Karty projektów są szeroko stosowane w świecie zarządzania projektami. Zapewniają jasny i zwięzły przegląd celu i zadań należących do projektu. Karta projektu jest kluczowym dokumentem dla wszystkich interesariuszy, w tym Project Managera, członków zespołu projektowego i zarządu organizacji. Stanowi formalną podstawę całego projektu, ponieważ zapewnia Project Managerowi uprawnienia do rozpoczęcia i kontynuowania projektu, a także określa cele, zakres i oczekiwane rezultaty.
Według PMBOKu, karta projektu jest jednym z najważniejszych dokumentów opisujących strategię projektu. Jest on definiowany jako
“Dokument stworzony przez osobę inicjującą projekt lub sponsora, który formalnie autoryzuje istnienie projektu i upoważnia Project Managera do używania zasobów organizacji do działań projektowych”.
Karta projektu jest zwykle tworzona na początku projektu i pozostaje niezmienna. Choć podczas realizacji zadań dopuszczalne są niewielkie uściślenia. Co jednak powinien zawierać dokument i jak go przygotować?
Objętość karty projektu zależy od rozmiaru i rodzaju realizowanego przedsięwzięcia. Choć różnej długości, powinna ona zawierać następujące elementy:
Karta projektu powinna też zawierać dane kontaktowe Project Managera oraz kluczowych interesariuszy.
Przygotowując krótkie uzasadnienie rozpoczęcia projektu, warto skorzystać z napisanego wcześniej uzasadnienia biznesowego. Powinno ono być napisane prostym językiem, tak aby było zrozumiałe dla osoby, która po raz pierwszy ma kontakt z projektem.
Zwykle wystarczą jeden lub dwa akapity wyjaśniające:
W karcie projektu nie warto zamieszczać wszystkich celów cząstkowych. Lepiej skupić się na celu głównym i tych, które znajdują się w hierarchii bezpośrednio pod nim. Opis celu projektu w uzasadnieniu biznesowym powinien bowiem dostarczać odpowiedzi na pytanie: “Co będziemy robić?”, która powinna być aktualna przez cały czas trwania projektu. Główny cel oraz cele cząstkowe wyznaczają kierunek, do którego zmierzają działania składające się na projekt. Powinny być jasne i mierzalne oraz zgodne z ogólnymi celami organizacji.
Zakres projektu zawarty w karcie określa granice projektu, w tym to, co jest, a co nie jest objęte projektem. Powinien zawierać jasny opis rezultatów projektu oraz wszelkie ograniczenia lub założenia, które będą miały na niego wpływ. Dlatego warto zastanowić się nie tylko nad odpowiedzią na pytanie “Jakie zadania będą realizowane?” lecz także “Jakie zadania nie będą realizowane?”. Jest to szczególnie ważne w projektach uwzględniających wielu interesariuszy, których niewypowiedziane oczekiwania dotyczące rezultatów projektu mogą w ten sposób zostać ujawnione.
Karta projektu powinna zawierać listę wszystkich rezultatów projektu, w tym krótki opis każdego z rezultatów oraz konkretne cele, do których zmierzają. Powinien również zawierać ramy czasowe dla każdego elementu, najlepiej z odniesieniem do kamienia milowego. A także osobę lub zespół odpowiedzialny za ich dostarczenie.
Karta projektu powinna zawierać ogólny harmonogram projektu, który warto zwizualizować za pomocą osi czasu. Project Manager powinien zaznaczyć na niej datę rozpoczęcia i zakończenia projektu, kamienie milowe lub planowane terminy dostarczenia rezultatów.
Karta projektu powinna zawierać także ogólny budżet projektu, najczęściej przedstawiany w postaci tabeli. Dzięki temu łatwo będzie wskazać:
Ta sekcja karty projektu powinna również wyszczególniać alokację zasobów, w tym personelu, sprzętu i obiektów.
Sekcja dotycząca ryzyka w karcie projektu powinna przedstawiać potencjalne zagrożenia i sposoby reagowania na nie. Obejmuje to wskazanie potencjalnych zagrożeń, takich jak na przykład:
Ich wyszczególnienie w karcie projektu pomaga interesariuszom upewnić się, że Project Manager, zespół projektowy i organizacja są przygotowani na potencjalne problemy i mają plan, co robić w celu ich złagodzenia lub uniknięcia.
Różnica między kartą projektu a uzasadnieniem biznesowym polega przede wszystkim na celu, w jakim są przygotowywane. Karta projektu jest dokumentem inicjującym projekt, podczas gdy uzasadnienie biznesowe argumentuje, dlaczego projekt powinien zostać rozpoczęty. Karta określa, co będzie robione w projekcie. Zaś business case odpowiada na pytanie “W jakim celu?”. Oba dokumenty są bardzo ważne dla prawidłowego zarządzania projektem i pomagają w jego pomyślnym przeprowadzeniu.
Karta projektu jest ważnym dokumentem, który służy jako podstawa realizacji projektu i autoryzuje jego rozpoczęcie. Przedstawia ona cele, zadania i zakres projektu, a także budżet, alokację zasobów i harmonogram projektu. Wskazuje także potencjalne ryzyka i założenia, zwiększając szansę na to, że projekt będzie przebiegał zgodnie z planem.
Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.
Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.
Produktywność jest w ostatnim czasie szczególnie często poruszanym zagadnieniem. Powodem takiego stanu rzeczy jest fakt,…
Specjaliści od zarządzania zasobami ludzkimi są odpowiedzialni za szereg ważnych decyzji. Wybór odpowiedniego kandydata przyczyni…
Wraz z ukształtowaniem się nowych pokoleń, zmianom ulega również środowisko i kultura pracy. Generacja Y,…
Badania przeprowadzone przez firmę Owl Labs wskazują, że już 16% organizacji pracuje w trybie zdalnym,…
Wykorzystanie sztucznej inteligencji sprawia, że możemy komunikować się z naszymi urządzeniami używając języka naturalnego –…
“Zamknij okno!” wypowiedziane do asystenta AI będzie oznaczać co innego, gdy pracujemy w edytorze tekstu,…