Czym właściwie jest zarządzanie procesami biznesowymi? Wyobraź sobie na chwilę że Twoja firma to fabryka czekolady, w której działają równocześnie różne taśmy produkcyjne. Są one od siebie zależne, bo czekoladka schodząca z jednej taśmy jest przekazywana do drugiej, która ją ozdabia. Czasem trzeba też zgrać działanie kilku taśm, aby sprawnie ułożyć w pudełku różne rodzaje czekoladek.

Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) – omówione zagadnienia:

Taśmy produkcyjne to procesy biznesowe w Twojej firmie. A zarządzanie procesami biznesowymi, czyli Business Process Management (BPM) to dyscyplina, która pomaga optymalizować te taśmy i synchronizować ich działanie, czyli usprawniać przepływ pracy w firmie. Dzięki BPM firmy analizują, jak wyglądają ich kluczowe procesy biznesowe, identyfikują wąskie gardła i marnotrawstwo, a następnie projektują usprawnienia. To pozwala działać sprawniej i osiągać cele strategiczne. Bo nie chcemy przecież marnować czekoladek!

Na czym polega zarządzanie procesami biznesowymi (BPM)?

Przykłady procesów biznesowych to między innymi:

  • Zamawianie produktu przez klienta – obejmuje kroki od dodania produktu do koszyka, przez płatność, po wysyłkę i obsługę posprzedażową,
  • Wystawianie faktury i pobieranie płatności – wystawienie faktury, weryfikacja, księgowanie, wysyłka klientowi i ściąganie należności,
  • Rekrutacja i szkolenie pracowników – ogłoszenie, selekcja kandydatów, badania, podpisanie umowy, wdrożenie i rozwój pracownika, czy
  • Rozwiązywanie problemów technicznych – przyjęcie zgłoszenia, diagnoza, naprawa, testowanie i informowanie klienta.

Pierwszym zadaniem BPM jest zawsze zebranie danych, analiza istniejącego procesu i identyfikacja kluczowych kroków, w jakich jest wykonywany. Drugim – wskazanie momentów utrudniających jego realizację. A trzecim – projektowanie zmiany w celu poprawy jego efektywności. Przy bardziej złożonych procesach jest to często zadanie przekraczające ludzkie możliwości. W ich realizacji może pomóc sztuczna inteligencja.

Rola AI w zarządzaniu procesami biznesowymi (BPM)

Nowoczesne rozwiązania BPM wykorzystują sztuczną inteligencję (AI), co zapewnia zupełnie nowe możliwości. Oto 4 główne zastosowania AI w zarządzaniu procesami biznesowymi.

Mapowanie procesów

Kluczem do sukcesu BPM, zwanego też „procesem optymalizacji procesów” jest przewidywalność wszystkich kroków, które trzeba podjąć, by osiągnąć cel. Bazą do wdrożenia efektywnego procesu jest zatem stworzenie jego mapy, czyli wizualizacji procesu.

Mapa procesu najczęściej ma postać grafu koniecznych do wykonania kroków oraz przejść między nimi. Jej rolą jest także uwzględnienie rozwidlających się możliwości, czyli zmapowanie różnych ewentualności, które mogą się pojawić na następujących po sobie etapach procesu.

Tradycyjne metody mapowania procesów mogą być czasochłonne i podatne na błędy ludzkie. AI natomiast może automatyzować mapowanie procesów, czyniąc je szybszym i dokładniejszym.

Zwiększenie elastyczności procesów

Znaczącą zaletą eksploracji procesów opartej na AI jest możliwość monitorowania procesów w czasie rzeczywistym, nie tylko analizowania ich po zakończeniu. Dzięki monitorowaniu w czasie rzeczywistym firmy mogą uzyskiwać aktualne informacje o stanie procesu i natychmiast interweniować w razie potrzeby, aby rozwiązać problemy lub wykorzystać możliwości.

Dzięki ciągłej analizie danych w czasie rzeczywistym, AI potrafi także dynamicznie adaptować procesy do zmieniających się warunków. Na przykład w procesie obsługi zamówień może automatycznie zmieniać kolejność kroków lub wprowadzać nowe ścieżki przy rosnącym obciążeniu.

Analiza wzorców w danych

AI błyskawicznie wykrywa ukryte schematy w danych, na przykład powtarzające się przyczyny opóźnień w procesach. W rekrutacji może wskazać na jakim etapie najczęściej rezygnują kandydaci.

Jednym z najciekawszych zastosowań sztucznej inteligencji w BMP jest zaś automatyczne odkrywanie procesów. AI może pomóc automatycznie identyfikować i modelować procesy poprzez analizę danych z różnych systemów źródłowych (np. CRM lub ERP). Analizując dane logów lub zdarzeń z tych źródeł, AI może identyfikować wzorce i powiązania w celu zwizualizowania przepływu procesu i zidentyfikowania poszczególnych kroków.

Automatyzacja powtarzalnych zadań

Boty oparte na AI samodzielnie wykonują rutynowe kroki procesu – wystawiają faktury, aktualizują dane klientów, przenoszą dokumenty między systemami. Pozwala to pracownikom skupić się na zadaniach wymagających kreatywności i myślenia strategicznego.

AI może wspomagać różne procesy biznesowe – od automatyzacji po zaawansowaną analitykę. Jej zastosowanie pozwala firmom radykalnie zwiększyć efektywność i elastyczność kluczowych procesów. Jakich jednak narzędzi użyć, aby usprawnić procesy w swojej firmie i wdrożyć BPM oparte na AI?

Narzędzia BPM wspomagane przez AI

Szukając narzędzi do BPM, warto zastanowić się w pierwszej kolejności nad tym, jakiego rodzaju oprogramowanie najlepiej sprawdzi się w firmie.

  • Wsparcie konkretnego etapu BPM – na przykład do wizualizacji procesów warto wypróbować Flowster albo Lucidchart, natomiast do automatyzacji różnego typu zadań – Kissflow. Niewątpliwą zaletą wyboru tego typu rozwiązań jest ich niższa cena i dobrze zaprojektowane doświadczenie użytkownika.
  • Całościowa platforma BPM, która będzie służyła do zarządzania i optymalizacji pełnych procesów biznesowych firmy w jednym narzędziu. Tutaj wchodzimy w dziedzinę narzędzi bardziej złożonych i trudniejszych w obsłudze, ale za to dających bardzo dużą kontrolę nad procesami. Są one najczęściej wykorzystywane przez większe firmy.
    • BPM

    ADONIS, narzędzie do zarządzania procesami biznesowymi wspierane AI.

    Źródło: boc-group.com

Do najczęściej używanych narzędzi BPM należą: