Zarządzanie projektami

Niemal każdy zarządzał w życiu jakimś projektem. Może była to organizacja urodzin, klasowej wycieczki, a może wzięcie na siebie roli lidera zespołu podczas realizacji zawodowych obowiązków. Wszystkie te czynności można nazwać zarządzaniem projektami. Łączy je bowiem konieczność zgrania ze sobą różnych zadań i synchronizacji działań co najmniej kilku współpracujących ze sobą osób w celu realizacji określonej wartości – udanej imprezy urodzinowej albo wspominanego z uśmiechem wyjazdu.

Co to jest zarządzanie projektami? – spis treści:

Zarządzanie projektami
Ustandaryzowane zarządzanie projektami
Dlaczego warto zarządzać projektami?
Podsumowanie

Zarządzanie projektami

Profesjonalne zarządzanie projektami to nieodłączna część biznesu. Wymaga odpowiedniej wiedzy, narzędzi i technik. Ale przede wszystkim umiejętności ich sprawnego połączenia. Bez tych wszystkich elementów nie ma spawanego zarządzania projektami, a tym samym nie ma mowy o zrealizowaniu projektu. Project Management jest po to, aby projekt mógł zostać zrealizowany na czas i zmieścił się w założonym budżecie.

Po to, aby zespół projektowy współpracujący z Project Managerem skutecznie się komunikował i sprawnie realizował wytyczone cele. Ale przede wszystkim po to, aby projekt zakończył się zrealizowaniem pewnej wartości cennej dla firmy lub klienta – czegoś więcej niż tylko przejściem przez wszystkie fazy procesu kończącego się wręczeniem klientowi gotowego produktu zgodnego z początkowymi ustaleniami. Bo chociaż wartość związana z realizacją projektu może mieć charakter czysto biznesowy, często jego cel ma również wymiar społeczny czy środowiskowy.

Dzisiaj chcielibyśmy więc nie tylko odpowiedzieć na pytanie, czym jest Project Management na miarę XXI wieku. Przyjrzymy się także, jak wygląda nowy, oparty na wartościach, a nie procesach standard zarządzania projektami, oraz odpowiemy na pytanie, dlaczego zarządzanie projektami jest ważne.

Ustandaryzowane zarządzanie projektami

Standard zarządzania projektami stworzony przez Project Management Institute (PMI) powstał, ponieważ pomimo wieloletniej praktyki i coraz doskonalszych narzędzi, wciąż:

48% projektów nie kończy się w terminie,
43% projektów przekracza założony budżet,
31% nie realizuje celu, do którego zostały powołane.

Wszystko to sprawiło, że badacze i praktycy zajmujący się Project Managementem postanowili przyjrzeć się bliżej, czego brakuje w codziennej praktyce zarządzania projektami.

Z raportów wynika, że problemem jest radzenie sobie ze zmianą podczas realizowania złożonych zadań, jakimi są projekty, portfolia i programy. Realia, w których trzeba wprowadzić zarządzanie projektami zmieniają się bowiem tak szybko, że firmy działając według schematycznych procesów często nie są w stanie nadążać za ich dynamiką. Przyczyniają się do tego:

cyfryzacja biznesu – czyli konieczność doskonalenia umiejętności organizacji pracy hybrydowego lub zdalnego zespołu, często działającego asynchronicznie i używającego narzędzi w chmurze o zróżnicowanych poziomach dostępu,
rosnąca dynamika rynku – czyli konieczność dokonywania zmian w toczących się projektach, aby ich rezultaty odpowiadały na bieżące zapotrzebowanie.

Odpowiedzią praktyków zarządzania projektami jest położenie akcentu na:

elastyczne prowadzenie projektów – czyli globalne odchodzenie od szczegółowego planowania zadań na rzecz nieustannej pracy nad doskonaleniem sposobów współpracy w zespole i dynamicznego reagowania na potrzeby interesariuszy,
kulturę organizacji w utrzymywaniu talentów, a nade wszystko
wynik (outome), zamiast na zgodny z planem rezultat projektu (deliverable), a co za tym idzie, coraz większa waga przykładana jest do wartości i odpowiedzi na pytanie “dlaczego?”.

