Zakończenie projektu

Formalne zamknięcie przedsięwzięcia może wydawać się mało istotne. Wszystkie zadania zostały już wykonane, a cel projektu został osiągnięty. Może wystarczy krótkie spotkanie w przyjaznej atmosferze i wzajemne gratulacje? Na to również warto zaplanować odpowiednio długą chwilę z zespołem oraz interesariuszami. Jednak zakończenie projektu to istotny moment, nie tylko ze względu na integrację osób zaangażowanych w przedsięwzięcie.

Zakończenie projektu – spis treści:

1. Wstęp
2. A może jednak zrezygnujemy z zakończenia?
3. Jak dobrze zamknąć projekt
4. Lista zadań przy finalizacji projektu
5. Podsumowanie

Wstęp

Zarządzanie projektem można przedstawić jako pięć grup procesów obejmujących:

• inicjację projektu – czyli definiowanie jego zakresu i znaczenia
• planowanie – czyli ustalenie zakresu projektu i konkretnych celów do osiągnięcia
• realizację – czyli wykonanie zaplanowanej pracy
• monitorowanie i kontrolę – czyli bieżące sprawdzanie, czy praca idzie zgodnie z planem
• finalizacja projektu – czyli formalne zakończenie projektu.

Dziś skoncentrujemy się na ostatniej grupie procesów, czyli finalizacji projektu. To niewielka grupa zadań. Ma jednak spory wpływ na postrzeganie całego projektu, podobne przedsięwzięcia realizowane w ramach jednego portfela lub porfolio, a także przyszłe projekty realizowane dla tego samego klienta. Podpowiemy, na co zwrócić uwagę, by z sukcesem zamknąć projekt, zakończyć kontrakt i wyciągnąć jak najciekawsze wnioski na przyszłość.

A może jednak zrezygnujemy z zakończenie projektu?

Rezygnacja z zadań związanych z zamknięciem projektu wydaje się kusząca. Skoro cel został osiągnięty, lepszym rozwiązaniem wydaje się płynne przejście do inicjacji kolejnego projektu. Wykorzystanie wiedzy i umiejętności zdobytych przy realizacji niedawnych zadań wydaje się teraz proste i intuicyjne. Jednak pominięcie formalnego wydarzenia, jakim jest zakończenie projektu, wiąże się z konkretnymi zagrożeniami.

Pogorszenie wizerunku

Pogorszenie wizerunku zespołu i Project Managera to pierwszy i dotkliwie odczuwany rezultat zaniedbania procesów finalizacji. Niedokończona praca lub niekończący się projekt figurujący w firmowym systemie nie wyglądają dobrze. A co ważniejsze, obniża to wiarygodność wykonawców, nawet jeśli klient jest zadowolony z rezultatów projektu. Może to skutkować brakiem zgody na realizację kolejnych przedsięwzięć lub mniej korzystnymi warunkami współpracy.

Powielanie pracy

Brak odpowiedniej dokumentacji dotyczącej zrealizowanego celu projektu oznacza, że inni członkowie organizacji się o nim nie dowiedzą . Innymi słowy, nie będą świadomi tego, że mają do dyspozycji konkretne rozwiązania wypracowane w naszym projekcie. I być może za jakiś czas zaczną realizować bardzo podobny projekt, zamiast budować na tym, co już mają.

Niewykorzystane szanse

Do zadań Project Managera wykonywanych w fazie finalizacji projektu należy stworzenie dokumentacji opisującej oczekiwane korzyści płynące z realizacji projektu. Mogą być to na przykład jego komercyjne zastosowania lub wdrożenie wewnętrzne bądź u klienta.

Bez dopełniania tej formalności nawet bardzo udany rezultat projektu może zostać “osierocony” (the orphan product). Może się tak zdarzyć, jeśli nie zostanie on prawidłowo przekazany specjalistom zajmującym się współpracą z klientami, sprzedażą i marketingiem. A w rezultacie po prostu nie pojawi się na rynku mimo wszelkich szans na sukces.

Ryzyko formalne

Zakończenie projektu realizowanego dla klienta wiąże się z finalizacją kontraktu, podczas której trzeba przygotować i podpisać w terminie wszystkie niezbędne dokumenty. Dlatego niedokończone procesy wiążą się z realnym ryzykiem kosztownych dla firmy braków formalnych.

Z tych właśnie względów warto wykorzystać ostatni etap realizacji projektu do dokończenia wszystkich spraw. Tak, aby można się było pochwalić działaniami dopiętymi na ostatni guzik.

Jak dobrze zamknąć projekt

Dobre zakończenie projektu powinno uwzględniać trzy obszary:

• techniczne zakończenie projektu – aby upewnić się, że cel projektu został osiągnięty i wszystkie zadania zostały zrealizowane
• uczenie się i wyciąganie wniosków – aby podsumować to, co zostało zrobione dobrze i zastanowić się nad tym, co się nie udało, zarówno od strony realizowanych zadań jak i zarządzania projektem
• współpraca i motywacja – aby docenić wkład każdego członka zespołu w wykonaną pracę oraz świętować sukces projektu

Lista zadań przy finalizacji projektu

Aby możliwie płynnie przystąpić do celebrowania sukcesu, najlepiej stworzyć listę końcowych zadań i zaplanować jej realizację zgodnie z wybraną metodyką. Choć każdy projekt ma swoją specyfikę, na liście z powinny znaleźć się następujące zadania:

1. Upewnij się, że rezultat projektu spełnia strategicznie najważniejsze, a najlepiej wszystkie kryteria wymienione w dokumencie projektowym
2. Sprawdź, czy rezultat projektu wyczerpuje zakres realizacji
3. Przygotuj dokumentację projektu i udostępnij ją wszystkim interesariuszom
4. Sprawdź, czy wszyscy użytkownicy rezultatu projektu potrafią go używać i mają dostęp do dokumentacji
5. Przeczytaj kontrakty z klientami i członkami zespołu, aby przekonać się że wszystkie wymagania zostały spełnione
6. Upewnij się, czy posiadasz dokumenty potwierdzające akceptację wszystkich rezultatów przez klienta lub innych uprawnionych interesariuszy
7. Zorganizuj spotkanie lub spotkania, na których zostaną sfinalizowane kontrakty
8. Przygotuj dokument zawierający refleksje i uwagi na przyszłość dotyczące zarządzania projektem
9. Wraz z zespołem przygotuj dokument dotyczący zasad współpracy w zespole i problemów, które należy rozwiązać przed rozpoczęciem kolejnego projektu
10. Zarchiwizuj wszystkie materiały dotyczące projektu
11. Zorganizuj spotkanie kończące projekt

Każde zadanie z powyższej listy wymaga uszczegółowienia zgodnie z wymaganiami naszego projektu i interesariuszy. Jednak aby przejść pomyślnie przez kroki prowadzące do finalizacji projektu, warto trzymać się ogólnej listy i doskonalić ją z projektu na projekt.

Podsumowanie

Zakończony z powodzeniem projekt wymagaformalnego zaakcentowania wydarzenia, jakim jest zakończenie projektu, lecz także wyciągnięcia wniosków i poświęcenia czasu na celebrowanie sukcesu z zespołem. Upewnienie się, czy wszystkie cele cząstkowe zostały osiągnięte i czy klient jest zadowolony z rezultatów to najważniejsze kroki, które musi podjąć Project Manager. Nie warto jednak zaniedbywać przygotowania przystępnej dokuementacji i udostępnienia jej właściwym osobom. To właśnie ona może decydować o dalszych losach naszego przedsięwzięcia – nawet jeśli teraz wszystko wydaje się jasne.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.