Przydatne umiejętności w pracy Project Managera

Praca Project Managera wymaga planowania i organizowania, ale przede wszystkim elastyczności i czujności. To właśnie umiejętność dostrzegania wczesnych oznak nadchodzących zmian oraz śledzenia wielu zmieniających się okoliczności równocześnie mogą sprawić, że działania Project Managera będą skuteczne.

Jakie umiejętności pomagają w pracy Project Managera – spis treści:

Wstęp
Uniwersalne umiejętności w pracy Project Managera
Specjalistyczne umiejętności Project Managera
Mity na temat roli Project Managera
Podsumowanie

Wstęp

Na optymalny zestaw umiejętności Project Managera składają się te uniwersalne, nazywane też zbywalnymi (transferable skills) oraz umiejętności specjalistyczne. Proporcje, w jakich są używane różnią się nieco w zależności od tematyki i wielkości realizowanego projektu. Jednak jedno pozostanie niezmienne. Project Manager używa różnych umiejętności każdego dnia. Jego praca jest bowiem bardzo różnorodna i pozwala codziennie mierzyć się z innymi wyzwaniami. Jednego dnia jest to organizacja i prowadzenie spotkania z interesariuszami. Zaś innego – rozpisanie szczegółowego budżetu dla następnego kamienia milowego. Jakie zatem umiejętności przydają się najbardziej?

Uniwersalne umiejętności w pracy Project Managera

Aby przyjrzeć się uniwersalnym umiejętnościom, jakie przydają się podczas zarządzania projektami, wyobraźmy sobie organizację przeprowadzki. Żeby zrobić to skutecznie musimy wykazać się zdolnością:

planowania – żeby zapakować wszystko w odpowiedniej kolejności i zgrać termin opuszczenia jednego mieszkania z wprowadzeniem się do nowego miejsca,
organizacji – żeby umówić się z osobami pomagającymi w przeprowadzce, ekipą transportową, a także właściwie oznaczyć wszystkie pudła i pudełka z rzeczami,
zarządzania kosztami – żeby już na etapie myślenia o przeprowadzce przekonać się, czy będzie nas stać na wymarzone lokum, ile będzie kosztowała przeprowadzka i urządzenie nowego miejsca,
współpracy z innymi – umiejętności interpersonalne w przypadku przeprowadzki będą szczególnie przydatne na etapie przekonywania znajomych i rodziny do pomocy w przeprowadzce, a łatwość komunikowania na pewno ułatwi proces przenoszenia dobytku i uczyni ten proces przyjemniejszym.

Powyższa lista to najważniejsza baza, którą Project Manager rozwija wykonując codzienne obowiązki i dodając do niej szczegółowe umiejętności. Na przykład do planowania – znajomość oprogramowania służącego do rozpisania zadań i kamieni milowych w rozpoczynającym się projekcie. A do współpracy z innymi – delegowanie zadań i bieżące moderowanie przepływu pracy w zespole.

Specjalistyczne umiejętności Project Managera

W pracy Project Managera oprócz uniwersalnego planowania, organizacji, zarządzania i współpracy przyda się jeszcze kilka umiejętności specjalistycznych. Należą do nich między innymi:

podejmowanie decyzji,
raportowanie,
elastyczność, oraz
dostrzeganie i reagowanie na zmiany.

Umiejętność podejmowania decyzji i brania za nie odpowiedzialności wiąże się ściśle z najważniejszymi momentami cyklu życia projektu, a także z pozycją lidera, jaką zajmuje Project Manager w zespole.

Raportowanie to z kolei połączenie sprawnego komunikowania się, organizowania zadań oraz współpracy z innymi. Doświadczony Project Manager wie, jak przygotować informacje przeznaczone dla interesariuszy, co w nich zawrzeć, a także w jaki sposób i jak często się z nimi komunikować.

Elastyczność pomaga w stworzeniu stylu komunikacji odpowiadającego interesariuszom danego projektu. Pozwoli także Project Managerowi na dostosowywanie sposobów działania do zespołu, z którym współpracuje. Na przykład dobranie częstotliwości spotkań i szczegółowości omawiania wykonanych zadań do stopnia doświadczenia zespołu. Jednak umiejętnością, która może zdecydować o sukcesie lub porażce Project Managera jest elastyczność w realizacji zadań – także tych powtarzalnych. Oznacza ona branie pod uwagę bieżących okoliczności i zdolność wyjścia poza schematyczne postępowanie, aby osiągnąć oczekiwane rezultaty.

