Automatyczne przetwarzanie dokumentów

Współczesne firmy przetwarzają ogromne ilości dokumentów, dlatego warto zastanowić się nad automatyzacją tego procesu. Automatyczne przetwarzanie dokumentów, czyli Intelligent Document Processing (IDP), to odpowiedź na te potrzeby. Dzięki IDP możemy skanować, rozpoznawać tekst, klasyfikować i wyszukiwać informacje w dokumentach. Ale jakie narzędzia wybrać, aby proces był jak najbardziej efektywny?

Automatyczne przetwarzanie dokumentów – omówione zagadnienia:

Co to jest automatyczne przetwarzanie dokumentów (IDP)?

Automatyczne przetwarzanie dokumentów to nie tylko skanowanie czy OCR. To cały zbiór technik, które pozwalają efektywnie zarządzać dokumentami w firmie. Oto główne zalety korzystania z narzędzi IDP:

Oszczędność czasu: Automatyzacja powtarzalnych zadań, takich jak ekstrakcja danych z dokumentów, pozwala pracownikom skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
Poprawa dokładności: Narzędzia IDP pomagają zredukować błędy w przetwarzaniu dokumentów, co przekłada się na oszczędności i zapobiega problemom związanym z przestrzeganiem przepisów.
Wzmocnienie zgodności z przepisami: Narzędzia IDP mogą być programowane tak, aby przestrzegać określonych zasad i przepisów, co pomaga organizacjom zachować zgodność z prawem.
Zwiększenie efektywności: Narzędzia IDP mogą pomóc usprawnić przetwarzanie dokumentów, prowadząc do bardziej efektywnej pracy.
Poprawa obsługi klienta: Szybsze przetwarzanie dokumentów przekłada się na lepszą obsługę klienta.

Jakie dokumenty można automatycznie przetwarzać?

Nie tylko faktury czy umowy mogą być przetwarzane automatycznie. IDP radzi sobie z wieloma rodzajami dokumentów. Wśród nich znajdują się:

Umowy – na przykład umowy o pracę czy umowy z klientami.
Faktury – zarówno faktury przychodzące, jak i wychodzące.
Raporty – np. raporty sprzedaży czy raporty finansowe.
Korespondencja – listy, e-maile i inne formy komunikacji pisemnej.
Formularze – ankiety, wnioski, zgłoszenia.
Dokumenty medyczne – karty pacjenta, wyniki badań.
Dokumenty finansowe – wyciągi bankowe, bilanse.
Dokumenty prawne – akty prawne, decyzje administracyjne.

4 techniki automatycznego przetwarzania dokumentów

Inteligentne przetwarzanie dokumentów (IDP) to nie tylko skaner, dzięki któremu możemy przenieść do komputera papierowe dokumenty. To wiele technik, które pozwalają na efektywne przetwarzanie dokumentów. Wśród nich warto wymienić:

OCR, Optical Character Recognition – podstawowa technika, która pozwala na odczytywanie tekstu z dokumentów papierowych. Najczęściej jest ona punktem wyjścia do automatyzacji przetwarzania i obiegu dokumentów w firmie. Jest to stare i sprawdzone rozwiązanie polegające na skanowaniu i rozpoznawaniu tekstu zawartego w papierowych dokumentach.

Wraz z postępującą cyfryzacją coraz więcej przedsiębiorstw korzysta z dokumentów elektronicznych. Jednak w wielu przypadkach wymogi prawne sprawiają, że konieczne jest utrzymywanie i przetwarzanie papierowych baz danych. Tym samym OCR jest wciąż szeroko wykorzystywanym narzędziem.

Rozpoznawanie tekstu – analiza struktury tekstu w dokumentach.

Kolejnym krokiem w procesie automatycznego przetwarzania dokumentów jest identyfikacja zdigitalizowanych danych. Ważną częścią maszynowego rozumienia tego, co zostało zeskanowane, jest odróżnienie istotnych od nieistotnych danych. Czyli rozpoznanie ważnych informacji od, na przykład, brandingu firmy, która przesłała dokument, albo przypadkowych zniekształceń czy zabrudzeń.

Klasyfikacja dokumentów – automatyczne przypisywanie dokumentów do kategorii. Rozpoznane dokumenty, a w zasadzie odczytane z nich informacje, są następnie przesyłane do cyfrowej bazy danych. Są one klasyfikowane według typu dokumentu lub działania, które ma zostać podjęte na ich podstawie.

