Cyfrowa transformacja biznesu - jak uniknąć błędów?

Wiele organizacji rozpoczynających proces cyfrowej transformacji od razu rzuca się na głęboką wodę. Przygotowują plan, zatrudniają specjalistów i rozpoczynają zmiany całej organizacji na raz. Zanim rozpoczniesz tak szeroko zakrojoną transformację, warto przyjrzeć się często popełnianym błędom. Może lepiej rozpocząć zmiany od środowiska testowego? Albo zacząć od mapowania obszarów wartości?

Cyfrowa transformacja biznesu - jak uniknąć błędów?

Wstęp

Według raportu IDC z 2018 roku, 55% zakładanych startupów od początku planowało swą działalność zgodnie ze strategią digital business. Natomiast 89% przedsiębiorstw planuje wprowadzenie rozwiązań cyfrowych w najbliższej przyszłości. Właściwe wdrożenie cyfryzacji biznesu może skutkować znaczącym wzrostem efektywności oraz obniżeniem kosztów. Jakie jednak ryzyka niesie ze sobą cyfrowa transformacja? Jakich błędów się wystrzegać wchodząc w obszar digital business?

Jeśli już prowadzisz biznes, warto zastanowić się przede wszystkim nad trzema kwestiami:

wprowadzeniem w firmie środowiska testowego, dzięki któremu zmniejszysz ryzyko związane z głębokimi zmianami,
zmapowaniem obszarów wartości, czyli podjęciem decyzji, które obszary warto zdigitalizować i dlaczego, oraz
podjęciem decyzji, jakich narzędzi cyfrowej transformacji najlepiej użyć – czy zatrudnić zespół i zbudować je od zera, tak aby dokładnie odpowiadały potrzebom firmy (in-house development)? Czy raczej oprzeć się na istniejących rozwiązaniach dla digital business dostępnych najczęściej w modelu subskrypcyjnym?

Środowisko testowe a cyfrowa transformacja

Być może warto rozważyć stworzenie w organizacji środowiska testowego, w którym można sprawdzić, jak nowe technologie wpłyną na procesy biznesowe. Przykładem takiego podejścia może być:

testowanie strategii automatyzacji w wybranym dziale firmy,
wdrożenie nowego oprogramowania w jednym obszarze i porównanie wyników przed i po,
przeszkolenie kilku osób, które będą następne wprowadzać zagadnienia digital business w firmie.

Tak pomyślany proces wdrażania pozwoli na przetestowanie, jak te zmiany wpłyną na całą organizację. Składa się on z kilku kroków, które trzeba dobrze przemyśleć przed wyborem rozwiązań czy priorytetowych obszarów cyfryzacji. Są to:

określenie celów i wymagań,
wybór odpowiednich narzędzi,
opracowanie planu testowego,
wykonanie testów, i
analiza wyników.

Dzięki określeniu celów cyfrowej transformacji nie damy się uwieść nowym, efektownym rozwiązaniom. Jeśli będziemy dobrze wiedzieli, po co wprowadzamy nowe narzędzia i zrobimy to zgodnie z planem, możemy skupić się na mierzeniu rezultatów wdrożenia. To na ich podstawie najłatwiej podjąć decyzję o kontynuowaniu cyfryzacji według pierwszego planu, albo o zmianie kierunku czy narzędzi.

Mapowanie obszarów wartości

Mapowanie obszarów wartości może pomóc w unikaniu błędów podczas cyfryzacji przedsiębiorstwa. Polega ono na rozbudowanej odpowiedzi na pytanie:

“Po co chcemy dokonać cyfrowej transformacji?”

Dzięki niemu możliwe staje się zidentyfikowanie kluczowych elementów wartości w firmie, które można zoptymalizować dzięki technologii cyfrowej. Dzięki stworzeniu mapy łatwiej zrozumieć, jak obszary są ze sobą powiązane, oraz które z nich są najważniejsze. Na przykład, w sektorze finansowym może to być usprawnienie procesów płatności, natomiast w branży medycznej – poprawa zarządzania danymi pacjentów.

Mapowanie warto przeprowadzić według następującego planu:

Zidentyfikuj kluczowe obszary wartości w swojej branży – na przykład terminowe dostawy produktów dla klientów sklepu online.
Przeanalizuj, które z nich mają największy potencjał do cyfrowej optymalizacji – przykładowo, automatyzacja zamawiania kuriera w momencie, kiedy klient składa zamówienie.
Opracuj strategię wdrożenia technologii cyfrowych dla danego obszaru wartości – zastanów się, jakie rozwiązania chcesz wykorzystać, czy powinny one zostać zintegrowane z Twoim sklepem, kiedy chcesz dokonać wdrożenia, ile środków chcesz przeznaczyć na jego realizację.
Skonsultuj się z ekspertami w zakresie cyfrowej transformacji, aby ocenić wykonalność planu – w wielu przypadkach ten krok nie będzie konieczny, jednak jeśli potrzebujesz dedykowanego oprogramowania lub bardzo nowatorskiego rozwiązania, warto skonsultować swój pomysł przed inwestowaniem w jego realizację
Wdrożenie zmian na podstawie opracowanej strategii.
Monitorowanie i ewaluacja wprowadzonych zmian – to bardzo ważny, a często zaniedbywany krok strategii. Sprawdź koniecznie, czy wprowadzone zmiany przyniosły korzyść Twojej firmie – czy zwiększył się ROI, czy poprawiło się zadowolenie klientów z Twoich usług? Jeśli nie, zastanów się, co poszło nie tak, i spróbuj poprawić wdrożenie. Być może wystarczy dostosować kilka detali – na przykład zmienić kuriera z naszego przykładu – aby cyfryzacja okazała się pełnym sukcesem. Konieczne może być jednak ciągłe monitorowanie i ewaluacja, aby elastycznie dostosowywać strategię do zmieniających się warunków rynkowych.