Umiejętność ta wiąże się ściśle z ostatnią – trudną do wytrenowania wrażliwością na zmiany zachodzące w otoczeniu. Reagowanie na zmiany dotyczy niemal wszystkich obszarów projektu. Przykładem może być dostosowywanie budżetu do zmieniających się cen – oznacza wtedy dostrzeganie trendów i korzystanie z nich, a także zauważanie oczekiwań i możliwości finansowych klientów.

Mity na temat roli Project Managera

Wokół roli Project Managera krąży kilka mitów. Wystarczy spojrzeć na niezbyt przyjemne stereotypowe wyobrażenie Project Managera . Wielu osobom narzuca się obraz przemądrzałego młodego mężczyzny, który bardzo wcześnie zaczął karierę. Doskonale rozumie on każdy detal projektu, którym zarządza, a przynajmniej jest o tym przekonany. I bezlitośnie wytyka potknięcia swoim współpracownikom.

Przyjrzyjmy się bliżej temu karykaturalnemu portretowi i zwróćmy uwagę na trzy kryjące się w nim mity.

Mit 1. Project Manager ma duże doświadczenie w organizacji, w której zarządza projektem.

Mit 2. Project Manager doskonale zna się na wszystkich zagadnieniach, których dotyczy projekt.

Mit 3. Project Manager kontroluje i poprawia zadania wykonywane przez wszystkich członków zespołu.

Mit 1 wiąże się z przeświadczeniem, że tylko osoba z dużym stażem zawodowym może skutecznie zarządzać projektami. Jednak w wielu przypadkach nawet początkujący pracownik, który rozwinął uniwersalne umiejętności przydatne w zarządzaniu projektami może świetnie sprawdzić się w roli pomocniczego Project Managera. Dotyczy to także osób, które nabyły doświadczenie w innych organizacjach, o ile tylko znają odpowiednie narzędzia i metody potrzebne do pełnienia roli Project Managera.

Mit 2 łączy w sobie przekonanie, że Project Manager musi znać na pamięć wszystkie detale dotyczące projektu, oraz posiada ugruntowaną, ekspercką wiedzę na temat obszaru, którego dotyczy projekt. Jednak detale projektu są przechowywane przez oprogramowanie, w dobrze uporządkowanej formie. Zadaniem Project Managera jest stworzenie i utrzymanie tego porządku i korzystanie z informacji. Natomiast wiedzą ekspercką dysponują członkowie zespołu. Szeroka wiedza będzie potrzebna Managerowi do wyznaczenia ogólnych ram postępowania w projekcie, oraz zadawania odpowiednich pytań.

Mit 3 to część stereotypu, w którym Project Manager poprawia każdy detal zadań powierzanych zespołowi. Mikrozarządzanie to jeden z błędów w pracy z zespołem. Jednak zdecydowanie nie należy ono do obowiązków Project Managera!

Podsumowanie

W pracy Project Managera pomagają umiejętności uniwersalne, czyli sprawne:

planowanie
organizacja
zarządzanie kosztami, a także
współpraca z ludźmi.

Niemniej ważne są jednak umiejętności ściśle związane z zarządzaniem projektami, czyli sprawne podejmowanie decyzji i umiejętność raportowania. A także elastyczność i efektywne reagowanie na zmiany.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Jaką umiejętność wpisać do CV, żeby poprawić szansę na dostanie pracy jako Project Manager?

Jedną z umiejętności, które mogą pomóc w uzyskaniu posady Project Managera, jest koordynowanie działań zespołu, aby osiągnąć określone cele projektu. Sprawna koordynacja zespołu powoduje, że wszyscy członkowie zespołu wiedzą, jakie są ich obowiązki i jakie cele należy osiągnąć. Polega także na dbaniu o to, aby wszystkie działania były wykonywane zgodnie z harmonogramem i budżetem projektu. Ponadto koordynator zespołu musi być w stanie rozwiązywać ewentualne problemy i konflikty, które mogą wystąpić w trakcie realizacji projektu, a także umieć motywować członków zespołu do wysiłku i efektywnej pracy.