zapłaty odsetek.

Dlatego o wiele lepiej jest postawić sprawę jasno już podczas przyjmowania zlecenia. Przy czym nie musi to być sformalizowana umowa czy bardzo szczegółowe zamówienie. Wystarczy, że w korespondencji mailowej związanej z ustalaniem szczegółów zlecenia, takich jak termin realizacji, czy kwota do zapłaty, wspomnisz, że będziesz wystawiać fakturę na przykład z 14-dniowym terminem płatności. W takim wypadku Twój kontrahent będzie świadomy, że otrzyma od Ciebie dokument, który będzie musiał opłacić we wskazanym przez Ciebie terminie. A korzyścią dla Ciebie będzie wizerunek profesjonalisty, który dba o wszystkie szczegóły zawieranej transakcji.

Dlaczego duże firmy potrzebują dłuższego terminu płatności?

Jeśli działasz jako freelancer lub prowadzisz niewielki biznes to zapewne nie otrzymujesz zbyt wielu faktur. Droga od otrzymania faktury do jej zapłaty jej bardzo krótka, zwłaszcza jeśli korzystasz z aplikacji, które ułatwiają kontrolowanie kosztów czy też prowadzenie księgowości. Łatwo możesz sprawdzić czy zamawiałeś towary lub usługi wyszczególnione na fakturze. Potem zlecasz płatność w swoim banku i na tym sprawa się kończy.

Zupełnie inaczej wygląda to w większych organizacjach. Tam faktura musi przejść przez dwa lub nawet więcej działów, żeby finalnie trafić do zapłaty. Dlaczego tak się dzieje? Faktury wpływają do sekretariatu lub działu administracji, gdzie są przyjmowane i rejestrowane. Potem są przekazywane do działu księgowości, ale nie jest to równoznaczne z natychmiastową zapłatą. W zależności od procedur przyjętych w danej korporacji może być wymagane sprawdzenie kto zamawiał towar lub usługę, czy kwota jest zgodna z podpisanym zamówieniem oraz czy zgadza się termin płatności lub inne dane wskazane na fakturze. Takie zadania mogą realizować zupełnie różne osoby.

Dopiero później faktura jest przekazywana do zapłaty, przy czym do realizacji przelewu potrzebny jest jeszcze podpis osoby upoważnionej do zatwierdzania płatności. To wymaga czasu, dlatego współpracując z dużym przedsiębiorstwem weź to wszystko pod uwagę. Jednak ustalając optymalny dla obu stron termin płatności za faktury pamiętaj, że każda skrajność jest niekorzystna. Musisz mieć na względzie również własne potrzeby.

Dlaczego bardzo długie terminy płatności mogą być dla Ciebie niekorzystne?

Ustalając bardzo długie terminy płatności kredytujesz swojego kontrahenta. Podczas gdy Ty czekasz na zapłatę Twój kontrahent może już czerpać korzyści z dostarczonych przez Ciebie towarów lub wykonanych usług. Gdyby zapłacił Ci natychmiast to Ty mógłbyś obracać tymi pieniędzmi i odnosić z tego realne korzyści. Jest to szczególnie ważne jeśli masz problemy z płynnością finansową. W takim wypadku lepiej dla Ciebie będzie umawiać się na krótsze terminy płatności.

Jeśli wystawisz komuś fakturę z bardzo długim, na przykład 90-dniowym terminem płatności, a w tym czasie zabraknie Ci pieniędzy, to być może będziesz musiał się wspomóc kredytem bankowym. Wiąże się to z dodatkowymi kosztami, których mógłbyś uniknąć, gdybyś wystawił fakturę z krótszym terminem płatności. Jeśli ktoś przekonuje Cię, że dłuższe terminy płatności nie powinny być dla Ciebie problemem, to zawsze możesz spróbować odwrócić sytuację. Jak to zrobić? Zaproponuj przedpłatę za swoje usługi na przykład w zamian za niewielki rabat. Może to być dla Ciebie znacznie korzystniejsze rozwiązanie niż zaciąganie kredytu, za który musisz zapłacić prowizje, odsetki czy też inne opłaty.

Jak zachęcić kontrahenta do szybkiej płatności za faktury

Jeśli termin płatności jest liczony od daty wpływu faktury do kontrahenta to w uzyskaniu szybszej płatności pomoże faktura wysyłana w formie elektronicznej. W tym wypadku nie musisz czekać aż listonosz lub kurier dostarczy ją do Twojego klienta. Dodatkowo jeśli odbiorca Twoich towarów lub usług korzysta z systemu typu CRM to faktura wysłana elektronicznie może ułatwić mu pracę, dzięki czemu możesz spodziewać się szybszej zapłaty.

Czy możesz zrobić coś jeszcze, żeby przyśpieszyć zapłatę za fakturę? Tak. Za szybszą płatność możesz zaoferować rabat. Oczywiście musisz odpowiednio skalkulować jego wysokość tak, aby nie być stratnym. Z drugiej strony możesz uprzedzić kontrahenta, że jeśli nie zapłaci w terminie to doliczysz odsetki za zwłokę. Tak czy inaczej, wyznacz najkorzystniejsze dla obu stron terminy płatności, a później monitoruj czy Twój klient się z nich wywiązał.

Przeczytaj także: Co to jest faktura?

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.