Jak założyć zespół projektowy?

Według PMBOKu zespół projektowy to “zbiór jednostek wykonujących pracę w ramach projektu w celu osiągnięcia jego celu”. (A set of individuals performing the work of the project to achieve its objectives.) Uważamy jednak, że taka definicja pomija co najmniej jeden ważny wymiar realizacji celu projektu: współpracę. A na niej właśnie chcemy dziś się skupić odpowiadając na pytanie o to, jak założyć zespół projektowy.

Jak założyć zespół projektowy? – spis treści:

Wstęp
Kompetencje i zakresy obowiązków członków zespołu
Osobowości w zespole
Role w zespole
Podsumowanie

Wstęp

Kiedy Project Manager zabiera się za zakładanie zespołu projektowego, ma już za sobą fazę inicjacji projektu, oraz część etapu planowania. Zadanie jest łatwiejsze, jeśli projekt obejmuje osoby wewnątrz organizacji. Często jednak projekty wymagają zatrudnienia nowych specjalistów, zewnętrznych konsultantów lub freelancerów.

Jeśli projekt jest realizowany w dużej organizacji, wystarczy, że Project Manager określi trafnie zakres kompetencji i obowiązków potrzebnych specjalistów. Pracownicy działu HR zajmą się wtedy rekrutacją odpowiednich kandydatów.

Jednak jeżeli projekt będzie realizowany w mniejszej firmie lub startupie, Project Manager będzie musiał sam zająć się wyborem odpowiednich kandydatów. Zadanie to nazywane jest także “pozyskiwaniem zespołu projektowego” (acquiring project team), a koncentruje się na dwóch obszarach:

kompetencjach i doświadczeniu zawodowym, oraz
indywidualnych cechach osobowości przyszłych współpracowników.

To one sprawią, że grupa specjalistów wkrótce stanie się zespołem. Czyli, że będzie w stanie efektywnie ze sobą współpracować przez cały okres trwania projektu.

Kompetencje i zakresy obowiązków członków zespołu

Określenie zakresu obowiązków każdego z członków zespołu jest bardzo ważne na początku współpracy. Zdarza się bowiem często, że kompetencje współpracowników pokrywają się albo zazębiają. Project Manager musi zatem określić, kto jest odpowiedzialny za realizację konkretnego zadania. Z drugiej strony, osoby wspólnie pracujące nad danym obszarem projektu powinny czuć, że dzielą między siebie odpowiedzialność za jego sukces (shared ownership).

Na kolejne trudności, przed którymi staje Project Manager wskazują pytania:

Jak zidentyfikować, jacy specjaliści będą w stanie najlepiej realizować zadania?
Jakich będą potrzebować narzędzi? A co za tym idzie –
Jak określić budżet niezbędny do skompletowania zespołu?

Tutaj możemy zwrócić uwagę jedynie na pytania. Odpowiedź będzie różniła się w każdym indywidualnym projekcie.

Osobowości w zespole

W zespole projektowym ważne jest, aby każdy z członków miał odpowiednie umiejętności i doświadczenie. Jednak równie ważne są cechy osobowości, które sprawią, że zespół będzie trwały i zgrany. Jeśli chodzi o wspólne cechy, ważne aby zespół projektowy składał się z ludzi, którzy są:

elastyczni i potrafią dostosować się do zmieniających się warunków
otwarci na nowe wyzwania
gotowi do współpracy
chętni do brania odpowiedzialności za powierzane im zadania, oraz
umieli radzić sobie ze stresem.

Równie ważna jest jednak różnorodność osobowości i stylów pracy. Pozwoli to na znacznie lepsze wykorzystanie ich indywidualnych mocnych stron. Każdy zespół projektowy powinien składać się z:

Osoby zorientowanej na cele – takiej, która skupia się na osiągnięciu jak najlepszych rezultatów i jest skoncentrowana na działaniu
Osoby kreatywnej – tryskającej pomysłami i charakteryzuje się wysokim poziomem innowacyjności, oraz umiejętnością szukania nowych rozwiązań
Osoby skupionej na ludziach – takiej, dla której najważniejsze są relacje międzyludzkie i wzajemne porozumienie.

Role w zespole

Nieformalne role w zespole często przyjmowane są spontanicznie. Warto jednak zwrócić uwagę na ich istnienie oraz dynamikę podczas realizacji projektu. Do ważnych ról w zespole projektowym należą:

liderka – to ktoś, kto zwraca szczególną uwagę na efektywność pracy zespołu,
mediator – osoba, która rozwiązuje konflikty i pomaga zespołowi działać sprawniej
żartowniś – czyli osoba, która rozśmiesza innych i poprawia nastrój w zespole,
przypominajka – osoba, która zawsze pamięta o ważnych terminach i zadaniach,
koordynatorka – pomaga zespołowi działać sprawniej poprzez łączenie elementów pracy poszczególnych członków,
mentor – to często starszy członek zespołu, który chętnie dzieli się swoim doświadczeniem i wiedzą z innymi.

Nieformalne role pomagają zespołowi lepiej funkcjonować i osiągać lepsze rezultaty. Ważne jest jednak, aby nie były one traktowane jako substytut dla formalnych obowiązków.

Podsumowanie

Dobrze dobrany zespół projektowy może zadecydować o sukcesie lub porażce całego przedsięwzięcia. Dlatego tak ważne jest, aby zespół składał się z ludzi o różnych umiejętnościach i osobowościach, różnym doświadczeniu i stylach pracy. Jeśli Project Manager trafnie dobierze swoich współpracowników, wejdą oni naturalnie w nieformalne role najważniejsze dla budowania zgranego zespołu zwiększając szanse na sukces i dalszą, owocną współpracę.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Dlaczego zespół projektowy powinien składać się z osób o różnych osobowościach i stylach pracy?

Ludzie o różnych osobowościach i stylach pracy patrzą na projekt z różnych perspektyw. Ważne są dla nich inne rzeczy, dlatego gdy się komunikują stwarzają warunki do innowacji. Innymi słowy. tworzą razem więcej pomysłów, które przyczyniają się do lepszej realizacji projektu.

Przerwa konserwacyjna

Jak założyć zespół projektowy?