Co zawiera faktura? Co umieścić na fakturze?

Każdy, kto założył firmę, prędzej czy później będzie musiał wystawić faktury za sprzedane towary lub usługi. Jakie informacje powinny znaleźć się na fakturze? Ponieważ jest to oficjalny dokument, jego treść jest ściśle regulowana przez przepisy prawa. Z tego artykułu dowiesz się, co musisz umieścić na fakturze i jakie są jej niezbędne elementy składowe. Korzystając z zawartych tu podpowiedzi na pewno poradzisz sobie z prawidłowym wystawieniem faktury.

Co zawiera faktura? Co umieścić na fakturze?

1. Termin „faktura”
2. Unikalny numer
3. Dane sprzedawcy
4. Dane nabywcy
5. Data wystawienia faktury
6. Data sprzedaży towarów / usług
7. Opis sprzedawanych towarów / usług
8. Cena i ilość poszczególnych towarów / usług
9. Kwota do zapłaty
10. Termin płatności
11. Sposób płatności
12. Informacja o podatkach

Termin „faktura”

Jeśli chcesz wystawić fakturę to słowo „faktura” musi pojawić się na tworzonym przez Ciebie dokumencie. Dzięki temu wiadomo, że jest to oficjalny dokument potwierdzający sprzedaż towarów lub usług. To słowo odróżnia fakturę od innych dokumentów używanych w firmach, takich jak na przykład wydanie z magazynu czy oferta handlowa, które mogą zawierać pewne elementy występujące również na fakturach.

Unikalny numer

Każda faktura powinna mieć swój własny, unikalny numer. Nie może on się powtarzać. Nie powinno też być przerw w numeracji. Numery powinny być nadawane narastająco. Dla ułatwienia można stosować różne serie numerów faktur. Jest to przydatne zwłaszcza w większych firmach. Każda seria ma swoją własną numerację i może na przykład dotyczyć sprzedaży z różnych magazynów, z różnych platform handlowych lub sprzedaży różnych rodzajów towarów czy usług. Takie pogrupowanie faktur ułatwi identyfikację źródeł przychodów Twojej firmy.

Dane sprzedawcy

Na fakturze niezbędne są Twoje dane określające Ciebie jako sprzedawcę. W zależności od formy prowadzenia biznesu może to być Twoje imię i nazwisko albo pełna nazwa Twojej firmy. Tutaj umieszczasz również adres korespondencyjny swojej działalności oraz podatkowy numer identyfikacyjny przypisany do Ciebie lub Twojej firmy.

Dane nabywcy

Faktura musi jednoznacznie określać komu sprzedałeś swoje towary lub usługi. W tym miejscu umieszczasz podobny zestaw danych, jak w przypadku danych Twojej firmy. Ponieważ faktury najczęściej będziesz wystawiać innym firmom, więc musi się na nich znaleźć pełna nazwa i adres firmy, która jest Twoim klientem oraz jej numer identyfikacji podatkowej. Jeśli kupującym jest osoba prywatna, to co do zasady nie musisz wystawiać faktury. Jednak na prośbę kupującego będziesz musiał stworzyć taki dokument. W tym przypadku w miejscu przeznaczonym na dane nabywcy wystarczy wpisać imię i nazwisko takiej osoby oraz jej adres.

Data wystawienia faktury

Na wystawienie faktury jest określony czas. Skąd wiadomo kiedy powinna zostać wystawiona faktura? Ten czas określają przepisy podatkowe. Ponieważ faktury służą między innymi do wyliczenia należnych podatków, to nie można zbyt długo zwlekać z ich wystawieniem. Dlaczego? Faktury wystawione po terminie mogą być uznane za celowe unikanie podatków. Jeśli nie chcesz przegapić terminu na wystawienie faktur, to zapytaj o to swojego księgowego lub skorzystaj z narzędzia, które podpowie Ci ile czasu masz na wystawienie faktury.

Data sprzedaży towarów / usług

Ponieważ faktura jest dokumentem opisującym faktyczne zdarzenie gospodarcze, to musisz podać datę sprzedaży towarów lub usług. Najczęściej jest to konkretny dzień, ale w wypadku niektórych usług może być to też miesiąc świadczenia usługi. Jeśli od swoich klientów pobierasz przedpłaty za towary i usługi to data sprzedaży może odnosić się do planowanego terminu dostawy towarów lub usług i być umiejscowiona w przyszłości.

