Automatyczne przetwarzanie dokumentów możliwe jest dzięki zastosowaniu dwóch potężnych technologii: NLP, czyli Natural Language Processing, oraz AI, czyli sztucznej inteligencji. Ze względu na to, że znacząco wykracza poza zwyczajne generowanie faktur z odpowiednią datą i kolejnymi numerami, jest ono także nazywane inteligentnym przetwarzaniem dokumentów, Intelligent Document Processing (IDP).

Automatyczne przetwarzanie dokumentów – omówione zagadnienia:

  1. Wstęp
  2. Jakie dokumenty mogą być obsługiwane automatycznie?
  3. Co AI może robić z firmowymi dokumentami?
  4. Podsumowanie

Wstęp

 

Automatyczne przetwarzanie dokumentów oznacza przede wszystkim oszczędność czasu i odciążenie pracowników z wykonywania żmudnych, powtarzalnych czynności wymagających dużej precyzji. Zacznijmy od prostego przepisywania danych z papierowych dokumentów do programów służących do obsługi klienta. Może ono oznaczać wiele godzin przenoszenia wzroku z czarno-białej tabelki na ekran monitora albo ograniczać się do włożenia papierowej umowy do skanera i ewentualnej obsługi niejasności i wyjątków.

Rozwiązań z pogranicza sztucznej inteligencji (AI), przetwarzania języka naturalnego (NLP) i inteligentnego przetwarzania dokumentów (IDP), czy automatyzacji kognitywnej (Cognitive Automation, CA) jest jednak znacznie więcej. Zaś ich funkcjonalne połączenie jest możliwe dzięki zrobotyzowanej automatyzacji procesów (RPA), czyli dedykowanemu oprogramowaniu, które jest w stanie zautomatyzować przechodzenie obsługiwanych dokumentów przez klika programów. Różnorodność i poszerzający się zakres zastosowań sprawiają, że automatyzacja w pracy z dokumentami cieszy się tak ogromnym powodzeniem.

Jakie dokumenty mogą być obsługiwane automatycznie?

 

Pierwszym pytaniem, na jakie spróbujemy odpowiedzieć, jest określenie, jakie typy dokumentów mogą być obsługiwane przez zautomatyzowane systemy. Są to:

  • dokumenty wewnętrzne
  • dokumenty wychodzące
  • dokumenty przychodzące

Dokumenty wewnętrzne to często niedoceniana lub nawet niezauważana część pracy firmy. Jednak działanie organizacji będzie bardziej wydajne i transparentne dzięki wykorzystaniu zautomatyzowanego tworzenia dokumentów i zarządzania ich wewnętrznym obiegiem. Przykładowo, AI może, korzystając z systemów rozpoznawania mowy, (STT), speech-to-text, tworzyć podsumowania i notatki ze spotkań, a następnie rozsyłać je do ich uczestników w spersonalizowanej formie.

Równie ważną częścią zadań, które można już dzisiaj powierzyć AI jest tworzenie i zarządzanie dokumentami wystawianymi przez firmę. Szczególnie dobrze sprawdza się ono w przypadku e-commerce. Korzystając z baz danych, gotowych templatek dokumentów, procedur bezpieczeństwa, a także marketingowej personalizacji kontaktu z klientami, rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji mogą znacząco poprawić wyniki internetowego biznesu.

AI może być jednak wykorzystywana również do odczytywania i obróbki dokumentów przychodzących. Mogłoby się wydawać, że to zadanie bardzo trudne do zautomatyzowania ze względu na różnorodność dokumentów wymagających wprowadzenia do obiegu firmowych dokumentów. Faktury czy dokumenty ubezpieczeniowe, kontrakty i wnioski kredytowe. Każdy z tych dokumentów na zupełnie innym formularzu, a do tego nie w pełni wypełniony lub częściowo nieczytelny? Z takimi problemami doskonale radzą sobie systemy, które dały początek dzisiejszemu rozwojowi metod opartych o automatyczne przetwarzania obrazu (computer vision) w połączeniu z automatyzacją kognitywną (cognitive automation). Dzięki temu połączeniu automatyczne przetwarzanie jest możliwa nawet przy niepewnych lub nieustrukturyzowanych danych. Wiąże się to jednak z koniecznością nauczenia modelu odpowiednich sposobów reagowania, czyli zatrudnienia specjalisty, który dostosuje sztuczną inteligencję do potrzeb firmy.

Co AI może robić z firmowymi dokumentami?

 

AI może być zatem stosowana do obsługi dokumentów w firmie w zakresie:

  • odczytywania i obróbki dokumentów
  • tworzenia i wspomagania tworzenia dokumentów
  • zarządzania dokumentami
Automatyczne przetwarzanie dokumentów

Poniżej skupimy się na odczytywaniu, obróbce i tworzeniu dokumentów. Natomiast zarządzanie dokumentami omówimy przy okazji BPM, czyli zarządzania procesami biznesowymi (Business Process Management).

