Jak stworzyć budżet projektu?

Według raportu Project Management Institute w 2021 roku 62% projektów zostało zakończonych w granicach pierwotnego budżetu. Najlepiej w tej konkurencji wypadły Chiny, gdzie było to 66%. Listę natomiast zamyka Europa z wynikiem 57%. Za sporą część niepowodzeń w tym względzie odpowiada źle stworzony budżet projektu. Jak zatem oszacować koszty w projekcie, aby zwiększyć prawdopodobieństwo jego sukcesu?

Jak stworzyć budżet projektu? – spis treści:

Wstęp
Co to jest i co składa się na budżet projektu?
Jak oszacować koszt projektu?
Narzędzia i metody szacowania budżetu projektu
Podsumowanie

Wstęp

Nieprawidłowa realizacja projektów przynosi straty rzędu 19 milionów dolarów na każdy miliard inwestycji (PMI 2019). A tylko 34% organizacji zwykle lub zawsze kończy projekty zgodnie z budżetem (Wellingtone 2021). Aby odpowiedzieć na pytanie, jak znaleźć się w tym gronie, przyjrzyjmy się bliżej temu, czym jest budżet projektu, oraz sposobom i narzędziom do jego przygotowania.

Co to jest i co składa się na budżet projektu?

Budżet projektu to zatwierdzona szacunkowa kwota, którą organizacja zamierza przeznaczyć na realizację projektu. Budżet projektu powstaje na podstawie szacowanych kosztów i jest uwzględniany w budżecie całej organizacji.

Project Manager powinien uwzględnić w budżecie projektu wszystkie koszty związane z projektem, takie jak:

koszty bezpośrednie – czyli wydatki potrzebne do wykonania zadań bezpośrednio prowadzących do realizacji celu projektu, czyli materiały, koszty pracy i narzędzi, wyposażenia i zaopatrzenia,
koszty pośrednie – czyli koszty, których nie można bezpośrednio przypisać do projektu, ale które są ponoszone w związku z jego realizacją, takie jak koszty administracyjne czy na przykład koszty zarządzania projektem.
nakłady kapitałowe – koszty związane z nabyciem tak zwanych aktywów długoterminowych, takich jak budynki, sprzęt i maszyny.
koszty operacyjne – czyli powtarzające się koszty związane z obsługą i utrzymaniem projektu, takie jak media, ubezpieczenie i konserwacja,
rezerwy na nieprzewidziane wydatki – czyli fundusze przeznaczone na pokrycie nieprzewidzianych zdarzeń lub zmian w zakresie projektu.

Jak oszacować budżet projektu?

Planowany koszt zaplanowanych prac określany jest jako Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS) lub Planned Value (PV). Oba wskaźniki oznaczają sumę środków potrzebnych na ukończenie prac przewidzianych w danym okresie czasu.

Aby oszacować budżet projektu, Project Manager powinien przeprowadzić szereg działań, które pozwolą na uzyskanie jak najbardziej precyzyjnych wycen. Przede wszystkim, Project Manager powinien poznać wszystkie wymagania dotyczące projektu, takie jak:

zakres prac,
terminy i
zasoby, które będą potrzebne do jego realizacji.

Następnym krokiem jest zbadanie rynkowych cen za zasoby i usługi, które będą wykorzystane w projekcie, czyli ceny materiałów, usług dostawców i wynagrodzeń dla zespołu projektowego.

Po uzyskaniu danych dotyczących wymagań i cen, Project Manager może rozpocząć proces pierwszego szczegółowego oszacowania budżetu. Po jego zakończeniu powinien jednak od razu przeprowadzić weryfikację budżetu z zespołem projektowym. Pozwoli to upewnić się, że wszystkie koszty zostały uwzględnione i że budżet jest możliwie realistyczny.

Co więcej, budżet projektu powinien być regularnie przeglądany i aktualizowany podczas jego trwania, by upewnić się, że projekt pozostaje na dobrej drodze i mieści się w budżecie.

Narzędzia i metody szacowania budżetu projektu

Przy szacowaniu budżetu projektu niezastąpionym narzędziem jest znany powszechnie stosowany Microsoft Excel. Jego podstawową zaletą jest dostępność i łatwość użycia, a także możliwość wykonywania wielu obliczeń i analiz. Wadą jest jednak to, że Excel nie posiada funkcji automatycznego aktualizowania budżetu w czasie rzeczywistym.

Sprawdzi się jednak przy szacowaniu budżetu przed rozpoczęciem jego realizacji. Do bieżącego przeglądu wydatków polecamy narzędzia wspomagające pracę nad projektami, takie jak Firmbee.

Aby stworzyć trafny budżet, można użyć następujących metod:

Szacowanie oddolne. Metoda polega na oszacowaniu kosztu każdego działania w ramach projektu i ich zsumowania kosztów w celu określenia całkowitego kosztu projektu. Jest ona czasochłonna i wymaga szczegółowej znajomości działań projektowych. Zapewnia jednak wysoki poziom dokładności oraz pomaga zidentyfikować wszystkie niezbędne koszty
Szacowanie parametryczne. Ta metoda polega na wykorzystaniu danych statystycznych do oszacowania kosztów działań projektowych. Jest znacznie szybsza niż szacowanie oddolne, więc może być przydatna do szacowania budżetu dużych projektów, o ile organizacja dysponuje źródłem wiarygodnych danych. Pomimo tego może ona nie zapewniać wystarczającego poziomu dokładności.
Ocena ekspercka. Trzecia metoda polega na wykorzystaniu wiedzy i doświadczenia interesariuszy projektu, w tym Project Managera i członków zespołu, do oszacowania kosztów działań projektowych. Może ona zapewnić wysoki poziom dokładności, przydatny w przypadku złożonych projektów. Jednak opiera się na wiedzy fachowej poszczególnych zainteresowanych stron, więc może być stronnicza i generować konflikty. Poza tym trudno uwzględnić w niej zmienne warunki biznesowe, takie jak inflacja czy zmiany w prawie.

Podsumowanie

Tworzenie trafnego budżetu projektu jest czasochłonne i wymaga doświadczenia. Dlatego warto wypróbować różne narzędzia i skorzystać z dostępnych metod przygotowania budżetu, takich jak szacowanie oddolne, parametryczne czy ocena ekspercka.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

W jaki sposób budżetowanie projektów może być wykorzystywane jako narzędzie do zarządzania ryzykiem projektowym?

Budżetowanie projektów może być wykorzystywane jako narzędzie do zarządzania ryzykiem projektu poprzez włączenie planów awaryjnych i przydzielanie funduszy na potencjalne ryzyko. Pomaga to Project Managerom stworzyć plan awaryjny na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń, a budżet projektu można odpowiednio dostosować. Regularnie przeglądając i aktualizując budżet projektu, kierownicy projektów mogą proaktywnie zarządzać ryzykiem i zapewnić, że projekt mieści się w ramach ograniczeń budżetowych.
W jaki sposób można wykorzystać budżetowanie projektów do wspierania lepszej komunikacji i współpracy między członkami zespołu?

Budżetowanie projektu może sprzyjać lepszej komunikacji i współpracy między członkami zespołu, zapewniając wspólne zrozumienie zasobów i ograniczeń finansowych projektu. Informacje te można wykorzystać do podejmowania świadomych decyzji dotyczących zakresu projektu, harmonogramu i zasobów, co może prowadzić do lepszego podejmowania decyzji i odpowiedzialności wśród członków zespołu.