Może to być na przykład wpisanie daty spotkania w cyfrowych kalendarzach osób zaproszonych na koncert charytatywny, albo wysłanie klientowi spersonalizowanej wiadomości e-mail zachęcającej do wystawienia opinii po zakończonym procesie reklamacji.

Wyszukiwanie dokumentów – szybkie znajdowanie informacji w bazie dokumentów. Dzięki IDP wyszukanie faktury od konkretnego kontrahenta, albo biletu kupionego za określoną kwotę jest tak proste, jak wpisanie słowa w okno wyszukiwania.

Jak działa oprogramowanie do automatycznego przetwarzania dokumentów?

Oprogramowanie do przetwarzania dokumentów to narzędzie, które wykorzystuje techniki IDP do automatyzacji procesów w firmie. Działa zarówno na komputerach, jak i w chmurze, i może być zintegrowane z innymi systemami, takimi jak ERP (Enterprise Resource Planning, planowanie zasobów przedsiębiorstwa) czy CRM (Customer Relationship Manager, zarządzanie relacjami z klientami).

Document AI od Google

Document AI to chmurowa usługa od Google, która pozwala na automatyczne przetwarzanie dokumentów. Wykorzystuje uczenie maszynowe do ekstrakcji ustrukturyzowanych danych z nieustrukturyzowanych dokumentów.

Document AI oferuje wiele funkcji, które czynią go potężnym narzędziem do przetwarzania dokumentów, takich jak wysoka dokładność, skalowalność, elastyczność i bezpieczeństwo. Dzięki technologii Google Cloud AI oraz zestawu wstępnie wytrenowanych modeli lub niestandardowych modeli w Workbench, Document AI jest w stanie przetwarzać różnorodne typy dokumentów z wysoką precyzją i szybkością. Jego niewątpliwe zalety to:

Jedna platforma do przetwarzania dokumentów – korzystanie z jednej platformy umożliwia szybki dostęp do wszystkich modeli i narzędzi, w tym wstępnie wytrenowanych modeli do przetwarzania dokumentów, takich jak OCR i Form Parser, a także specjalistycznych modeli dla konkretnych branż.
Technologia AI od Google – Document AI korzysta z technologii rozpoznawania obrazu (w tym OCR) oraz przetwarzania języka naturalnego (NLP) od Google, co pozwala na tworzenie wstępnie wytrenowanych modeli dla dokumentów o dużej wartości i dużej objętości.
Wzbogacanie danych – możliwość weryfikacji i wzbogacania przetworzonych informacji za pomocą technologii Google knowledge graph, co pozwala na sprawdzanie nazw firm, adresów i innych danych w oparciu o informacje dostępne w internecie.
Dodanie do procesu weryfikacji przez człowieka – nowa funkcja Human-in-the-Loop AI pozwala na osiągnięcie wyższej dokładności przetwarzania dokumentów dzięki dodaniu momentu akceptacji przez człowieka do wybranych procesów.

Mocną stroną Document AI od Google jest integracja z innymi usługami Google Cloud, co pozwala na tworzenie zaawansowanych przepływów pracy, a także możliwość wypróbowania jego działania online pod tym adresem.

Rossum

O ile Document AI od Google jest najlepszy dla firm, które chcą skorzystać z zaawansowanych technologii chmurowych i zintegrować przetwarzanie dokumentów z innymi usługami chmurowymi, Rossum jest doskonałym wyborem dla firm, które potrzebują elastycznego i skalowalnego rozwiązania, które można dostosować do specyficznych potrzeb biznesowych.

Źródło: Rossum.ai

Innymi słowy, Rossum to nieco mniej zaawansowane, lecz prostsze w obsłudze narzędzie, które wykorzystuje sztuczną inteligencję do ekstrakcji danych z dokumentów. Może być używane, aby eliminować ręczne procesy wprowadzania dokumentów i poprawiać dokładność danych. Dzięki chmurze, Rossum jest szybki, dokładny i łatwy w użyciu. Sprawdza się do przetwarzania różnych rodzajów dokumentów, takich jak faktury, umowy czy formularze.