Zalety i ryzyka a cyfrowa transformacja

Jak z każdą zmianą w przedsiębiorstwie, także z digital business wiążą się zarówno korzyści, jak i ryzyka. Najważniejsze zalety transformacji cyfrowej to:

Zwiększenie konkurencyjności. Przyjęcie strategii digital business pozwala na szybsze i skuteczniejsze dostosowanie się do zmieniających się trendów w branży, co przekłada się na zwiększenie konkurencyjności i atrakcyjności dla klientów.
Wzrost efektywności działania. Dzięki digitalizacji procesów w firmie, możliwe jest zautomatyzowanie wielu działań – od odpowiedzi na maile po opłacenie faktur, co przekłada się na zwiększenie efektywności i oszczędność czasu.
Lepsza komunikacja z klientami. Digital business pozwala na lepszą komunikację z klientami, dzięki wykorzystaniu kanałów internetowych, w tym mediów społecznościowych. W ten sposób firma może szybciej i skuteczniej reagować na potrzeby swoich klientów.
Większa kontrola nad danymi. Dzięki zastosowaniu odpowiednich narzędzi, firma może lepiej kontrolować i wykorzystywać zgromadzone dane, co przekłada się na lepsze podejmowanie decyzji biznesowych.

Digital business to jednak nie same zalety. Przeszkodami we wdrożeniu cyfrowych rozwiązań mogą okazać się:

Wysokie koszty wdrożenia. Digital business wymaga często sporych nakładów finansowych, zwłaszcza w przypadku rozwiązań tworzonych na zamówienie dla konkretnego biznesu. Warto jednak pamiętać, że przy dobrze opracowanej strategii koszty te powinny szybko się zwrócić.
Brak wiedzy i doświadczenia. Digital business wymaga odpowiedniej wiedzy i doświadczenia w dziedzinie nowoczesnych technologii. W przypadku braku takiej wiedzy, może to skutkować nieefektywnym wykorzystaniem dostępnych narzędzi lub koniecznością powiększenia zespołu o specjalistów.
Problemy z bezpieczeństwem danych. W przypadku digitalizacji procesów w firmie, konieczne jest odpowiednie zabezpieczenie danych, co może stanowić wyzwanie w przypadku braku odpowiedniej wiedzy i doświadczenia w tym zakresie.
Problemy z integracją systemów. Wdrożenie digital business może być skomplikowane, zwłaszcza w przypadku integracji różnych systemów informatycznych w firmie. Wymaga to odpowiedniej wiedzy i doświadczenia.

Podsumowanie

Wdrożenie digital business to strategia, która staje się coraz popularniejsza wśród przedsiębiorców i firm na całym świecie. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii, można:

zwiększyć konkurencyjność,
poprawić efektywność działania,
zwiększyć zdolność do przewidywania przyszłych trendów rynkowych, czy
znacząco poprawić komunikację z klientami

Należy jednak pamiętać, że wdrożenie digital business wymaga odpowiedniej wiedzy i doświadczenia w dziedzinie nowoczesnych technologii. Wdrożenie strategii digital business może bowiem być ryzykowne i wiązać się z pewnymi zagrożeniami, takimi jak utrata danych, ataki cybernetyczne i oporność pracowników na zmiany.

Cyfrowa transformacja jest jednak nieuniknionym horyzontem przyszłości dla większości przedsiębiorstw. Dlatego też przyjęcie odpowiedniej strategii cyfrowej już dziś może przyczynić się do wzrostu wartości przedsiębiorstwa i wpłynąć na jego przyszłe powodzenie na rynku. Propozycja środowiska testowego i mapowanie obszarów wartości są dwoma skutecznymi narzędziami, które pomagają uniknąć błędów podczas cyfrowej transformacji.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Autor: Andrzej Naborowski
Specjalista od rozwiązywania problemów. Posiada 5 różnych stopni naukowych i nieskończone pokłady motywacji, co czyni go idealnym przedsiębiorcą i menadżerem. Przy poszukiwaniu pracowników i partnerów biznesowych największe znaczenie ma dla niego otwartość i ciekawość świata.

Zobacz wszystkie posty