Czym jest harmonogram projektu i do czego służy?

Gdy projekt uzyskał już akceptację interesariuszy, przyszedł czas na przygotowanie harmonogramu. Zanim jeszcze po raz pierwszy spotka się zespół projektowy, Project Manager przygotowuje strukturę przedsięwzięcia.

Czym jest harmonogram projektu i do czego służy – spis treści:

1. Wstęp
2. Jak stworzyć harmonogram projektu?
3. Czym harmonogram różni od planu projektu?
4. Harmonogram projektu na przykładzie
5. Podsumowanie

Wstęp

Harmonogram projektu to ogólny dokument, który podczas trwania projektu pozwala zobaczyć las spośród drzew. Czyli wyjrzeć ponad gąszcz poszczególnych zadań przeznaczonych do bieżącej realizacji. Te zawarte są w szczegółowym backlogu, albo przedstawione na tablicy kanban. Harmonogram uwzględniający kamienie milowe i najważniejsze wydarzenia pozwala natomiast zorientować się, na jakim etapie drogi do realizacji celu znajduje się projekt.

Najczęściej harmonogram to wizualizacja sposobu, w jaki zależą od siebie cele projektu i w jakiej kolejności będą realizowane. Harmonogram projektu pokazuje także ramy czasowe, czyli daty rozpoczęcia i zakończenia projektu, a także kamienie milowe i kluczowe wydarzenia.

Jak stworzyć harmonogram projektu?

Tworząc harmonogram najlepiej przyjąć sposób myślenia “od ogółu do szczegółu”. Podzielmy całość projektu na główne bloki problemowe lub obszary. Mogą to być obszary tak ogólne jak budowanie zespołu, projektowanie UX, prace programistyczne czy marketing. Harmonogram projektu najłatwiej przygotować używając dedykowanego oprogramowania. Umożliwi ono:

• łatwe dodawanie i grupowanie wydarzeń, a także wprowadzanie zmian – może na przykład okazać się, że zadania wyodrębnione jako projektowanie UX podzielimy na odrębne grupy projektowania wizualnego i przygotowania tekstów. Dzięki oprogramowaniu możemy zrobić to za pomocą kilku kliknięć, zamiast zmieniać organizację pliku tekstowego czy arkusza kalkulacyjnego
• wizualizację czasu trwania każdego zadania – dzięki temu możemy łatwo rozplanować zadania uwzględniając dostępność ludzi i zasobów potrzebnych do ich realizacji
• wskazywanie wzajemnych zależności pomiędzy zadaniami – ustawianie ostrzeżeń o zależnościach to bardzo przydatna funkcja dostępna w niektórych programach, dzięki niemu jesteśmy pewni, że nikt nie zabierze się za prace wykończeniowe w budynku, w którym nie położono jeszcze instalacji

Dzięki temu harmonogram będzie czytelny dla wszystkich zainteresowanych. Zaś jego aktualizacja i uzupełnianie nie będą stanowiły problemu.

Harmonogram najczęściej przedstawiany jest za pomocą następujących widoków:

• skalowalnego kalendarza – w którym oznaczone są zadania do zrealizowania; za pomocą kalendarza można łatwiej niż w innych widokach przejść do planowania, na przykład przypisywać prace konkretnym osobom i planować spotkania
• wykresu Gantta lub podobnej wizualizacji zadań na osi czasu – ogólny widok obrazujący cały czas trwania projektu to jego harmonogram, natomiast rozbudowana wersja jest używana do tworzenia i uszczegóławiania planu projektu
• mapy epik, zwanych też zadaniami zbiorczymi – czyli wizualizacja pokazująca między innymi jaki procent zadań jest związany z konkretnym obszarem realizacji projektu, na przykład do epiki “testowanie” mogą należeć zadania związane z wewnętrznym testowaniem prototypu oprogramowania, jak i finalnymi testami u klienta

Czym harmonogram różni od planu projektu?

Harmonogram różni się od planu projektu przede wszystkim celem i poziomem detali. Harmonogram to szkielet projektu przedstawiający przede wszystkim jego kluczowe obszary i kamienie milowe. Jego celem jest zarysowanie jasnego i uproszczonego obrazu całego projektu. Natomiast plan powstaje po to, aby rozpisać realizację każdego zadania, aż do najdrobniejszych szczegółów wartych zapisania.