Najczęściej punktem wyjścia do automatyzacji przetwarzania i obiegu dokumentów w firmie jest OCR (Optical Character Recognition), czyli stare i sprawdzone rozwiązanie polegające na skanowaniu i rozpoznawaniu tekstu zawartego w papierowych dokumentach. Wraz z postępującą cyfryzacją coraz więcej przedsiębiorstw korzysta chętnie z dokumentów elektronicznych. Jednak w wielu przypadkach wymogi prawne sprawiają, że konieczne jest utrzymywanie i przetwarzanie papierowych baz danych. Tym samym OCR jest wciąż szeroko wykorzystywanym narzędziem.

Kolejnym krokiem w procesie automatycznego przetwarzania dokumentów jest identyfikacja zdigitalizowanych danych. Ważną częścią maszynowego rozumienia tego, co zostało zeskanowane, jest odróżnienie istotnych od nieistotnych danych. Czyli rozpoznanie ważnych informacji od, na przykład, brandingu firmy, która przesłała dokument, albo przypadkowych zniekształceń czy zabrudzeń.

Rozpoznane dokumenty, a w zasadzie odczytane z nich informacje, są następnie przesyłane do cyfrowej bazy danych, gdzie mogą stanowić dane wejściowe do podejmowania kolejnych działań. Może to być na przykład wpisanie daty spotkania w cyfrowych kalendarzach osób zaproszonych na koncert charytatywny, albo wysłanie klientowi spersonalizowanej wiadomości e-mail zachęcającej do wystawienia opinii po zakończonym procesie reklamacji.

Dokumenty firmowe mogą być automatycznie tworzone według szablonów i danych umieszczonych w bazie. Ciekawszym podejściem jest jednak wspomaganie tworzenia dokumentów przez oprogramowanie wykorzystujące sztuczną inteligencję. Jednym z najprostszych, a zarazem najbardziej przydatnych narzędzi z dziedziny automatyzacji pracy dokumentami jest automatyczny korektor (automatic spellchecker). Może on nie tylko poprawiać pisownię i gramatykę, lecz także podsuwać rady dotyczące czytelności tekstu na podstawie długości używanych słów i formułowanych zdań.

Podsumowanie

 

Automatyczne przetwarzanie dokumentów jest dziedziną łączącą rozwiązania z dziedziny sztucznej inteligencji, przetwarzania języka naturalnego oraz optymalizacji procesów biznesowych. Zadania, które są żmudnym obowiązkiem dla człowieka, mogą być wykonywane przez oprogramowanie z dużą prędkością i precyzją. Wymagają jednak zrozumienia natury rozwiązywanych problemów, a także dobrego zdefiniowania zależności i uwarunkowań tworzenia, obiegu oraz dostępu do firmowych dokumentów.

Wiedząc, czym jest automatyczne przetwarzanie dokumentów, sprawdź: Co to jest NLP, czyli przetwarzanie języka naturalnego w biznesie

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Automatyczne przetwarzanie dokumentów | AI in business #6 robert whitney avatar 1background

Autor: Robert Wilczycki

Ekspert i wykładowca JavaScript, który zajmuje się szkoleniem działów IT. Jego głównym celem jest zwiększanie produktywności zespołów poprzez uczenie innych efektywnej współpracy.

AI w biznesie:

  1. Sztuczna inteligencja w biznesie. Wprowadzenie
  2. AI w biznesie: zagrożenia i szanse cz.1
  3. AI w biznesie: zagrożenia i szanse cz.2
  4. Zastosowania AI w biznesie. Przegląd
  5. Co to jest NLP, czyli przetwarzanie języka naturalnego w biznesie
  6. Automatyczne przetwarzanie dokumentów
  7. AI i media społecznościowe – co o nas mówią?
  8. Automatyczny tłumacz. Inteligentna lokalizacja produktów cyfrowych
  9. Czatboty tekstowe wspomagane przez AI
  10. O działaniu i biznesowych zastosowaniach voicebotów
  11. Wirtualny asystent, czyli jak rozmawiać z AI?
  12. Dziś i jutro biznesowego NLP
  13. Jak sztuczna inteligencja może pomóc w BPM?
  14. Czy sztuczna inteligencja zastąpi analityków biznesowych?
  15. Rola AI w podejmowaniu decyzji biznesowych
  16. Czym jest Business Intelligence?
  17. Planowanie wpisów w mediach społecznościowych. W czym może pomóc AI?
  18. Automatyczne wpisy w mediach społecznościowych? Co może dzisiejsza AI
  19. Sztuczna inteligencja w zarządzaniu contentem
  20. Dziś i jutro kreatywnej AI w biznesie
  21. Multimodalna AI i jej zastosowania w biznesie
  22. Nowe interakcje. Jak AI zmienia sposób obsługi urządzeń?
  23. Jak to wszystko połączyć? RPA i API w cyfrowej firmie
  24. Nowe produkty i usługi oparte o działanie sztucznej inteligencji
  25. Przyszłość pracy i zawody przyszłości
  26. Zielona AI i AI dla Ziemi. Odpowiedzialność ekologiczna sztucznej inteligencji i tworzenie zielonych rozwiązań
  27. EdTech. Sztuczna inteligencja w edukacji