Wyzwania Project Managera podczas pracy w zespole

Kiedy praca w zespole nie idzie tak, jak powinna, Project Manager powinien jak najszybciej zdiagnozować problem. Co wywołuje negatywne emocje w zespole? Jaki wpływ na sytuację ma postawa Project Managera? I jakie emocje odczuwa on sam? Czy problemem są sprzeczne charaktery, rozbieżne światopoglądy lub nieumiejętność współpracy między członkami zespołu?

Wyzwania Project Managera podczas pracy w zespole – spis treści:

1. Wstęp
2. Negatywne emocje w zespole
3. Emocje Project Managera
4. Problemy interpersonalne
5. Podsumowanie

Wstęp

Współpraca Project Managera z zespołem to wyzwanie nie tylko ze względu na zadania i cele, które stawia przed nimi firma i interesariusze. Przyjrzyjmy się więc trudnym emocjom, jakie towarzyszą dynamice pracy zespołowej, problemom, jakie wywołują, oraz sposobom na radzenie sobie z pojawiającymi się napięciami.

Bardzo często najgłębszym źródłem trudności są problemy dotyczące komunikacji w zespole. Zaś rozwiązaniem – umiejętność ich dostrzeżenia i owocnej rozmowy. Na jakie emocje Project Manager powinien zwrócić szczególną uwagę?

Negatywne emocje w zespole

Trudno przecenić dobrą atmosferę panującą w zespole. Jak jednak dostrzec pierwsze symptomy zmian, aby zareagować na niekorzystne dla projektu negatywne emocje i zniechęcenie, które mogą prowadzić do braku zaangażowania i braku chęci do dalszego udziału w projekcie?

Rozproszenie

Rozproszenie zespołu może nie być widoczne dla Project Managera na pierwszy rzut oka. Przeciwnie, w zespole, który nie skupia się wystarczająco na swoich zadaniach może panować atmosfera pełna wzajemnej życzliwości i poczucia humoru. Niestety, wskaźniki obserwowane podczas monitorowania projektu pokażą bezlitośnie, że nadmiar interakcji, poruszanie tematów osobistych i omawianie zadań jednego z pracowników przez cały zespół nie przekładają się na dobre wyniki pracy projektowej.

Czasem rozproszenie bywa tymczasowe. Jeśli jego przyczyną jest okres wakacyjny lub okołoświąteczny, raczej nie ma powodów do niepokoju. Gorzej, jeśli trwa ono dłużej. W tym przypadku przyczyn poszukać można w:

• ilości i trudności zadań wykonywanych przez zespół – być może jest ich zbyt mało i są łatwe do wykonania, więc członkowie zespołu nie koncentrują się na ich realizacji, a większość czasu pracy spędzają na niezbyt produktywnych spotkaniach, rozmowach i wymianie memów; problem rozwiązać może zwiększenie ilości zadań, skrócenie długości planowanych spotkań lub wprowadzenie no-meeting-days,
• obecności żartownisia – być może do zespołu trafił nowy pracownik – lub dwóch? – o osobowości żartownisia? W takim przypadku powinna wystarczyć rozmowa i zwrócenie uwagi na problem, albo częściowe zaangażowanie go w zadania związane z innym projektem
• obecności high-performera lub osoby przekwalifikowanej – nierozpoznani przez Project Managera, otrzymują taką samą ilość zadań jak reszta zespołu, a bez wystarczających wyzwań takie osoby zaczynają się po prostu nudzić, a w konsekwencji rozpraszać i demotywować resztę zespołu projektowego.

