Project Manager jest jak CEO w mniejszej skali. Dlatego powinien strategicznie myśleć o realizowanym projekcie, umieszczając go w perspektywie działań całej organizacji. Jego zadania są interdyscyplinarne. Chociaż nie musi być ekspertem w dziedzinie prowadzenia biznesu, ani w dziedzinie, której dotyczy projekt, powinien posiadać ogólną wiedzę na ich temat. Choć to o specjalista będący członkiem zespołu projektowego zaproponuje najlepsze rozwiązanie, Project Manager musi rozumieć, dlaczego to rozwiązanie jest najlepsze. Jakie są zatem główne zadania i obowiązki Project Managera?
Project Manager nie zarządza ludźmi, tylko projektem. Dlatego zawsze powinien pamiętać o tym, że zespół składa się ze specjalistów wykonujących swoją pracę najlepiej jak potrafią. Jego zadaniem jest ułatwianie realizacji tych działań i nadawanie im kierunku. Project Manager powinien więc:
Jednak jakie zadania należą do zakresu jego własnych obowiązków?
Zarządzanie czasem w projekcie składa się z zadań obejmujących planowanie oraz organizację realizacji zadań.
Planowanie to jedna z części cyklu życia projektu, która, choć w różnych proporcjach, stanowi nieodłączną część każdego jego etapu. Jak jednak wygląda planowanie jako codzienna część obowiązków Project Managera, czyli od praktycznej strony?
Ważnym aspektem planowania jest sprawne posługiwanie się oprogramowaniem służącym do zarządzania projektami. Dotyczy to przede wszystkim sporządzania listy zadań do wykonania i ich priorytetyzacji. Z tym ostatnim zadaniem wiąże się drugi kluczowy obowiązek Project Managera – organizacja pracy.
Obejmuje ona nie tylko wybór najpilniejszych zadań do wykonania, lecz również zadbanie o to, by były one wykonywane na czas. A także o to, żeby wszyscy członkowie zespołu byli możliwie równo obciążeni pracą. Pozwoli to uniknąć wąskich gardeł (bottlenecks). Ta niewłaściwa organizacja pracy zespołu sprawia, że jedna osoba jest odpowiedzialna za nadmierną ilość zadań. Jej piętrzące się obowiązki sprawiają, że zostaje zablokowana praca innych członków zespołu, a postęp realizacji projektu zwalnia lub nawet się zatrzymuje.
Warto nauczyć się dopasowywać stopień skomplikowania używanego programu lub różnicować stosowanie jego funkcji do specyfiki realizowanego projektu. Nie zawsze bowiem ilość możliwości oznacza lepsze zarządzanie. Warto wziąć sobie do serca zasady Lean i korzystać tylko z tych funkcji, które naprawdę poprawiają funkcjonowanie zespołu lub dostarczają danych niezbędnych do oceny postępów w realizacji projektu. Choć pięknie zaprezentowane dane mogą uwodzić interesariuszy, nie warto poświęcać zbyt dużo czasu na ich gromadzenie, jeśli mają służyć tylko temu celowi.
Budżet projektu tworzony jest w fazie jego planowania. Jest określany w PMBOKu jako:
“Zaakceptowane oszacowanie dla projektu, innego komponentu struktury podziału pracy, lub innej zaplanowanej aktywności”. (The approved estimate for the project or any work breakdown structure (WBS) component or any schedule activity.)
Przygotowanie budżetu i kontrola wydatków w projekcie to niełatwe zadanie. Pomimo skrupulatnie zaplanowanych wydatków, zmiany będą konieczne niemal w każdym realizowanym przedsięwzięciu. Dlatego dobrze zaplanowany budżet projektu zakłada minimum 10-15% na nieprzewidziane wydatki. Za bezpieczny próg uważa się 20% wszystkich kosztów, jednak zdarzają się projekty, gdzie zmiany w budżecie są jeszcze większe.
