Cel projektu. Co to jest i jak go dobrze określić?| Firmbee

Cel projektu, czyli to, co chcemy osiągnąć realizując projekt, musi być jasny dla wszystkich zaangażowanych w niego osób. Dla zespołu i Project Managera, dla klientów, beneficjentów i kierownictwa organizacji. Jest on podstawą koordynacji działań, wyznaczania cząstkowych celów i rozdzielania zadań. To odległością od jego osiągnięcia mierzy się stan realizacji projektu. Jak zatem dobrze określić cel projektu?

Cel projektu – spis treści:

Wstęp
Czym jest cel projektu?
Najczęstsze błędy przy formułowaniu celu projektu
Jak określić cel projektu?
Podsumowanie

Wstęp

Cel projektu zawiera w sobie wiele mniejszych celów i kamieni milowych. Jest nadrzędną wobec nich wszystkich odpowiedzią na pytanie “Co robimy?”. Co zatem powinno znaleźć się w trafnym sformułowaniu celu projektu, aby jak najlepiej wspierać sprawne rozpoczęcie jego realizacji?

Czym jest cel projektu?

“Coś, na co ukierunkowana jest praca, strategiczna pozycja do zajęcia, cel do osiągnięcia, rezultat do wypracowania, produkt do wytworzenia lub usługa do wykonania”.

Cel projektu nie musi mieć zatem wymiaru materialnego. Choć rezultatami wielu projektów jest wytworzenie produktu, treści czy oprogramowania, może to być również usługa bądź zmiana u klienta lub w samej organizacji. Cel projektu to na przykład:

wdrożenie procesu u klienta A do końca grudnia bieżącego roku
osiągnięcie zerowej emisji gazów cieplarnianych do 2025 roku
wprowadzenie produktu B na rynek europejski do końca stycznia 2023
organizacja wydarzenia C dla 1000 osób w maju przyszłego roku
optymalizacja wydatków i redukcja kosztów o 30% w dziale D firmy E

Realizowany cel ma zatem ścisły związek z wizją projektu , która wskazuje na powód realizacji celu odpowiadając na pytania “dlaczego?” i “po co?”.

Najczęstsze błędy przy formułowaniu celu projektu

Jednym z najczęstszych błędów pojawiających się przy formułowaniu celu projektu jest założenie, że wszyscy zainteresowani “wiedzą, co robić”. A w związku z tym, nie ma potrzeby formułowania celu projektu czy tworzenia związanych z nim dokumentów. Niestety, nawet jeśli jest to prawda w pierwszym tygodniu realizacji przedsięwzięcia, cel szybko się rozmywa, a zakres projektu poszerza się i zmienia. Dlatego spontaniczna realizacja projektów rzadko przynosi spodziewane rezultaty.

Z tego względu realizacja celu projektu biznesowego określana jest zwykle nie tylko za pomocą dokumentów projektowych, lecz także przez KPI, Key Performance Indicators. Zwykle dotyczą one realizacji budżetu projektu, jakości wykonania, a także czasu poświęconego na ukończenie przedsięwzięcia. To właśnie z nimi związane są błędy najczęściej pojawiające się przy formułowaniu celu projektu. Dotyczą one bowiem tego, że zamierzony rezultat nie jest mierzalny w którymś z kluczowych aspektów. Nie zostaje w nim na przykład określone:

jak długo ma trwać realizacja projektu?
jakie cechy ma mieć produkt, aby projekt można było uznać za zakończony?
jaka jest nieprzekraczalna granica budżetu przeznaczonego na jego realizację?

Aby zapobiec pojawianiu się takich problemów, warto skorzystać ze sprawdzonych technik służących poprawnemu określaniu celu projektu.

Jak określić cel projektu?

Jedną z technik najczęściej używanych do formułowania celu projektu jest SMART, który rozszyfrowuje się jako:

S-Szczegółowy (Specific) – cel powinien być możliwie szczegółowy, ale musi obejmować wszystkie sfery działania uwzględnione w projekcie
M-Mierzalny (Measurable) – budżet, czas realizacji, ilość zaangażowanych w projekt osób, a także możliwość wyznaczenia obiektywnych miar pozwalających na określenie, czy projekt został zrealizowany to klucze do dobrze zdefiniowanego celu projektu
A-Osiągalny (Achievable) – ze względu na nieprzewidywalne okoliczności zawsze może zdarzyć się, że celu nie będzie dało się osiągnąć, jednak w momencie jego określania powinien on być postrzegany jako osiągalny przez wszystkich interesariuszy oraz zespół projektowy
R-Realistyczny (Relevant) – cel projektu jest realistyczny, jeśli jest osiągalny przy zasobach, jakimi dysponuje organizacja, a nie wymaga na przykład zatrudnienia stu specjalistów trudnych do znalezienia i zatrudnienia
T- Określony w czasie (Time-bound) – projekt powienien mieć jasno wyznaczony czas trwania i osiągnięcia zamierzonego rezultatu.

Aby sprawdzić, czy cel projektu spełnia wymogi SMART, spróbuj odpowiedzieć na poniższe pytania:

Co wydarzy się w momencie osiągnięcia celu?
Czy ten cel inspiruje i motywuje do działania?
Czy według Twojej wiedzy i doświadczenia ten cel da się zrealizować?
Czy i w jaki sposób można śledzić postępy w realizacji tego celu?
Kiedy pojawi się zakładany rezultat?

Podsumowanie

Cel projektu to jasno sformułowana i konkretna odpowiedź na pytanie “Co robimy?”. Choć rezultaty będą różniły się bardzo w zależności od rodzaju realizowanego projektu, każdy cel powinien spełniać kryteria SMART opisane powyżej. Dzięki ramom realizacji możliwe jest planowanie, a także określenie, czy realizacja projektu odbywa się zgodnie z planem i zgodnie z ustalonym cyklem życia projektu.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.

Zobacz wszystkie posty

Najważniejsze pytania

Czy cel projektu może zmienić się w czasie jego realizacji?

Nie, cel projektu nie może zmienić się po jego rozpoczęciu. W szczególnych przypadkach możliwa jest modyfikacja KPI, czyli na przykład zwiększenie budżetu lub wydłużenie czasu realizacji projektu. Zmiana celu wiąże się jednak z zamknięciem projektu i rozpoczęciem nowego przedsięwzięcia.