Stres

Jeśli członkowie zespołu nieustannie pracują pod presją, szybko pojawiają się negatywne emocje. Według Wrike Work Management Report z 2015 roku, najczęstszymi przyczynami stresu w pracy zespołowej są:

• 52% – brak niezbędnych informacji
• 51% – problemy ze priorytetami zadań do wykonania
• 49% – nierealistyczne wymagania
• 47% – ciągle zmieniające się terminy realizacji zadań
• 44% – niejasne zarządzanie i nieczytelna odpowiedzialność za zadania

Z raportu wynika zatem, że najważniejsza przyczyna stresu nie leży w rodzaju wykonywanych zadań, ale obiegu informacji dotyczących projektu. I choć mamy nadzieję, że dzięki upowszechnieniu się oprogramowania do zarządzania projektami takimi jak np. Firmbee, komunikacja w zespołach się poprawiła, wciąż nie warto bagatelizować tego czynnika.

Brak zaangażowania

Zaangażowanie zespołu we wspólnie wykonywane zadania również wiąże się bezpośrednio z dobrą komunikacją w zespole. Gdy każda osoba wie:

• jaki jest zakres jej zadań
• do kogo może się zwrócić w razie problemów, oraz
• z łatwością może wskazać cel swoich działań,

raczej nie grozi jej spadek motywacji i zaangażowania w pracę projektową.

Nie sprzyjają mu zaś brak wzajemnego wsparcia, a także problemy związane z pracą zdalną i hybrydową.

Emocje Project Managera

Zwiększająca się odpowiedzialność oraz niemożność kontrolowania wielu parametrów realizacji projektu to najczęstsze powody problemów emocjonalnych w pracy Project Managera.

Kłopoty we współpracy z zespołem mogą wskazywać na wypalenie zawodowe. Doświadcza go aż 75% pracowników, a Project Managerowie znajdują się w grupie podwyższonego ryzyka ze względu na wysokie wymagania oraz presję związaną z wykonywaną przez nich pracą. Wypalenie może przekładać się na:

• ciągłe zmęczenie
• drażliwość
• agresję
• niecierpliwość
• pogłębiającą się alienację i poczucie wyobcowania.

Co gorsza, negatywne nastawienie Project Managera bezpośrednio przekłada się na atmosferę w zespole, wzrost poziomu stresu, a także pogłębiające się konflikty pomiędzy członkami zespołu projektowego.

Problemy interpersonalne

Jakie emocje w relacjach interpersonalnych najbardziej zagrażają sprawnemu funkcjonowaniu zespołu projektowego? Złość może prowadzić do konfliktów osobistych i braku współpracy w zespole. Lęk wywołuje brak zaangażowania i unikanie odpowiedzialności. Frustracja może niszczyć motywację i chęci do pracy.

Ich źródłem w pracy zespołu projektowego są najczęściej:

1. Konflikty osobiste między członkami zespołu – mogą być spowodowane różnicami w stylach pracy, osobistymi nieporozumieniami lub brakiem respektowania granic.
2. Brakiem zaangażowania jednej osoby w pracę zespołu – może być spowodowany brakiem motywacji, niezrozumieniem celów lub wykluczeniem z udziału w podejmowaniu decyzji.
3. Konfliktem pomiędzy Project Managerem a zespołem – może być spowodowany nadmiernymi oczekiwaniami, niejasnymi wymaganiami, albo obecnością w zespole osoby aspirującej do roli lidera.

Aby rozwiązać te problemy, Project Manager powinien promować kulturę otwartości i szacunku. A także pamiętać o zaangażowaniu wszystkich członków zespołu. Zarówno tych, którzy nie zabierają głosu niepytani, jak i tych, którzy zawsze starają się mówić w imieniu swoim i zespołu.

Podsumowanie

W pracy zespołowej zarządzanie emocjami odgrywa bardzo dużą rolę. Negatywne emocje, rozproszenie, stres i brak zaangażowania, a także złość, lęk i frustracja, mogą prowadzić do problemów interpersonalnych i braku zaangażowania. Aby rozwiązać te problemy, Project Manager powinien obserwować nie tylko zespół, ale również siebie, zwracając szczególną uwagę na symptomy wypalenia zawodowego. Kluczem do pielęgnowania dobrych emocji jest dobra komunikacja, promowanie otwartości i szacunku. A także troska o to, by wszyscy członkowie zespołu byli zaangażowani i motywowani do pracy nad projektem.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.