Aby zapobiec nadmiernym odchyleniom od planowanych wydatków, konieczne jest więc nie tylko umiejętne planowanie uwzględniające najbardziej prawdopodobne wydatki. Trzeba również poświęcić sporo uwagi monitorowaniu wydatków w realizowanym projekcie, aby na czas zareagować na przykład na zmieniające się ceny.
Kolejnym ważnym zbiorem zadań Projekt Managera jest monitorowanie projektu. Pozwala ono na mądre podejście do ryzyka, przewidywanie i proaktywne reagowanie na zmiany.
Monitorowanie dotyczy jednak nie tylko śledzenia pojawiających się zagrożeń. W zakresie obowiązków Project Managera związanych z monitorowaniem projektu mieszczą się również:
Celem wszystkich obowiązków Project Managera związanych z monitorowaniem projektu jest optymalizacja działań, tak aby projekt był realizowany zgodnie z zamierzonym celem. A także uczenie się, jak przebiegają i zmieniają się procesy powtarzalne w wielu przedsięwzięciach.
Do zadań Project Managera należy tworzenie zespołu, organizacja i koordynacja jego pracy, lecz również kończenie współpracy z osobami, które nie wykonują swoich obowiązków w satysfakcjonujący sposób.
Przy tworzeniu zespołu Project Manager musi upewnić się, że jego członkowie posiadają razem wszystkie umiejętności niezbędne do osiągnięcia celu projektu. Ale także zadbać o klarowny podział obowiązków i transparencję w zespole.
Warto pamiętać o tym, że Project Manager nie musi, a nawet nie może być ekspertem w dziedzinie reprezentowanej przez każdego uczestnika projektu. Jest odpowiedzialny za wspieranie ekspertów w ich pracy i upewnienie się, że metoda realizacji projektu jest zrozumiała i skuteczna. A także, że przepływ pracy w zespole jest zoptymalizowany.
Kolejnym obszarem zadań wykonywanych przez Project Managera jest komunikacja z interesariuszami. Kluczowym zadaniem jest wybór informacji, które powinny być przekazywane odpowiednim osobom w odpowiednim czasie – czyli optymalizacja kanałów komunikacji. A także dopilnowanie, że wszystkie zainteresowane osoby rozumieją przekazywane im wiadomości dotyczące projektu. Może się to okazać szczególnie ważne w przypadku złożonych technicznie lub bardzo specjalistycznych zadań istotnych dla realizacji całości przedsięwzięcia.
To Project Manager odbywa cykliczne spotkania z interesariuszami i przygotowuje raporty. Czasem mają one formę krótkich wiadomości e-mail, a czasem wielostroniowych dokumentów zawierających szczegółowe dane i analizy.
Warto pamiętać, że reprezentacyjna rola Project Managera nie zawsze jest przyjemna. Szczególnie w momencie, gdy musi on przekazać interesariuszom negatywne informacje dotyczące projektu. Wtedy bardzo przydatne okażą się dobrze rozwinięte umiejętności miękkie.
Project Manager to osoba odpowiedzialna za planowanie, koordynowanie i nadzorowanie realizacji projektów. Do jego głównych zadań należą:
Project Manager musi zatem posiadać szerokie kompetencje – zarówno specjalistyczne, jak i interpersonalne. Powinien także znać metodyki zarządzania projektami, takie jak Waterfall, Agile czy Scrum.
Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.
Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.
Produktywność jest w ostatnim czasie szczególnie często poruszanym zagadnieniem. Powodem takiego stanu rzeczy jest fakt,…
Specjaliści od zarządzania zasobami ludzkimi są odpowiedzialni za szereg ważnych decyzji. Wybór odpowiedniego kandydata przyczyni…
Wraz z ukształtowaniem się nowych pokoleń, zmianom ulega również środowisko i kultura pracy. Generacja Y,…
Badania przeprowadzone przez firmę Owl Labs wskazują, że już 16% organizacji pracuje w trybie zdalnym,…
Wykorzystanie sztucznej inteligencji sprawia, że możemy komunikować się z naszymi urządzeniami używając języka naturalnego –…
“Zamknij okno!” wypowiedziane do asystenta AI będzie oznaczać co innego, gdy pracujemy w edytorze tekstu,…