Harmonogram odpowiada na pytanie, co realizujemy. To w nim znajdziemy ogólne wytyczne dotyczące czasu trwania poszczególnych etapów projektu oraz oznaczenie kluczowych momentów. Natomiast plan projektu służy zagłębieniu się w to, jak będą realizowane poszczególne zadania.

Z dobrego harmonogramu łatwo wyczytać drogę prowadzącą do realizacji celu projektu, ukazuje on bowiem tylko kamienie milowe prezentujące najogólniejsze i najważniejsze momenty realizacji. Jednak dzięki oprogramowaniu służącemu do zarządzania projektami granica pomiędzy harmonogramem i planem projektu stała się dość płynna. Dzieje się tak, ponieważ wielość sposobów wizualizacji danych umożliwia płynne przełączanie się pomiędzy szczegółowymi widokami poszczególnych zadań i najogólniejszym obrazem harmonogramu całego projektu.

Harmonogram projektu na przykładzie

Wyobraźmy sobie, że chcemy zrealizować projekt, którego celem jest zaprezentowanie na międzynarodowych targach gry przygodowej toczącej się w wirtualnej rzeczywistości.

Aby stworzyć harmonogram, musimy oznaczyć i kluczowe daty – rozpoczęcie projektu, termin zgłoszeń wystawców na targi, a także datę targów i zakończenia projektu. Kolejny krok to zdefiniowanie listy celów cząstkowych i wprowadzenie ich do wybranego programu jako zadania zbiorcze, epiki, lub ewentualnie tagi. W naszym przykładzie będą to między innymi:

• przygotowanie gry – epika będzie zawierała zadania takie jak przygotowanie stabilnej wersji testowej gry, którą można udostępnić publiczności, przeprowadzenie testów, instalacja na sprzęcie, który będzie udostępniany na targach
• przygotowanie stoiska – znajdą się tu zadania związane z przygotowaniem sprzętu, materiałów promocyjnych, konkursów dla odwiedzających, zakupem i zabezpieczeniem sprzętu
• zaplanowanie podróży – rezerwacja hotelu, zakup biletów na wydarzenia, zapewnienie transportu
• analiza powodzenia prezentacji po powrocie – czy udało się zainteresować grą zakładaną liczbę klientów, czy udało się nawiązać kontakty biznesowe i współprace, a także zmieścić w budżecie przeznaczonym na promocję

Każdej z epik można nadać opiekuna– czyli wyznaczyć osobę odpowiedzialną za całość jej realizacji. W wielu projektach osobą tą jest jednak Project Manager, zaś członkowie zespołu biorą odpowiedzialność jedynie za poszczególne zadania.

Kolejnym etapem będzie oznaczenie kamieni milowych. Na realizację każdego z nich będą składały się prawdopodobnie zadania należące do wielu epik. Jeśli pierwszym kamieniem milowym będzie akceptacja prezentacji na targi przez organizatorów wydarzenia, będą do niej należeć między innymi zadania należące do grup “networking”, “przygotowanie gry” i “przygotowanie prezentacji’.

Harmonogram każdego projektu opracowywany jest indywidualnie.Choć można wspomóc się gotowym szablonem, i tak prawdopodobnie będzie on wymagał znacznych modyfikacji. Największym usprawnieniem będzie korzystanie z własnego harmonogramu stworzonego wcześniej przy realizacji podobnego projektu.

Podsumowanie

Dobrze przygotowany harmonogram projektu od samego początku bardzo ułatwia pracę. Służy nie tylko Managerowi Projektu, który dzięki niemu zyskuje wgląd w strategię działania. Lecz również zespołowi projektowemu, który może łatwo zorientować się, na jakim etapie znajdują się i do czego zmierzają wykonywane prace. Harmonogram projektu to również cenne narzędzie wspomagające transparentność realizacji. Pozwala bowiem interesariuszom na wgląd w strukturę projektu i samodzielne porównanie stanu realizacji z wyznaczonymi celami projektu.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.