Wizja projektu określa jego najogólniejsze założenia. Jest odpowiedzią na nie tylko na pytanie o to, co chcemy zrobić, ale przede wszystkim o to, po co chcemy realizować nasze przedsięwzięcie.

Do czego służy wizja projektu? – spis treści:

  1. Wstęp
  2. Klarowanie się wizji
  3. Jak sformułować wizję projektu?
  4. Wizja organizacji a wizja projektu
  5. Podsumowanie

Wstęp

Wizja jest nie tylko działającym na wyobraźnię opisem przyszłego stanu, jaki zostanie osiągnięty w wyniku realizacji projektu:“Wejdziemy do pierwszej dziesiątki producentów ekologicznych szczotek na rynku amerykańskim” albo “Zorganizujemy tak dobrą imprezę firmową dla stu osób, że e-booki będą podawać ją jako przykład”. Wizja projektu jest również potężnym narzędziem motywacyjnym. Służy bowiem nadawaniu sensu całemu przedsięwzięciu i jest przedstawieniem tego, co chcemy zrealizować.

Korzystając z przykładu imprezy firmowej – osoba dopytująca o warunki, termin i cenę wynajęcia sali w piątej czy dziesiątej lokalizacji może to robić z przekonaniem właśnie dlatego, że towarzyszy jej konkretna wizja. Obraz tego, czemu służą te wszystkie wysiłki.

Aby łatwo ją było zapamiętać i przyswoić, wizja musi być zwięzła, realistyczna i atrakcyjna. Bowiem od tego, czy wizja jest przekonująca zależy nie tylko zaangażowanie zespołu projektowego w jej realizację, lecz także przekonanie interesariuszy, że projekt w ogóle warto rozpoczynać.

Klarowanie się wizji

Wizja powstaje w fazie inicjacji projektu. Wizję tworzy się po to, aby wszyscy zainteresowani wiedzieli, czego dotyczy całe przedsięwzięcie. Dlatego jeszcze przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań związanych z planowaniem i realizacją projektu bardzo ważnym zadaniem jest wyklarowanie wizji. Składają się na nie następujące kroki:

  • dyskusja nad kształtem wizji – pozwala na uwzględnienie potrzeb interesariuszy, a także na dostrzeżenie sprzecznych lub wykluczających się oczekiwań, dlatego powinni wziąć w niej udział wszyscy zainteresowani
  • jasne zdefiniowanie wizji – czyli podjęcie jednogłośnej, być może kompromisowej decyzji o kształcie wizji
  • stworzenie dokumentu opisującego wizję dostępnego wszystkim interesariuszom – po to, aby można było wrócić do wcześniejszych ustaleń, a także korzystać z jednego sformułowania motywując zespół i opowiadając o projekcie zainteresowanym osobom.

Te właśnie kroki sprawiają, że projekt staje się namacalnym, sensownym przedsięwzięciem o określonych ramach. Dzięki wizji już na poziomie konceptualnym można stwierdzić, czy dane działanie pasuje do całości projektu i czy mieści się w jego zakresie.

Jak sformułować wizję projektu?

Sformułowania wizji projektu, czyli project vision statements, mogą brzmieć następująco:

“Damy młodzieży zniżki na kulturę w zamian za recenzje miejsc i wydarzeń wprowadzając na rynek naszą aplikację”.

“Stworzymy dostkonały proces onboardingu, dzięki któremu nowo zatrudnione osoby będą mogły szybko rozpocząć pracę i rzadziej będą rezygnować po okresie próbnym”.

Są to zatem zwięzłe, ogólne opisy projektu, które określają jego cel i motywują zespół do angażowania się w realizację zadań. Nie zawierają jednak ani sposobu, w jaki będzie do niego dążyć, ani szczegółów technicznych rozwiązań. Innymi słowy, wizja projektu nadaje sens codziennym działaniom zespołu projektowego, jednak nie determinuje ani jakie zadania mają zostać wykonane, ani jaki konkretnie produkt czy usługa będzie jego rezultatem. Dlatego właśnie wizja powinna być:

  • ambitna – aby stawiać cel, który nie jest dostępny na wyciągnięcie ręki
  • osiągalna – wizja projektu to ogólne sformułowanie, jednak nie powinno ono zawierać zniechęcających, fantastycznych sformułowań
  • ogólna – aby obejmowała wszystkie działania jakie mieszczą się w obszarze realizacji projektu.

Z założenia wizja projektu powinna mieścić się w jednym zdaniu. Sformułowanie może mieć także dłuższą formę, którą można zawrzeć w dokumentacji projektu. Obejmie ona uzasadnienie każdego z obszarów realizacji projektu, jednak zawsze punktem wyjścia do jej stworzenia jest jedno najważniejsze zdanie.

Jak zatem sformułować je w odniesieniu do swojego projektu? Należy przede wszystkim odpowiedzieć na następujące pytania:

  • co chcemy zrealizować? – jaki będzie ogólnie sformułowany rezultat projektu? Co realizacja projektu zmieni w rzeczywistości, w którą się wpisuje?
  • dla kogo realizujemy nasze przedsięwzięcie? – kto jest jego beneficjentem? kim będą nasi klienci?
  • po co chcemy zrealizować to przedsięwzięcie? – jaki jest nasz cel i wartości?