Automatyczne przechwytywanie danych: Narzędzie automatycznie klasyfikuje dokumenty, eliminując błędy wprowadzania danych, które mogą prowadzić do opłat i kar. Może przetwarzać dane z dokumentów we wszystkich formatach i kanałach, automatyzować komunikację, aby wyeliminować ręczne śledzenie, filtrować spam i duplikaty dokumentów oraz kierować i przetwarzać dokumenty za pomocą elastycznego systemu kolejkowania.
Zaawansowane funkcje: Rossum oferuje funkcje takie jak przetwarzanie wstępne, walidacja, przetwarzanie końcowe i raportowanie. Dzięki temu narzędzie jest wszechstronne i może być dostosowane do różnorodnych potrzeb biznesowych.
Rozwiązania dostosowane do potrzeb: Rossum oferuje rozwiązania dostosowane do różnych branż i potrzeb, takich jak księgowość, onboarding, zarządzanie łańcuchem dostaw, zarządzanie zamówieniami i zapewnienie jakości.

Docsumo

Docsumo jest najlepsze dla firm, które chcą szybko i skutecznie przetwarzać dokumenty bez konieczności angażowania się w skomplikowane procesy trenowania modeli. To platforma, która pozwala na łatwe przetwarzanie danych z ogromnych ilości nieustrukturyzowanych dokumentów z dokładnością przekraczającą 99%. Oferuje wiele funkcji, takich jak automatyczna klasyfikacja dokumentów, kategoryzacja danych, inteligentne OCR, walidacja danych w czasie rzeczywistym i wiele innych.

Źródło: Docsumo.com

Docsumo jest idealnym rozwiązaniem dla małych i średnich firm, które chcą usprawnić swoje procesy przetwarzania dokumentów.

Wszechstronność – Docsumo jest w stanie przetwarzać różnorodne formaty dokumentów, takie jak faktury, wyciągi bankowe, umowy, listy przewozowe, rachunki za energię i wiele innych.
Inteligentna ekstrakcja – Dzięki zaawansowanej technologii AI, Docsumo jest w stanie dokładnie wydobywać i przeglądać tylko te pola, które są potrzebne z tak skomplikowanych dokumentów.
Walidacja danych – Umożliwia tworzenie reguł i wzorów podobnych do tych w Excelu do walidacji wydobytych danych w dokumencie, między dokumentami lub w odniesieniu do bazy danych.
Automatyczna klasyfikacja – Docsumo potrafi automatycznie rozróżniać różne dokumenty przed ich przetworzeniem, co pozwala na przekazywanie danych do odpowiedniej bazy danych.
Integracja z systemami – Niezależnie od branży – ubezpieczenia, finanse, logistyka – Docsumo oferuje gotowe API, które można łatwo zintegrować z istniejącymi systemami.
Bezpieczeństwo – Platforma jest zgodna z GDPR, certyfikowana SOC2 i zgodna z HIPAA, co gwarantuje, że dane przedsiębiorstwa są bezpieczne i pozostają pod kontrolą użytkownika.

Docsumo zdobyło uznanie wielu firm na całym świecie, w tym takich jak Arbor Realty Trust i National Debt Relief, które chwalą się 95% wskaźnikiem przetwarzania bezdotykowego i dokładnością na poziomie 99% dzięki wszechstronnej automatyzacji.

Automatyczne przetwarzanie dokumentów – podsumowanie

Automatyczne przetwarzanie dokumentów to klucz do usprawnienia pracy w wielu firmach. Dzięki narzędziom takim jak Document AI od Google, Rossum czy Docsumo, przedsiębiorstwa mogą przyspieszyć procesy biznesowe, zwiększyć dokładność danych i poprawić obsługę klienta. Wybór odpowiedniego narzędzia zależy od specyficznych potrzeb firmy, ale wszystkie te rozwiązania oferują zaawansowane funkcje, które pomagają firmom osiągnąć sukces w dzisiejszym cyfrowym świecie.

Wiedząc, czym jest automatyczne przetwarzanie dokumentów, sprawdź: Co to jest NLP, czyli przetwarzanie języka naturalnego w biznesie

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Autor: Marta Matylda Kania
Założycielka Superpowered by AI. Opracowuje dla biznesu procesy tworzenia treści przez generatywną sztuczną inteligencję. Interesuje się przyszłością AI w biznesie, pisze zaawansowane prompty i prowadzi szkolenia z ChataGPT dla firm.
Zobacz wszystkie posty