Czy ważniejsze jest rozpoczęcie ryzykownego projektu, który może szybko przynieść duży zysk? Czy raczej ukończenie tworzenia rozwiązań, które będą potencjalnie przynosić niższe, ale długoterminowe zyski i znajdują się w końcowej fazie realizacji? W wielu organizacjach realizowana jest równocześnie spora ilość projektów. Jak zabrać się za ich priorytetyzację przy ograniczonej ilości zasobów? Przeczytaj na czym polega priorytetyzacja projektów oraz jakimi metodami można ją ułatwić.
W poniższym tekście przyjrzymy się najpopularniejszym metodom, które ułatwiają podejmowanie decyzji w zakresie jakim jest priorytetyzacja projektów – zarówno tych prowadzonych niezależnie, jak i tych należących do programu lub portfolio projektów. Omówimy matrycę Eisenhowera, używaną nie tylko do priorytetyzacji projektów, ale także realizowanych w nich zadań. Przyjrzymy się bliżej także często stosowanej metodzie MoSCoW stworzonej przez Dai Clegga. A także modelowi DICE wymyślonemu w połowie lat ’90 w Boston Consulting Group.
Matryca Eisenowera pozwala na priorytetyzację projektów dzięki umieszczeniu ich w przestrzeni wyznaczonej przez dwie osie – tego, co pilne i tego, co ważne. Najczęściej przedstawia się ją za pomocą podobnej tabelki:
PILNE | NIEPILNE | |
---|---|---|
WAŻNE | Projekty priorytetowe, w których liczy się czas i które mają krytyczne znaczenie dla organizacji, na przykład:
Są one realizowane w pierwszej kolejności przez kluczowy personel. | Projekty, w których zwykle najbardziej liczy się jakość oraz mają kluczowe znaczenie dla organizacji, na przykład:
Są one realizowane w drugiej kolejności przez kluczowy personel, lub delegowane specjalistom. |
NIEWAŻNE | Projekty, w których liczy się czas, ale które nie mają wielkiej wagi dla organizacji, na przykład:
Są one delegowane, zwykle młodszym pracownikom lub osobom, które nie biorą obecnie udziału w ważnych projektach. | Projekty, co do których trzeba podjąć decyzję, czy w ogóle warto je realizować, na przykład:
Są one realizowane w ostatniej kolejności, bądź nie są realizowane wcale. |
Technika MoSCoW używana była pierwotnie przez firmę Oracle. Wymieniana jest też jako skuteczny schemat priorytetyzacji w najnowszym Project Management Body of Knowledge (PMBOK) obok analizy wielokryterialnej. Dzieli ona projekty na cztery kategorie:
Metoda DICE to jedna z bardziej rozpowszechnionych metod, dzięki którym priorytetyzacja projektów jest łatwiejsza. Pozwala przełożyć priorytety przypisywane projektom na wartości liczbowe i jest używana przez ponad 1000 dużych organizacji na całym świecie. Skrót DICE składa się z następujących komponentów:
Wartość DICE oblicza się według następującego wzoru:
D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E
W zależności od uzyskanego wyniku, można określić z prawdopodobieństwo, czy planowany projekt odniesie sukces, a tym samym priorytetyzacja projektów będzie prostsza:
Priorytetyzacja projektów to oczywiście nie tylko przedstawione metody ich selekcji i klasyfikacji. Wiele organizacji nie stosuje sformalizowanych metod, a priorytetyzacja projektów w niektórych branżach jest określana za pomocą zdania osoby kierującej się wyłącznie własnymi opiniami. Jednak szczególnie w przypadku, gdy równocześnie rozważane jest rozpoczęcie lub kontynuacja kilku projektów o kluczowym znaczeniu i zwiększonym ryzyku , warto posłużyć się narzędziami do priorytetyzacji. Gdy nie posługujemy się sformalizowanymi metodami, priorytetyzacja projektów może być trudnym zadaniem. Doświadczony Project Manager oprze jednak swoją wiedzę o metody zarządzania projektami i własne doświadczenie o przykładowych projektach.
Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.
Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.
Produktywność jest w ostatnim czasie szczególnie często poruszanym zagadnieniem. Powodem takiego stanu rzeczy jest fakt,…
Specjaliści od zarządzania zasobami ludzkimi są odpowiedzialni za szereg ważnych decyzji. Wybór odpowiedniego kandydata przyczyni…
Wraz z ukształtowaniem się nowych pokoleń, zmianom ulega również środowisko i kultura pracy. Generacja Y,…
Badania przeprowadzone przez firmę Owl Labs wskazują, że już 16% organizacji pracuje w trybie zdalnym,…
Wykorzystanie sztucznej inteligencji sprawia, że możemy komunikować się z naszymi urządzeniami używając języka naturalnego –…
“Zamknij okno!” wypowiedziane do asystenta AI będzie oznaczać co innego, gdy pracujemy w edytorze tekstu,…