Okazuje się więc, że głównym celem zarządzania projektami jest tworzenie wartości. Polega ono na nieustannym podkreślaniu znaczenia i sensu wykonywanej pracy i tworzonego produktu, czyli właśnie odpowiadania na pytania “dlaczego?” i “po co?” dotyczące nie tylko wizji firmy, ale też codziennych działań osób zaangażowanych w projekt. Sprawia to, że nie tylko interesariusze, lecz także osoby zarządzające projektem oraz członkowie zespołu głęboko angażują się w jego realizację.

Dlaczego warto zarządzać projektami?

Zarządzanie projektem może przynieść doskonałe rezultaty, nawet jeśli zespół jest niewielki, a zespół zgrany. Nie musi być to jednak formalne zarządzanie obejmujące wszystkie aspekty projektu i generujące raporty dotyczące każdego szczegółu działania zespołu. Współczesne zarządzanie projektami nie jest bowiem wartością samą w sobie, jak często bywało w ubiegłym stuleciu. Ma ono przede wszystkim pomagać w realizacji projektów. Dlatego wykorzystuje tylko te narzędzia, które przynoszą realne korzyści. Zaś Project Managera definiuje jako opiekuna (caring steward), a nie autorytarnego kierownika czy lidera.

Innymi słowy, zarządzanie projektem ma stwarzać szkielet niezbędny do przeprowadzenia projektu przez nowe, trudniejsze lub ryzykowne momenty dotyczące:

planowania, organizacji i podejmowania decyzji opartych na wiedzy – w czym zwykle pomaga dedykowane oprogramowanie, takie jak Firmbee, Asana, czy Jira,
tworzenia optymalnych warunków do współpracy w zespole,
przygotowania i kontroli budżetu,
bieżącego monitorowania i analizy stanu realizacji projektu,
reagowania na zmiany i zarządzania ryzykiem,

Szkielet ten jest uszczegóławiany zgodnie z zapotrzebowaniem zespołu i konkretnego projektu za pomocą narzędzi, które w danym momencie okazują się przydatne. Mimo szkicowych ram, zarządzanie projektami należy wprowadzić z kilku powodów. Po pierwsze, ponieważ poprawia to efektywność działania zespołu. Po drugie, ponieważ zarządzanie stwarza ramy organizacyjne dla współpracy, które – jeśli zostały dobrze wdrożone – stają się wygodne i niewidoczne dla korzystających z nich osób. Po trzecie, ponieważ zarządzanie projektami stwarza porządek, dzięki któremu realizowany plan jest czytelny dla wszystkich zainteresowanych. Dzięki temu łatwo upewnić się, że wszyscy “są na tej samej stronie”.

Podsumowanie

Tradycyjne zarządzanie projektami było oparte na standaryzacji procesów. Oznaczało to tworzenie ram, które można było wielokrotnie i z sukcesem wykorzystywać, poprawiając w ten sposób efektywność działania firmy. Podejście to nie sprawdza się jednak w XXI wieku. Dlatego też Project Management Institute zmienił standard zarządzania na nowy – standard oparty na wartościach. Pozwala on na większą elastyczność w określaniu wizji, realizacji celu, a także na położenie akcentu na rolę zespołu pracującego nad projektem. Innymi słowy, zbliżył się on znacząco do zasad zwinnego zarządzania (Agile) wywodzącego się z praktyki tworzenia oprogramowania, a traktowanego dotychczas przez PMI raczej jako ciekawostkę.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Na czym polega zarządzanie projektem?

Zarządzanie projektem polega na wspomaganiu pracy zespołu w zakresie realizacji zadań zmierzających do celu określonego przy rozpoczęciu projektu. Wymaga od Project Managera stosowania odpowiednich narzędzi, a także wiedzy i umiejętności - tak aby projekt mógł zakończyć się realizacją wartości pożądanej przez firmę lub zewnętrznych interesariuszy.
Jakie obszary są kluczowe dla zarządzania projektami?

Kluczowe w zarządzaniu projektem jest planowanie i organizacja zespołowej realizacji zadań, a także monitorowanie zmian i zarządzanie ryzykiem, budżetem oraz czasem realizacji projektu.
Czym jest Project Management Institute (PMI)?

PMI jest organizacją typu non-profit zrzeszającą osoby zajmujące się zarządzaniem projektami na całym świecie. Zajmuje się ona między innymi tworzeniem standardów Project Managementu, certyfikacją i edukacją, oraz publikowaniem książek, artykułów i raportów.