Dane dotyczące projektu to potężne narzędzie, którego używania Project Managerowie muszą się nauczyć. Jednak samo ich gromadzenie to dopiero początek. Dla powodzenia projektu ważne jest monitorowanie odpowiednich danych i obserwowanie zależności między nimi. Jakie zatem parametry warto obserwować?
Niezależnie od zastosowanej w projekcie metody zarządzania, jednym z podstawowych zadań Project Managera z podczas trwania całego projektu jest monitorowanie postępów w realizacji. Bez jasno określonych parametrów i kryteriów oceny nie sposób określić, czy projekt zmierza do właściwego celu w odpowiednim tempie. Jakie zatem parametry monitorować, aby jak najszybciej dostrzec potencjalne problemy oraz wykorzystać rysujące się szanse?
Niemal we wszystkich projektach budżet jest najważniejszym obserwowanym parametrem. Dlatego Project Manager powinien monitorować wszystkie aspekty finansowania zadań, między innymi:
Do monitorowania wydatków najłatwiej używać oprogramowania, na przykład Firmbee. Wtedy wszystkie odchylenia od założonego budżetu są od razu widoczne. Nie warto jednak przykładać zbyt dużej wagi do jednorazowego przekroczenia limitu wydatków. Lepiej założyć margines błędu dla celu cząstkowego lub kamienia milowego. Wtedy możemy zrównoważyć większe koszty jednego z zadań oszczędnościami w innym obszarze.
W elastycznym zarządzaniu budżetem szczególnie dobrze sprawdzają się zwinne metody zarządzania projektami. Według raportu Pulse of Profession 2021 zatytułowanym “Beyond Agility”, dzięki nim aż 64% projektów mieści się w założonych ramach finansowania.
Drugi kluczowy obszar to monitorowanie, czy projekt realizowany jest w założonych ramach czasowych. Tutaj również bardzo przydatne jest oprogramowanie, dzięki któremu możemy nie tylko na bieżąco sprawdzać postępy zespołu, ale także generować raporty. Warto skorzystać również ze sprawdzonych technik zarządzania czasem.
Istotne jest przede wszystkim monitorowanie zależności między zadaniami. Jeśli liczy się koordynacja, trzeba zadbać nie tylko o dotrzymany deadline, ale także o odpowiednią kolejność wykonywanych zadań.
Kontrola jakości wykonywanych zadań jest nieco trudniejsza do monitorowania niż budżet i harmonogram ich realizacji. Trudno tutaj bowiem nie tylko o standaryzację, lecz również o jednoznaczne kryteria oceny.
Planując monitorowanie poziomu wykonania zadań warto rozróżnić dwa parametry wykorzystywane w metodologii Scrum:
Definicja ukończenia dotyczy jakości wykonania zadania, czyli tego, czy wszystkie stawiane mu techniczne wymagania zostały spełnione. Natomiast kryteria akceptacji to lista oczekiwań stawianych mu przez interesariuszy.
Różnicę między spełnianiem definicji ukończenia a spełnianiem kryteriów akceptacji można zobrazować przykładem budowanego domu. Spełnia on definicję ukończenia, gdy ściany zostały wymurowane wystarczająco równo, a inwestycja została odebrana przez kierownika budowy. Jednak dom może nie spełniać oczekiwań inwestora, który spodziewał się, że ściany będą idealnie równe, a kolor taki jak w folderze.
Równie ważne jak monitorowanie określonych parametrów jest określenie ich zakresów, innymi słowy odpowiedź na pytanie: “Jaki duże odchylenie od normy powinno wzbudzać niepokój?”
Ze względu na różnice w wymaganiach stawianych przez organizacje i interesariuszy, a także indywidualne wymagania każdego projektu trudno mówić o zaleceniach dotyczących odchyleń. Jednak niezależnie od tego, czy będzie to 10 czy 25%, podczas planowania projektu warto ustalić z interesariuszami konkretne wartości, które nie będą powodem do nadzwyczajnych spotkań i nerwowych, nieplanowanych działań.
Monitorowanie projektu pozwala upewnić się, że jest on na dobrej drodze do realizacji celów. Omówiliśmy powyżej kluczowe obszary:
Jednak nie ma prostej recepty na zbiór parametrów, które w optymalny sposób opiszą każdy projekt. Jednak w większości przedsięwzięć sprawne wyciąganie wniosków tych podstawowych pozwoli ukończyć zadania na czas, w ramach budżetu i na wymaganym poziomie.
Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.
Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.
Produktywność jest w ostatnim czasie szczególnie często poruszanym zagadnieniem. Powodem takiego stanu rzeczy jest fakt,…
Specjaliści od zarządzania zasobami ludzkimi są odpowiedzialni za szereg ważnych decyzji. Wybór odpowiedniego kandydata przyczyni…
Wraz z ukształtowaniem się nowych pokoleń, zmianom ulega również środowisko i kultura pracy. Generacja Y,…
Badania przeprowadzone przez firmę Owl Labs wskazują, że już 16% organizacji pracuje w trybie zdalnym,…
Wykorzystanie sztucznej inteligencji sprawia, że możemy komunikować się z naszymi urządzeniami używając języka naturalnego –…
“Zamknij okno!” wypowiedziane do asystenta AI będzie oznaczać co innego, gdy pracujemy w edytorze tekstu,…