Wizja organizacji a wizja projektu

Dobrze sformułowana wizja projektu jest klarowna i na tyle ogólna, że pozostaje niezmienna przez cały czas jego trwania. Modyfikacje dokonywane w projekcie zwykle nie mają wpływu na kształt i adekwatność wizji.

Bardzo często wizja projektu wiąże się jednak z szerszą wizją organizacji. Wizja organizacji określa jej obecne oraz przyszłe cele, misję i wartości. Wizja projektu będzie więc odnosiła się do tych samych wartości, grupy docelowej, a także charakterystycznych cech, które odróżniają działania organizacji od konkurencji. Na przykład w wizję organizacji sformułowaną:

“Wspieranie kultury przez tworzenie aplikacji zachęcających młodzież do udziału w wydarzeniach”

wpisuje się wizja projektu:

“Podwoimy ilość użytkowników naszej aplikacji rozdając młodzieży darmowe bilety na koncerty w zamian za instalację, logowanie i dodanie recenzji miejsca lub wydarzenia”.

Podsumowanie

Wizja projektu wiąże się z oczekiwaniami, jaki łączymy z jego realizacją. Jest ogólnym opisem celu przedsięwzięcia, który inspiruje i motywuje zespół projektowy do wykonywania zadań. Musi być przede wszystkim zwięzła i przekonująca. To właśnie dzięki wizji niej nie stracimy z oczu sensu przyświecającego – nierzadko żmudnym – zadaniom prowadzącym do realizacji projektu.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Do czego służy wizja projektu? caroline becker avatar 1background

Autor: Karolina Berecka

Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Najważniejsze pytania

  1. Jak sformułować wizję projektu realizowanego przez jedną osobę?

    Formułując wizję warto trzymać się odpowiedzi na trzy pytania - co, dla kogo i po co chcemy coś zrealizować. Nie ma tutaj znaczenia, jak duży będzie zespół projektowy.

  2. Czy można mówić o misji projektu, analogicznie do tego, jak rozumiane są wizja i misja organizacji?

    Misja organizacji jest określeniem tego, czym się ona zajmuje. Natomiast wizja organizacji określa, co chce ona osiągnąć za pomocą tych działań. Przekładając to na działania projektowe - wizję projektu można zdefiniować jako przyszły stan, jaki chcemy osiągnąć za pomocą jego realizacji. Natomiast misja określa, jak chcemy do niego dojść. Można powiedzieć, że to mapa drogowa, czy też lista kamieni milowych prowadzących do momentu realizacji projektu.

Project management kompendium wiedzy:

  1. Czym jest projekt?
  2. Co to jest zarządzanie projektami?
  3. Jak zarządzać projektami? Metody zarządzania projektami 1
  4. Jak zarządzać projektami? Metody zarządzania projektami 2
  5. Jakie są rodzaje projektów?
  6. Przykłady projektów
  7. Priorytetyzacja projektów
  8. Projekt - obszary działania
  9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
  10. Oprogramowania do zarządzania projektami - dlaczego warto je używać?
  11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami
  12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
  13. Cykl życia projektu
  14. Do czego służy wizja projektu?
  15. Cel projektu. Co to jest i jak go dobrze określić?
  16. Faza inicjacji projektu
  17. Domena planowania w zarządzaniu projektem
  18. Czym jest harmonogram projektu?
  19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
  20. Realizacja projektu
  21. Jak przygotować plan awaryjny?
  22. Zakończenie projektu
  23. 5 przyczyn niepowodzenia projektu
  24. 5P - projekt, produkt i program
  25. 5P - portfel i portfolio projektów
  26. Project Manager - zadania i obowiązki
  27. Project Manager - przydatne umiejętności
  28. Project Manager - jak nim zostać?
  29. Project Manager - 5 książek, które powinien przeczytać
  30. Jak założyć zespół projektowy?
  31. WBS - podział pracy w projekcie
  32. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
  33. Wyzwania Project Managera podczas pracy w zespole
  34. Typy spotkań projektowych
  35. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
  36. Jak napisać skuteczne uzasadnienie biznesowe?
  37. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć scope creep?
  38. Studium wykonalności, czyli: czy ten projekt da się zrealizować?
  39. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia, które mogą pomóc
  40. Karta projektu - jak ją stworzyć?
  41. Rejestr interesariuszy. Co to jest?
  42. Wykres Gantta w planowaniu projektu
  43. Jak stworzyć budżet projektu?
  44. Zarządzanie czasem w projekcie
  45. Rejestr czynników ryzyka w projekcie. Jak go przygotować?
  46. Strategie zarządzania ryzykiem w projekcie
  47. Marketing projektu
  48. Źródła i obszary zmiany w projekcie
  49. Modele zarządzania zmianą w projekcie
  50. Najnowsze metody zarządzania projektami