Jak planować? Domena planowania w zarządzaniu projektem

Planowanie trwa tak długo, jak cały projekt. Najpierw tworzy się najszerszy obraz, wyznacza kamienie milowe i określa najważniejsze obszary realizacji nazywane czasem epikami. Jednak nawet dzień przed ukończeniem projektu zostaje jeszcze do zaplanowania spotkanie kończące projekt.

Domena planowania w zarządzaniu projektem – spis treści:

1. Wstęp
2. Domeny projektu
3. Domena planowania
4. C.L.E.A.R
5. Podsumowanie

Wstęp

W tradycyjnym podejściu kaskadowym wyodrębniano fazę planowania poprzedzającą realizację projektu. To w niej miało zamykać się sporządzenie szczegółowego harmonogramu projektu, wyznaczenie kamieni milowych i rozdzielenie środków budżetowych pomiędzy poszczególne zadania. Po zakończeniu planowania wystarczyło przejść do realizacji i krok po kroku odhaczać ukończone zadania. Jednak rzeczywistość zarządzania projektami mocno odbiega od wyidealizowanego obrazu, w którym można łatwo oddzielić od siebie etap planowania i realizacji projektu.

Domeny projektu

W najnowszym PMBOKu nie ma już mowy o następujących po sobie kolejno etapach planowania i realizacji projektu. Zamiast tego w dziedzinie zarządzania projektem wyodrębniono domeny działania (performance domains), które są raczej obszarami, w których dzieje się projekt, niż jego czasowymi ramami. Są to bowiem domeny:

• interesariuszy
• zespołu
• metody i cyklu życia projektu
• planowania
• realizacji projektu
• dostarczania rezultatów
• monitorowania
• niepewności i ryzyka

Przenikają się one i przecinają w wielu miejscach. Jednak mówienie o domenach zamiast etapach sprawia, że można łatwiej odróżnić cykl życia projektu, od zastosowanej metody działania. W wielu metodach planowanie, realizacja i dostarczanie rezultatów powtarzają się wielokrotnie w czasie trwania projektu.

Domena planowania

Dzięki planowaniu projekt realizowany jest w zorganizowany, skoordynowany i celowy sposób. Wiedza i umiejętności zdobywane w czasie realizacji projektu są adaptowane na bieżąco, po to, aby jak najskuteczniej dążyć do realizacji celu projektu. Dlatego właśnie domena planowania definiowana jest w PMBOKu jako:

“Domena działania wiażąca się z aktywnością i funkcjami związanymi z początkową, bieżącą i rozwijającą się organizacją i koordynacją konieczną do dostarczenia wyników i rezultatów projektu”.

Oznacza to, że elementy planowania można odnaleźć w niemal każdym momencie trwania projektu. Są one obecne w fazie inicjacji, gdy nie zostały jeszcze rozpoczęte prace zmierzające go realizacji projektu. Lecz również w jego końcowych etapach, podczas których rezultaty pracy zespołu są testowane i wdrażane u klienta.

Z domeną planowania wiążą się dokumenty i narzędzia, nazywane zbiorczo artefaktami. Mimo, że są używane głównie w domenie planowania projektu, często znajdują również zastosowanie w innych domenach. Na przykład:

• backlog – często przybiera formę tablic Kanban i jest zbiorem zadań zaplanowanych do wykonania, należy także do domeny realizaji projektu
• plan zarządzania projektem – dotyczy także domen interesariuszy i realizacji projektu
• plan zarządzania ryzykiem – należy także do domeny niepewności i ryzyka

Jednak niezmiennie najważniejszym aspektem planowania jest stworzenie takiego sposobu działania, który doprowadzi do efektywnej realizacji celu projektu.

C.L.E.A.R.

C.L.E.A.R. jest jedną z metod służących do formułowania celów. Została sformułowana przez Adam Cricka. Skrót rozwija się następująco:

• C – Collaborative, czyli Wspólny – planując cel projektu trzeba pamiętać o tym by zachęcał zespół projektowy do współpracy
• L – Limited, czyli Ograniczony – ramy planowanego przedsięwzięcia muszą być określone i znane wszystkim zainteresowanym osobom
• E – Emotional, czyli Oddziałujący na emocje – cel projektu powinien dziedziczyć po jego wizji zdolność wzbudzania pragnienia realizacji
• A – Appreciable, czyli Pokaźny – planowanie zbyt małego celu po prostu nie działa na wyobraźnię, powinien on na tyle wysoko stawiać poprzeczkę, żeby pobudzał ambicje
• R – Refinable, czyli Możliwy do udoskonalenia

Ostatni punkt metody C.L.E.A.R. jest szczególnie ważny dla domeny planowania. Podkreśla bowiem konieczność adaptacji celu do warunków realizacji projektu i ciągłość procesu planowania.

Wykorzystanie C.L.E.A.R. może pomóc w skutecznym planowaniu osiągnięcia celu projektu. Wiąże bowiem domenę planowania z domeną zespołu. Ta zaś bywa marginalizowana podczas stosowania powszechnie używanych metod formułowania celów, takich jak na przykład SMART. Warto więc połączyć obie metody, zyskując w ten sposób szerszy obraz i ciekawsze możliwości planowania.

Podsumowanie

Domena planowania jest wszechobecna w zarządzaniu projektem.Wiąże bowiem domenę planowania z domeną zespołu. Ta zaś bywa marginalizowana podczas stosowania powszechnie używanych metod formułowania celów, takich jak na przykład SMART. Warto więc połączyć obie metody, zyskując w ten sposób szerszy obraz i ciekawsze możliwości planowania.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.