Opis sprzedawanych towarów / usług

Faktura musi dokładnie opisywać to, co sprzedałeś. Dotyczy to zarówno towarów, jak i usług. Opis na fakturze powinien jednoznacznie identyfikować sprzedany towar lub usługę. W przypadku towarów jest nieco łatwiej, bo można podać na przykład numer EAN (European Article Number) lub GTIN (Global Trade Item Number), dzięki czemu nie będzie żadnych wątpliwości co do rodzaju sprzedawanego towaru. Sprzedając usługi też powinieneś dokładnie określić to, czego one dotyczą, tak by nikt nie miał wątpliwości, że wyświadczyłeś daną usługę.

Cena i ilość poszczególnych towarów / usług

Na fakturze podajesz ile kosztują zakupione przez klienta towary i usługi. Jest to jedna z najważniejszych pozycji na fakturze. Tutaj jest też miejsce na podanie ilości sprzedanych sztuk. Jeśli klient zakupił więcej niż jedną sztukę danego towaru lub usługi to powinieneś określić też ich wartość. Jak to zrobić? Jest to wynik mnożenia ilości zakupionych sztuk przez ich cenę. Trzeba to zrobić bardzo dokładnie, bo nie może tu być żadnych błędów rachunkowych.

Kwota do zapłaty

To chyba jeden z najprzyjemniejszych elementów wystawionej przez Ciebie faktury. Określa ile dokładnie pieniędzy otrzymasz za sprzedane towary i usługi. Trzeba pamiętać, że musi być to dokładne podsumowanie cen za poszczególne pozycje na fakturze. Nie ma tu miejsca na pomyłkę. Źle wpisana całkowita kwota do zapłaty będzie wiązać się z koniecznością korekty takiej faktury, co zapewne opóźni moment zapłaty przez kupującego, bo zapłaci on dopiero wtedy, gdy otrzyma fakturę z prawidłowymi danymi.

Termin płatności

To drugi z najprzyjemniejszych dla Ciebie elementów na fakturze. W tym miejscu wyznaczasz datę, do której Twój klient musi zapłacić za zakupione towary i usługi. Dzięki temu wiesz, kiedy możesz się spodziewać wpływu na konto. Oczywiście może się zdarzyć, że Twój kontrahent zapłaci znacznie wcześniej, co na pewno będzie dla Ciebie bardzo miłe. Ale może się też zdarzyć sytuacja, gdy odbiorca towarów lub usług nie dotrzyma umówionego terminu zapłaty. Ponieważ faktura jest dokumentem prawnym, to dzięki podaniu terminu płatności możesz poczynić pewne kroki prawne, które pozwolą Ci na uzyskanie należnej zapłaty.

Sposób płatności

Wystawiając fakturę musisz wskazać w jaki sposób kupujący ma uregulować zapłatę za zakupy, które zrobił w Twojej firmie. Najbardziej popularnym sposobem zapłaty jest przelew na konto, ale może to też być gotówka, płatność za pobraniem, płatność przy użyciu karty płatniczej lub kredytowej, a nawet za pośrednictwem PayPal lub innego systemu płatności cyfrowych.

Informacja o podatkach

Jeśli w kraju, w którym prowadzisz działalność funkcjonuje podatek VAT to informacja o stawkach i kwotach tego podatku musi znaleźć się na fakturze. Jednak istnieją pewne wyjątki, bo nie wszyscy sprzedawcy są zobowiązani do wystawiania faktur VAT. W tym wypadku nie musisz sobie zaprzątać głowy stawkami podatkowymi. Ale sytuacja może wyglądać inaczej, jeśli sprzedajesz towary i usługi za granicę. W takim przypadku nawet jeśli Twój biznes jest zarejestrowany w kraju, w którym nie obowiązuje podatek VAT lub korzystasz ze zwolnienia z takiego podatku, to mimo wszystko możesz być zobowiązany naliczyć podatek VAT dla kupujących z zagranicy.

Przeczytaj także: Jakie jest najlepsze oprogramowanie do fakturowania online dla małej firmy?

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.